Data driven finance; is de controller daar al aan toe?

Je kunt geen vakblad openslaan of ‘data’ vliegen je om de oren. Niet letterlijk, maar meer de container die je doet geloven dat je wel enorm ‘old school’ bent als je niet allang met ‘data’ bezig bent. Vooral ‘big data analysis’ is hot en binnen organisaties zie je de eerste grensgevechten over wiens domein dat is; van het primaire proces, van ICT of van finance.

Ben je van finance dan is het natuurlijk duidelijk een rol voor de controller, maar zo simpel ligt het niet. Een vervolgvraag is zelfs of de gemiddelde controller er al echt aan toe is, of zelfs diens functie-omgeving.

Als we het wat ontdoen van de hype en terugbrengen naar de essentie, dan is voor veel controllers het antwoord simpelweg ‘nee’. Niet dat er iets mis is met de ambitie; in tegendeel. Maar wil je er zinnig mee aan de slag dan veronderstelt dat nogal wat randvoorwaarden die bij de meeste organisaties, van klein tot groot, simpelweg niet voldoende zijn ingevuld. We pakken er een paar bij de kop.

RPA en STP
Robot Process Automation en Straight Through Processing zijn zonder meer prachtige tools om je processen efficiënter en met minder fouten te laten verlopen. Vooral bij repeterende handelingen kan een geautomatiseerd systeem het veel sneller en beter dan de mens in het proces. Zelfs kleine softbotjes voor kleine processtappen kunnen je al een hoop saai werk besparen en tijd vrijmaken voor werk met meer toegevoegde waarde.

Pas je RPA op een STP manier toe, dan digitaliseer en automatiseer je grotere processtappen of zelfs een heel proces. Daar stuit je op meer weerstand. Het vraagt in veel gevallen immers de betrokkenheid van afdelingen buiten finance. Zo kun je een Purchase to Pay proces niet straight through inrichten zonder betrokkenheid van de afdeling Inkoop en medewerking van leveranciers. Om over de gebruiker binnen de organisatie maar te zwijgen.

Aan de slag met RPA en STP veronderstelt dus een herbezinning op de inrichting van je processen en het aanscherpen van proceseigendom en procesverantwoordelijkheid. Wil je aan de slag met digitalisering en robotisering dan moet eerst het proceslandschap eenduidig zijn. Niet zelden gaat daar wat onderhandeling aan vooraf. De praktijk leert dat het nogal weerbarstige materie is. RPA en STP leveren grote voordelen, maar een goed begin is het halve werk. Veelal ligt daar nogal wat voorbereidend huiswerk.

Power BI
Als controller ben je veel met data bezig. Data over de ontwikkeling van omzet en kosten, data over het ziekteverzuim en de klanttevredenheid en de uitputting van budgetten in relatie tot het doel dat we met die budgettering wilden bereiken. Dat zijn data die vastliggen in systemen. De veruit meest gebruikte tool om die data te ontsluiten en tot managementinformatie te verheffen is nog steeds Excel.

Vanuit een datadump uit het administratieve systeem maken we er behapbare chocola van. Aanhoudend worden we echter verleid daar stappen in te zetten en de meest in het oog springende is aan de slag gaan met Power BI. Op zichzelf is daar niks mee, ook tooling ontwikkelt zich en in dit geval zijn praktische dashboards beter dan uitgebreide rapportages waar in de praktijk weinig mee gebeurt. Ook als je Power BI wil gebruiken moet je je echter terdege afvragen welke informatiebehoefte de gebruiker heeft en of je daar met een mooi nieuw dashboard voldoende en vooral praktisch bruikbaar in voorziet. Alleen de ontvanger bepaalt immers wat voor hem/haar ook daadwerkelijk informatie is.

Uit persoonlijke waarneming weet ik dat moderne tooling in schoonheid sterft omdat de werkelijke behoefte aan informatie en de tijdigheid daarvan een andere is. Ook hier is het van belang de wereld van het spreadsheet regelmatig te verlaten voor verbinding met de business. Heb je de werkelijke informatiebehoefte scherp, financial en non-financial, dan voorziet tooling als Power BI in een behoefte en heeft het toegevoegde waarde. Daarbij moet worden bedacht dat je dan vooral bestaande data van binnen de organisatie ontsluit. Helaas is dat maar een halve waarheid.

Big Data Analysis
Wil je succesvol zijn als controller dan ben je een substantieel deel van je tijd bezig met data van buiten je organisatie. Dat is de vaak vergeten andere halve waarheid. Je koppelt inside-out aan outside-in en duidt omgevingsfactoren.

Desgevraagd hoor ik in mijn praktijk veelal dat er veel energie in het eerste zit maar slechts zeer beperkt werk wordt gemaakt van het tweede. Als ik erop doorvraag is men vaak nog van mening dat het outside-in denken meer de taak van ‘de business’ is en minder van de controller. Vaak houdt dat verband met de mate waarin een controller nog ‘terugkijkt’. Bezig zijn met ‘Big Data’ houdt echter vooral in dat je alle data verzamelt die relevant zijn voor de toekomst van je organisatie en de mate waarin die met succes en duurzaam doelen weet te realiseren. De routeplanner van een auto verzamelt actuele data over snelheid, koelwatertemperatuur, oliedruk en brandstofverbruik. Dat zijn data onder invloed van belading en rijgedrag en op basis van analyse word je verteld hoever je nog kunt tot de eerstvolgende pomp en krijg je de suggestie even te pauzeren.

Om met succes naar je bestemming te navigeren is echter meer nodig, variërend van data over ongelukken en opstoppingen tot daarmee samenhangende mogelijkheden om met een omweg toch je doel op tijd te bereiken en waar je tijdig kunt tanken. Je kunt instellen op de snelste weg, maar ook op de kortste. Kortom; de routeplanner van je auto verzamelt big data uit allerlei bronnen, analyseert ze en presenteert je keuzes. Als moderne controller doe je precies dat. Ben je nog vooral inside-out bezig, verleg dan je focus steeds meer naar outside-in. Overigens begint dat in de basis simpelweg met het lezen van branchebladen, er met je interne klanten over in gesprek gaan en er vragen over stellen. Nieuwsgierigheid is misschien we de belangrijkste competentie van een controller.

Is ‘Data driven finance’ iets waar de controller mee aan de slag moet? Het antwoord is ‘ja’.
Maar kijk dan vooral voorbij de hypes en concentreer je op de essentie; je bent een routeplanner, hoe help je navigeren?

Jan de Kroon is organisatie-adviseur en DGA van Improfin Groep, een onderneming die zich specialiseert op het ontwikkelen en verbeteren van financiële functies en financiële professionals door een uitgekiende combi van advies, begeleiding, opleiding & training en hands-on ondersteuning. Bij NBA Opleidingen is hij docent van o.a. de cursus Controller & Continuïteit.