Data-analyse te vaak ingezet als ‘leuk speeltje’

De oneindige opties die data-analyse biedt kunnen grofweg ingedeeld worden in drie blokken. “Twee daarvan zijn niet nieuw en bekend bij financials”, zegt Henk Pieter den Boer, Director bij PwC Consulting. Enerzijds is er de klassieke financiële verslaglegging waarin wordt teruggekeken op wat er gepresteerd is. Daarnaast is er performance of management reporting. “Hierin worden invalshoeken uit allerlei delen van de organisatie meegenomen. Dergelijke rapportages draaien niet alleen om de verantwoording achteraf, maar kijken voor een deel ook vooruit en geven de mogelijkheid om te sturen”, vult Alexander Staal aan, hij is Partner bij PwC Consulting.

Prescriptive analytics

Het derde type data-analyse heeft een ad-hoc-karakter en gaat puur over sturing geven aan de organisatie. Den Boer en Staal zien een ontwikkeling in data-analyse die het gevolg is van toenemende digitalisering, nieuwe technieken en grotere rekenkracht. “Aanvankelijk waren er alleen descriptive en diagnostic analytics. Tools gaven je inzicht in wat er gebeurde en waarom. Vervolgens was er de stap naar predictive analytics waarmee je zaken kunt voorspellen. Tenslotte is er prescriptive analytics. Tools in deze categorie koppelen bijvoorbeeld externe bronnen met interne data. Op basis van deze gecombineerde informatie schatten ze niet alleen wat er gaat gebeuren, maar schrijven ze ook voor hoe je het best op toekomstige ontwikkelingen kunt inspelen.”

Betrouwbare data

Den Boer en Staal zien dat veel organisaties nog niet toe zijn aan het inzetten van geavanceerdere vormen van data-analyse. “Nieuwe technologieën zijn te vaak nog een speeltje, een afleiding van wat bedrijven daadwerkelijk moeten doen”, zegt Staal. “Hierdoor leveren ze nog niet op wat ze zouden moeten opleveren.” Het grootste obstakel is dat de aanwezige data en datastructuren niet consistent zijn, en daardoor betrouwbaarheid missen. “Onze gesprekken met klanten starten vaak met een vraag van hun kant over robotics, cloud computing of dat analytics. Maar voordat je aan de slag kunt moet alle data gestandaardiseerd zijn”, zegt Den Boer.

Een groot probleem dat het duo constateert is het gebrek aan eigenaarschap over data. “Wanneer niemand het hele proces overziet blijven niet-geharmoniseerde processen in stand.” Het is daarom raadzaam om iemand verantwoordelijk te maken voor het stroomlijnen van datastructuren binnen de organisatie. Om optimaal profijt te trekken van ontwikkelingen als data-analyse is het volgens de heren van PwC zaak dat de schotten tussen diverse functionele gebieden (marketing, sales, HR etc.) verdwijnen. “Organisaties moeten gaan denken in termen van processen. Door vanuit klantprocessen te denken kun je klanten een beter product bieden”, zegt Staal.

In de optiek van Staal en Den Boer kan de financiële afdeling hier een belangrijke rol in spelen. “Finance is de spiegel van de primaire processen in een organisatie. Alle stappen in het bedrijf: inkoop, opslag, verkoop komen in de boekhouding terecht. Het is aan finance om hier invulling te geven aan de rol als verbinder tussen afdelingen.”

Mix-effect en achterstand verdwijnen

Uiteindelijk moet dit volgens hen ertoe leiden dat bedrijven beter inzicht hebben in hun financiële prestaties. “Nog steeds zie je dat veel bedrijven een mix-effect opvoeren als er een verschil is tussen wat ze gebudgetteerd en gerealiseerd hebben. Met de huidige tools en rekenkracht kun je gemakkelijk inzoomen op transactieniveau. Hierdoor kun je nauwkeurig zien waardoor de beoogde prestaties niet zijn behaald. Het mix-effect zou niet of nauwelijks nog hoeven te bestaan”, stelt Staal. Ook zien ze veel achterstallig onderhoud dat middels data-analyse ingelopen kan worden. “Zo hebben we een grote klant geholpen met het toewijzen van unallocated cash. Geld dat binnen was gestroomd kon niet gematcht worden met een factuur. Hierdoor was de factuur in werkelijkheid wel, maar boekhoudkundig niet betaald. Dan moet je voorzieningen nemen. Handmatig is zo'n achterstand bij grote bedrijven nauwelijks weg te werken. Door met tools debet- en creditaccounts te koppelen is de achterstand zo ingelopen.”

Om dergelijke tools in te kunnen zetten is het van belang de kennis en vaardigheden van je personeel permanent bij te slijpen. “Zeker in de huidige krappe arbeidsmarkt is het niet gemakkelijk om data-specialisten aan te trekken. Investeren in eigen personeel is dus cruciaal”, concludeert Den Boer.

PwC Consulting geeft 3 oktober een masterclass op de Financial Systems Beurs. Wil jij deze dag bijwonen en de kans krijgen om deze en andere sessies te volgen? Meld je dan hier gratis aan met code: FM2019.

Lees ook: Innoveren en doorpakken.