Credit management: een betere performance met een integraal debiteurenbeeld

Van dossier naar debiteur
Binnen de credit management branche wordt veelal gewerkt op dossierbasis. Iedere debiteur heeft een eigen dossier. Niet als persoon, maar als zaak. Zo’n dossier is vaak incompleet, omdat de opdrachtgever lang niet altijd over alle contactgegevens beschikt. Wanneer er voor één debiteur meerdere dossiers zijn, zijn deze vaak moeilijk aan elkaar te koppelen, omdat ze in verschillende formats in facturatiesystemen staan opgeslagen en elke opdrachtgever weer anders zijn gegevens aanlevert. Zo kan dossier één vrij compleet zijn qua contactgegevens, maar dossier twee alleen een voor- en achternaam en een e-mailadres bevatten. Dit maakt het voor bedrijven lastig om beide dossiers aan elkaar te koppelen en bij nieuw dossiers van de debiteur in kwestie antwoord te geven op een aantal essentiële vragen:

1. Wat is de kans op incasso of gedeeltelijke incasso?
2. Kunnen we het beste een brief of e-mail sturen of toch bellen?
3. Welk telefoonnummer of adres kunnen we het beste gebruiken?
4. Gaan we wel of niet een gerechtelijk traject in?
5. Kan dit dossier gematcht worden met dossiers in het schuldbewakingsysteem?

Door optimaal gebruik te maken van eigen data en de stap te maken van inzicht op dossier- naar inzicht op debiteurniveau wordt niet alleen de interne efficiency verbeterd, maar wordt er ook meer geïncasseerd wat leidt tot tevreden klanten. Een integraal debiteurenbeeld om de incassoperformance omhoog te brengen.    

Master Data Management
Maar hoe realiseert u een integraal debiteurenbeeld? Door gegevens uit verschillende bronnen in een aparte database te integreren, op te schonen en fouttolerant te matchen, wordt de kwaliteit van de contactgegevens omhoog gebracht en de kans op dubbele records verkleind. Zo kunnen bedrijven er op vertrouwen dat debiteureninformatie actueel, correct, compleet en uniek is. Het samenbrengen van deze informatie kan met een Master Data Management oplossing. Hiermee wordt een zogenaamd ‘golden record’ gecreëerd. Ieder golden record heeft een uniek ID op basis waarvan alle informatie uit verschillende systemen bij elkaar gebracht kan worden tot één centraal debiteuroverzicht.
___________________________________________________________________________________
Bezoek 20 maart het Jaarcongres Credit Management in Hotel Houten
Met meer dan driehonderd deelnemers vindt 20 maart het Jaarcongres Credit Management plaats in Hotel Houten. Laat u inspireren door best practices, rondetafelsessies en diverse presentaties rondom het thema Creating Growth. En… wie wint de Credit Management Award 2014? Klik hier voor het programma en inschrijven.
___________________________________________________________________________________

Stel dat mevrouw Jansen in 2013 en 2014 in totaal twee bestellingen heeft geplaatst, maar niet betaalt. Op basis hiervan komen er twee dossiers binnen bij het incassobureau, waarvan er één op naam staat van Jansen en één op Janssen. In het eerste dossier staat een telefoonnummer en na telefonisch contact opgenomen te hebben, heeft mevrouw gewoon betaald. In dossier twee staat alleen een e-mailadres en tot op heden is er nog geen betaling ontvangen. Op het moment dat er een derde dossier geopend wordt, is het belangrijk om te weten dat het verleden heeft uitgewezen dat bellen het beste resultaat oplevert. Maar dan moet u wel weten dat mevrouw Jansen en Janssen dezelfde persoon is.

Door geautomatiseerd relaties te leggen tussen verschillende dossiers zijn incasso-organisaties in staat om zich te richten op dossiers waarop ze eerder al succes hebben behaald of dossiers waarvoor de beste gegevens beschikbaar zijn. Zo kan credit management efficiënter worden uitgevoerd en kan de beste strategie bepaald worden. Daarnaast betekent het ook een verlaging van kosten als porto, telefoon, sms en extern ingekochte data.

Proef op de som
Om te testen hoe de kwaliteit van uw data is, is het interessant om eens de proef op de som te nemen. Dit kan door het vergelijken van dossiers in een bepaald postcodegebied. Welke debiteuren komen binnen een geselecteerde regio meerdere keren voor? Zonder dat dit inzichtelijk was, heeft u misschien wel meer informatie over één debiteur dan u op voorhand dacht. Om vervolgens geautomatiseerd een exacte match te maken tussen alle bestanden, is specifieke software nodig.

Gezien de economische ontwikkelingen en bijvoorbeeld ook de Wet Incassokosten die in 2012 in werking is getreden, is het nog belangrijker geworden om efficiënt te werken. Met een integraal debiteurbeeld worden enerzijds operationele efficiency en succesvolle incassotrajecten gerealiseerd en anderzijds de klant tevreden gesteld. Dit begint aan de basis, bij de data.

Door Jeroen Vis, Account Manager bij Human Inference