Covey’s 7 gewoonten voor slechte managers

Geupdate op: 6-8-2018

Iedereen kan manager worden. (Helaas.) Maar een goede manager? Dat worden er niet veel. En dat heeft effect op je mensen. Slecht management blijkt – naast slechte IT-systemen – opnieuw de grootste productiviteitskiller te zijn voor medewerkers. 

Dat blijkt uit The Workforce View 2018, het jaarlijkse onderzoek van HR-dienstverlener ADP naar productiviteit. Hiervoor ondervroeg het bedrijf 10.000 Europese werknemers. 

Hoe komt dat? Factoren die meespelen in het productiviteitsverlies door slecht management zijn bijvoorbeeld te veel vergaderingen, interne e-mails en zakelijke telefoontjes, en een gebrek aan ondersteunend personeel (te veel werk, te weinig collega’s). 

Beter management begint bij jezelf

Wanneer je zelf niet productief en effectief bent, straalt dat natuurlijk af op je team. Oftewel: een effectiever en productiever team begint bij jezelf. Er zijn talloze boeken geschreven over persoonlijke effectiviteit. Maar die van wijlen Stephen Covey is met tientallen miljoenen verkochte exemplaren nog steeds een van de populairste managementboeken aller tijden. En: The 7 Habits of Highly Effective People is nog steeds hyperactueel. Een opfriscursus Covey. 

Waar begon het ook alweer mee? Effectiviteit betekent volgens Covey de goede dingen doen, waar efficiency draait om de dingen goed doen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn jouw persoonlijke waarden? Die vragen moet je kunnen beantwoorden om effectief te zijn. Hoe dichter je in contact staat met je persoonlijke waarden, hoe beter je in staat zult staan de zeven gewoonten van Covey eigen te maken.

De eerste drie gewoonten hebben betrekken op overwinningen op jezelf. Dit zijn:

1. Wees proactief

Een proactief persoon beseft dat hij vrij is om te kiezen en zelf verantwoordelijk is voor zijn keuzes. Een ineffectieve mindset is; ‘ik ben een product van mijn omgeving’. Dit is de slachtofferrol. Als je je opstelt als slachtoffer, doe je niks meer. Effectief denken is juist; ‘ik ben een product van mijn keuzes’. Een effectief persoon kijkt naar wat hij kan beïnvloeden. Ook als het moeilijk wordt, zal de effectieve persoon het opnieuw proberen. En opnieuw, opnieuw, opnieuw. Opstaan en doorgaan, ook als het tegenzit. Dat is het 'maturity level'. In welke ronde haak je af?  

Binnen je werk is het zaak om proactief te handelen om te bepalen wat belangrijk is (zie ook gewoonte 3). Als je een opdracht krijgt, vraag dan: hoe belangrijk is het? Waarom is het belangrijk? Wees proactief in het vormgeven van jouw leven en het in alignment brengen van al je activiteiten met jouw eigen kernwaarden.

2. Begin met het einde in gedachten

Deze gewoonte heeft te maken met resultaatgeoriënteerd zijn. Luister goed naar jouw waarden om het einde vorm te geven en niet alleen naar wat je vrouw of baas belangrijk vindt. De mentale schepping gaat vooraf aan de fysieke schepping.

Slechts 28 procent van de executives en lijnmanagers die verantwoordelijk zijn voor het uitdragen van de strategie, kunnen slechts drie prioriteiten noemen. De rest minder of geen enkele. Dat laat onderzoek van MIT Sloan School of Management naar de bekendheid van management met de strategie van het bedrijf. 

Op persoonlijk vlak heeft effectiviteit sterk te maken met jouw eigen missie, visie en waarden. Waar sta je over vijf jaar? Hoe dichter je bij jouw waarden staat, hoe effectiever je zult zijn. In je omgeving moet je zoeken naar een goede balans. Dit is soms moeilijk, want jouw waarden en daaruit voortkomende acties kunnen botsen met de gevoelens en gedachten van anderen. Toch is het uiterst belangrijk om jouw leven te leven. Heb de durf om authentiek te zijn: je zit zelf aan het stuur – niet jouw omgeving.

3. Belangrijke zaken eerst

Deze gewoonte heeft heel erg te maken met time management. Effectieve mensen plannen hun week. Maak daarom wekelijks (bijvoorbeeld op zondag) een planning voor de komende week. Plan de echt belangrijke zaken in, zowel zakelijk als privé. Als je de tien voor jouw belangrijkste zaken van te voren op een rijtje zet, is de kans groter dat je ze (in ieder geval een groot deel) waar gaat maken. Maak ook dagelijks ‘s ochtends een dagplanning. Nummer je activiteiten met A, B en C van belangrijk tot minder belangrijk.

Effectieve mensen hebben de discipline om de echt belangrijke dingen eerst te doen. Ineffectieve mensen doen altijd eerst urgente dingen. Laat ook ruimte in je agenda om brandjes te blussen. Plan dus realistisch.

Door met week- en dagplanningen te werken heb je jouw belangrijkste activiteiten in je agenda staan. Op woensdag 19.00 uur ga je bijvoorbeeld naar de dansuitvoering van je dochter. Als je baas om 17.00 uur bij je komt en zegt; ‘dit rapport moet morgen af’, kun je reageren met; ‘Ik heb ook nog dit andere rapport af te ronden. Om 18.00 uur vertrek ik. Help me even prioriteiten stellen. Maak ik deze of deze af voor morgen?’ Tot slot bij gewoonte 3: gebruik één planningsysteem (papier of elektronisch) dat mobiel te gebruiken is.

De tweede serie van 3 gewoonten hebben betrekking op overwinningen op je omgeving:

4. Denk win-win

Ga op zoek naar wat de win voor de ander is in de situatie. Dat is een fantastische attitude voor het creëren van duurzame relaties. Een paradigma is de manier waarop wij naar de wereld kijken; de patronen die we verwachten te zien. Oftewel: ieder mens zit in zijn eigen bioscoop. Om samen met je omgeving overwinningen te behalen is het belangrijk onze eigen paradigma’s ter discussie te stellen.

Voor een controller kan een paradigma die je tegenhoudt zijn: je druk maken over budgetten en kwartaalrapportages, waarvan je van tevoren weet dat ze niet haalbaar zijn. Je paradigma’s beïnvloeden al je acties. Om effectief te zijn met anderen moet je breken met de paradigma’s die je tegenhouden. Zorg intern voor win-win relaties. Zodra er win-verlies gespeeld wordt, ontstaat er een silocultuur. Een echte leider heeft voor intern win-verlies gedrag zero tolerance.

5. Luister! Eerst begrijpen, dan pas begrepen worden

Echt goed luisteren kunnen maar weinig mensen; het is ontzettend moeilijk. Stel eerst de diagnose, en kom dan pas met het recept. De sleutel om te kunnen beïnvloeden is je eigen voorbeeldgedrag. Als mensen niet geloven dat je hen echt begrijpt, zullen ze te boos, verdedigend of bang zijn om door jou beïnvloed te kunnen worden.

Je moet dus bouwen aan de vaardigheid van empatisch luisteren. Zo inspireer je vertrouwen en openheid. Door te zoeken naar het écht begrijpen van een ander, kun je een transactionele gelegenheid veranderen in een transformationele gelegenheid. Je kunt aan dezelfde kant van de tafel komen te zitten en samen het probleem bekijken in plaats van tegenover elkaar te zitten. Dit verreist heel veel oefening.

In de waanzinnig populaire TedX-video van radiopresentatrice Celeste Headlee zie je hoe dat moet. 

6. Creëer synergie

Synergie is 1 + 1 = 3, oftewel de som van de delen is groter dan de delen apart. Het is absoluut geen compromis, dat is namelijk 1 + 1 = 1,5. Het is een creatieve samenwerking. Voor het creëren van synergie heb je vertrouwen nodig in elkaar. Niet mijn manier of jouw manier is de beste, maar 'onze' manier.

Een mooi voorbeeld van synergie is muziek; door geluiden samen te laten klinken, ontstaan nieuwe prachtige geluiden. Ook ganzen die in een V-vorm vliegen creëren synergie. Iedere gans creëert een stuwstroom voor de gans achter zich. Samen vliegen ze op die manier 71 procent sneller, dan wanneer ze apart zouden vliegen.

Als je de gewoonten 1, 2, 3 en 4, 5, 6 eigen hebt gemaakt, zit je in de ‘wij’ wereld. Dan komt er nog een zevende gewoonte bij die alles verbindt:

7. Houdt de zaag scherp!

Oftewel: zorg goed voor jezelf (mentaal, sociaal, fysiek en spiritueel). Als je de tijd neemt deze vier dimensies te vernieuwen, zal je sneller en effectiever zijn. Het is vooral ‘de tijd nemen’ waar veel mensen moeite mee hebben. Om effectief te zijn, zul je goed voor jezelf moeten zorgen; eet gezond, zorg voor lichaamsbeweging, rust genoeg uit, et cetera. Als je dit verwaarloost, zal dit zich hoe dan ook wreken. En dat gaat ten koste van je persoonlijke effectiviteit.