Contractmanagement: de stap ná Excel

Succesvol contractmanagement wordt inmiddels beschouwd als één van de kritische succesfactoren binnen organisaties. Toch zijn we in Nederland nog niet zo ver. Onderzoek van Nevi laat zien dat Microsoft Excel nog steeds de meest gebruikte tool (36 procent) voor contractmanagement is.

Maar wie veel contracten heeft of een complex proces met bijvoorbeeld meerdere contractbeheerders per contract, zal in Excel tegen beperkingen aanlopen. 

Door Tineke van de Weerd, Productmarketeer Contractmanagement Easy Systems.

Een klein aantal contracten is vaak nog wel te doen met behulp van Excel. Je houdt in Excel bij wanneer het contract afloopt, wie er verantwoordelijk is en zo zijn er nog wel wat gegevens die je bij wilt houden. Dat is goed te doen als je precies weet wie er contracten afsluiten.

Maar zodra het aantal contracten toeneemt, zie je problemen ontstaan. Contracten zwerven her en der door de organisatie en lang niet altijd centraal, met het risico op kwijtraken. Want ook budgetverantwoordelijken sluiten contracten af, dit wordt op afdelingsniveau zelfstandig geregeld en dat is voor Finance niet inzichtelijk. 

Marketing sluit bijvoorbeeld een contract af met een websitebeheerder en zolang dat binnen het budget valt, is afstemming met Finance niet onderdeel van het proces. Dus houdt Marketing zelf het contract bij en Finance weet eigenlijk van niets. En zo heeft elke afdeling wel contracten die volledig buiten Finance om gaan, daarmee versnippert het inzicht enorm. Er is geen centraal inzicht in de gemaakte afspraken en bijbehorende verplichtingen. 

Dat is niet alleen heel onhandig, het is ook een financieel risico, want hoe weet je nu of iedere contractverantwoordelijke het goed bijhoudt en bijvoorbeeld op tijd een contract opzegt? Helemaal complex wordt het als een contract meerdere beheerders heeft. Vooral als de onderlinge afspraken niet helemaal helder zijn. Want wie bewaakt dan die einddatum of dat de gemaakte afspraken wel nagekomen worden?  

Zou het niet handig zijn als je exact weet welke contracten afgesloten zijn en wanneer ze aflopen? Of liever nog: dat jij – of degene die het contract heeft afgesloten – een reminder krijgt dat het tijd wordt om er even naar te kijken? Want stilzwijgend verlengen is lang niet altijd gewenst. 

Een contractmanagement oplossing is daarom een aantrekkelijke investering voor zowel kleine als grote organisaties, ongeacht in welke branche je werkzaam bent. Benieuwd wat contractmanagementsoftware kan betekenen? In het webinar on demand ‘Contractmanagement; de stap ná Excel’ ga ik samen met mijn collega Hans van der Kolk in op hoe contractmanagementsoftware je organisatie vooruit helpt en geven we een demo van onze oplossing.