Credit management is time-management

De credit management award: volgens Walet de Champions League voor credit managers. Zijn belangrijkste wapenfeiten? Hij centraliseerde credit management en bracht de Days Billings Outstanding terug van 70 naar 40. En passant wist hij de kosten gemaakt voor credit control – de zogeheten run rate – aanzienlijk te verminderen.

Indrukwekkend, maar Walet praat op bescheiden wijze over de prestaties van de afdeling Credit Control. ‘Het belangrijkste is dat credit management op de kaart is gezet’, beschouwt Walet. ‘Het is niet langer een backoffice-aangelegenheid.’ Dit jaar zat Walet in de jury die aan de hand van cases moest bepalen wie voor 2006 de award ontvangt. ‘Ik kijk vooral naar people management. Hoe worden mensen aangestuurd? Daarnaast zijn natuurlijk ook de technische gereedschappen interessant.’

Procedures
Een jaar na het winnen van de award, ziet Walet dat de procedures en processen voor credit management hun vaste plaats in de organisatie hebben. ‘De stappen die we nu zetten zijn kleiner.’ Dat betekent niet dat zijn agenda leeg is. Walet: ‘Het koppelen van systemen van grote klanten aan onze systemen om elektronisch te kunnen factureren. Dat is een van de projecten. Een andere is het verbeteren van de kwaliteit van het factureringsproces.’

De agenda van Walet is echter vooral gevuld door de integratie van PinkRoccade en Getronics. ‘Credit management was bij PinkRoccade decentraal geregeld, bij de business lines. Zij hadden geen apart voor credit control vrijgemaakte mensen in dienst, de financiële administratie deed credit management er vaak naast hun dagelijkse taken bij. Daarnaast kon de facturering worden gestroomlijnd.’

‘Sommige klanten deden zaken met meerdere business lines. Om de klant niet te vermoeien met meerdere facturen van PinkRoccade, stuurde men onderling facturen naar elkaar en dat levert veel intercompany verkeer op. We willen uiteindelijk komen tot één gecentraliseerde credit control afdeling voor geheel Getronics PinkRoccade.’

Harken
Dat betekent verandering, niet onbekend voor Walet. Net als voorheen gaat hij weer met processen en procedures aan de slag. Walet: ‘Samen met mensen een veranderingsproces doorgaan, waarvan je weet dat dit goed is voor de onderneming en voor henzelf. Dat trekt me erg aan. We hebben een gezamenlijk doel voor ogen, het beslag op werkkapitaal verminderen. Daardoor wordt vermogen vrijgespeeld dat we anders niet zouden kunnen gebruiken om te investeren en te groeien. Mensen doordringen van dat besef maakt mijn beroep interessant.’

Het veranderingstraject moet beginnen met quick wins, beseft Walet. ‘Eerst harken, om het zo te zeggen. Beginnen met de grootste openstaande vorderingen. Laten zien wat credit management waard is en daarvoor draagvlak creëren. Dan is het vervolgens makkelijker om de processen en procedures in te voeren. Dan hebben we immers het gelijk aan onze kant.’ Bij PinkRoccade was de Days Sales Outstanding nog 70 dagen, zo valt te lezen in de jaarcijfers. Dat moeten er volgens Walet 40 worden.

Gecentraliseerd
Walet weet wat hij wil. Eén gecentraliseerde afdeling voor credit control. Daarin de juiste mensen die zowel intern als extern goed communiceren. ‘Het is belangrijk dat we niet als boeman worden gezien. Dat zijn we niet. We vragen eerst aan klanten of er geleverd is wat er geleverd zou worden en of er nog klachten zijn. Die dialoog zoeken is belangrijk. Het zit tussen sales en het pure boekhouden in. Je moet van beide disciplines wat in je hebben.’

Met die disciplines legt Walet de nadruk op bewustwording. Bijvoorbeeld over wat hij noemt de eenzijdige focus op EBITA, de winstcomponent. De kosten van geïnvesteerd vermogen krijgen volgens Walet nog te weinig aandacht. ‘Dat terwijl je zowel winst als de vermogenskosten als uitgangspunt moet nemen.’ Aan die vermogenskant is het voor Walet en de zijnen zaak de controle te houden over de tijd dat het geld vast zit in debiteuren.

‘Credit management is time-management. Dat geldt voor veel bedrijven als de belangrijkste component van het working capital management. Om je werkkapitaal optimaal te laten renderen, zul je dus naast EBITA het time-management van je hele businessproces serieus moeten nemen. Binnen credit management doe je dat door met klanten, maar ook met je leveranciers afspraken te maken over betalingstermijnen.’

Verandering
Walet merkt dat daar een spanningsveld in zit. ‘Ik vraag mijn leveranciers of ik zo laat mogelijk en mijn klanten of zij zo snel mogelijk betalen. Als iedereen dat gaat doen, heft het de inspanningen van credit managers op. En ik kan me voorstellen dat een klant wijst op de termijn van betaling die een onderneming zelf hanteert richting zijn leveranciers. Waarom trekt hij geen lijn tussen zijn eigen betalingstermijn en degene die hij hanteert richting klanten? Aan die discussie zie ik dat het vak credit management breder wordt. Het gaat allang niet meer om debiteuren alleen.’

Goed credit management laat zien dat je je organisatie op orde hebt. ‘Als we bellen zal een klant met een professionele organisatie achter zich dat ook zo ervaren. Door op tijd te betalen, laat de klant op zijn beurt zien dat hij betrouwbaar is. Samen versnel je het economische verkeer.’ Om zover te komen, moeten de neuzen intern eerst dezelfde kant op. ‘De ontwikkeling van het vak credit management vereist dat je leiding kunt geven aan veranderingsprocessen. Je moet in ieder geval niet huiverig zijn om in te durven grijpen als het proces niet goed loopt.’

Huishouding
Getronics PinkRoccade vergelijkt in een benchmark van Dun & Bradstreet zijn cijfers met die van de BV Nederland. Getronics PinkRoccade presteert met een DSO van 40 dagen marktconform. Maar het concern presteert beter dan branchegenoten in ict.

‘Dat heeft alles te maken met de mate van tevredenheid van de klanten, een tevreden klant betaalt sneller. Alle dispuutmeldingen die wij binnen krijgen, proberen we zo snel mogelijk op te lossen. Met ons Invoice Solution Office hebben we voor onze klanten een bemand centraal aanspreekpunt waar we alle vragen en disputen over de facturen zo snel mogelijk en professioneel kunnen adresseren en oplossen.’

PinkRoccade had zeven financiële computersystemen. Het is de bedoeling deze te integreren in het ERP-systeem dat Getronics al heeft. Het proces van credit management dat eigenlijk hierom heen zit, wordt eveneens gecentraliseerd. ‘Die verandering kunnen we, los van de integratie van de ERP-systemen, al inzetten. Credit management betreft de processen en procedures, niet zozeer de transactionele data die in de ERP-systemen zit.’

De financiële administratie van de combinatie gaat centraal als een shared service center werken, met daarin ook credit control. ‘Hoe meer volume we hebben, hoe meer het loont om credit management centraal aan te pakken.’

Pionier
De afdeling van Walet telt zestien medewerkers, maar de manager verwacht dat er na de volledige integratie met PinkRoccade meer worden. Daarbij is ook het centraal aanspreekpunt inbegrepen waar klanten met vragen over facturen terechtkunnen. Negen van de tien keer zijn de vragen meteen te beantwoorden en kan de klant de factuur alsnog in behandeling nemen.

Walet: ‘Zo voorkomen we dat de vraag ergens tussen de wal en het schip terechtkomt en niemand de verantwoordelijkheid neemt om ermee aan de slag te gaan.’ Bij grote facturen belt de afdeling de klant na. Is de factuur in goede orde ontvangen? Zijn er klachten over het geleverde product of de geleverde dienst?

‘We houden die lijn naar de klant open zodat er een positieve dialoog ontstaat. Die menselijke kant vind ik leuk aan credit management. Hoe zorgen we ervoor dat mensen anders handelen? Hoe zorgen we dat medewerkers in de financiële administratie en sales ook andere perspectieven in beschouwing nemen?’

‘Bottomline: ik ben een man van het neerzetten van de grote lijnen. Iemand die het strategische concept van credit management concreet kan maken. Als iets van de basis af aan opgebouwd moet worden, ben ik in mijn element. In dat opzicht ben ik een pionier. Als het te detaillistisch wordt, vermindert mijn interesse. Maar ik reken het wel zeker tot mijn taak om toe te werken naar een evenwichtige situatie waarin juist die details weer gaan gelden.’