Corporate IT-regels omzeilen: waarom en wanneer het keihard nodig is

Kent u het fenomeen Team Business Intelligence? Ik loop er in de dagelijkse praktijk steeds vaker tegenaan. Een paar jaar geleden kwam ik het begrip voor het eerst tegen in een presentatie van Microsoft over Power Pivot. De Amerikaanse softwaregigant maakt onderscheid tussen Business Intelligence op drie niveaus: Corporate, Team en Personal BI. 

Het belangrijkste voordeel in mijn optiek is dat je, ongeacht het niveau binnen de organisatie, altijd hetzelfde getal ziet. Verder is het dankzij deze drietrapsbenadering makkelijk schakelen tussen de verschillende niveaus. Wie een eigen dashboard heeft gemaakt, kan dit met één druk op de knop delen op het niveau van collega, team of de gehele organisatie. Zaken als autorisatie zijn dan automatisch ingeregeld. 

Starre corporate regels
Deze flexibele benadering die Microsoft in z’n software heeft ingebouwd, begint ook door te dringen tot de teams zelf. En dat is niet meer dan logisch. Ik zie namelijk ook dat veel teams, afdelingen, business units en divisies in toenemende mate worstelen met de strikte regels van Corporate IT-afdelingen, die hoofdzakelijk gericht zijn op veiligheid en data-integriteit. Dit zorgt ervoor dat groepen binnen organisaties niet de sturingsinformatie krijgen, die waarde -dus geld- toevoegen aan de organisatie. 

Rondje door de organisatie
Een voorbeeld: de controller zou maximale toegang moeten hebben tot bedrijfsdata. Ik kan mij hierbij nog voorstellen dat zoiets als details van de salarisstroken hierin ontbreken. Maar verder moeten gegevens die van belang zijn voor de controller om z’n werk goed te doen toegankelijk zijn. Dat kunnen ook gedetailleerde gegevens zijn. 

De controller moet bijvoorbeeld een verklaring kunnen geven voor het verschil tussen de werkelijke en gebudgetteerde winst. Maar te vaak zorgen corporate regels ervoor dat controllers niet over dergelijke informatie kunnen beschikken. Veel controllers moeten daardoor maandelijks een rondje door de organisatie maken om de benodigde data te verzamelen. Een tijdrovende, frustrerende en vaak ook inaccurate klus qua data.

Spaghetti
De netwerkschijven van finance-afdelingen bestaan om bovengenoemde reden vaak uit talloze Excel-bestanden. De bestanden zijn losse slierten, als in een pan spaghetti met elkaar verbonden. Op die manier proberen teams te voldoen aan de informatiebehoefte van de organisatie. Ik zie in de dagelijkse praktijk dan ook steeds meer finance-afdelingen hun toevlucht nemen tot semiprofessionele, zelfbedachte BI-oplossingen. Deze worden in de regel door de afdeling zelf -dus niet door Corporate IT- beheerd. Bronnen voor de database zijn Excel-sheets en informatie uit het Corporate BI-systeem. 

De populariteit van dergelijke oplossingen zitten hem in het feit dat alle relevante data die nodig is voor krachtige sturingsinformatie op één plek te vinden is en eenvoudig toegankelijk. Team-controllers kunnen hier terecht voor al hun data. Ook nieuwe informatie kan makkelijk toegevoegd worden zonder maandenlange procedures. Autorisatie wordt door de finance-afdeling zelf geregeld. 

Gruwel
Passen bovengenoemde oplossingen in de officiële corporate BI-oplossing? Nee. Dat zal ook nooit gebeuren en wel om de volgende reden: de belangrijkste informatie staat in spreadsheets. Nagenoeg iedere IT-beheerder gruwelt bij het idee om die informatie direct te koppelen aan een corporate database. Daarnaast komt het woord flexibiliteit in de meeste Corporate BI-woordenboeken niet voor. Begrijpelijk, want corporate beleid streeft bepaalde standaarden na. 

Professionele team BI-oplossingen
Je hebt dus tussenoplossingen nodig die enerzijds zaken als data-integriteit garanderen, maar anderzijds ook zeer flexibel zijn. Dan kom je uit op professionele team BI-oplossingen. Dergelijke oplossingen bestaan uit een database, die professioneel is ingericht, maar wel zodanig eenvoudig dat ook niet-IT’ers deze kunnen beheren. Naast intracomptabele data, wordt continue nieuwe data op een ETL-achtige wijze toegevoegd uit spreadsheets en andere extracomptabele bronnen. Ook hier staat de betrouwbaarheid van data voorop. 

Gespecialiseerde partij
Ik adviseer finance-afdelingen om dit soort oplossingen door een externe, gespecialiseerde partij te laten opzetten, door mensen met verstand van BI en IT.  Dit is namelijk een vak apart. Teams hebben te maken met de corporate IT-afdeling, die niet staat te springen om handige en flexibele oplossingen. Daarbij hebben de meeste finance-professionals (te) weinig kennis van IT om een goed doordacht en veilig systeem op te tuigen. Het opzetten van een typische team-BI-oplossing staat in geen enkel studieboek omschreven. Tijd voor een nieuwe leergang? 

Christiaan Vrieling is controller en bedrijfskundige, gespecialiseerd in vraagstukken rondom business intelligence. Hij is ondernemer en directeur van SUMMAVIEW, een jong bedrijf gespecialiseerd in Team Business Intelligence. Christiaan schrijft graag over onderwerpen als data-science, machine learning, database-optimalisatie en fancy dashboards.