Comply or die!

Een veelheid aan regelgevers en instanties vraagt verschillende rapportages aan de onderneming. Het in kaart brengen van de exacte informatie die met de buitenwereld moet worden gedeeld, is een hele opgave.

Als je denkt dat je er bent, wijzigen de regels of de structuur van de onderneming. Ook aan snelheid en de kwaliteit van de beschikbaar gekomen informatie worden steeds hogere eisen gesteld. Wat er niet is, kan ook niet gerapporteerd worden.

Met andere woorden, de primaire transactieverwerking is cruciaal voor de basis van de rapportages. Het transactieverwerkingsproces beslaat de vastlegging van accountingdata, maar ook van belastinggerelateerde informatie.

Deze informatie wordt bijna altijd handmatig periodiek samengevoegd tot een externe rapportage. Als voorbeeld nemen we een beursgenoteerde organisatie in de Verenigde Staten met Europese dochterondernemingen. Alle divisies en bedrijfsonderdelen binnen deze organisatie maken gebruik van een grootboek inclusief een uniform rekeningschema.

De organisatie dient vanwege haar beursnotering in de Verenigde Staten te rapporteren volgens US GAAP. Voor locale Europese entiteiten is US GAAP niet afdoende. De locale regelgever eist statutaire rapportages volgens eigen accountingregels. En dan is er nog de fiscus, die weer een eigen visie op de regelgeving heeft.

Het rapportagelandschap is omvangrijk en complex. Een enorme hoeveelheid gegevens moet worden verzameld en vertaald in zinvolle informatie. In het bijzonder de onderlinge afhankelijkheden door de juridische structuur zorgen voor een lange doorlooptijd, en helaas geldt hiervoor dat men zo snel is als de zwakste schakel. En dan hebben we nog niet eens gesproken over de afhankelijkheid van de externe accountant, die moet tekenen voor publicatie.

STAPPENPLAN
De wijzigende regelgeving en de weerslag hiervan op het rapportageproces de baas worden is de doelstelling, maar hoe bereikt u deze? Wij adviseren het volgende stappenplan te volgen.

1. Wat is de huidige stand van zaken? Inventariseer door middel van een nulmeting.

2. Hoe ziet de toekomst eruit? Simplificeer de huidige situatie.

3. Maar hoe nu verder? Draag zorg voor continuïteit en inbedding.

1. Nulmeting

Wat is de huidige situatie, waar staat de organisatie en waar ligt men wakker van? Om dit boven water te krijgen is een nulmeting een goed middel. Bij een nulmeting is het niet noodzakelijk om de gehele organisatie door te lichten. Ons advies is hier enkele representatieve entiteiten in te betrekken.

Benoem voor deze entiteiten de sleutelpersonen binnen de financiële en de taxafdeling. Het doel is om door interviews en workshops inzicht te krijgen in het proces en de beschikbare systemen.

Het is van belang om hierbij in het bijzonder stil te staan bij de eventuele knelpunten en onderlinge afhankelijkheden. Voor het creëren van draagvlak is het aan te raden om de sleutelpersonen in de prioritering van de onderkende knelpunten te betrekken. Op basis van deze informatie kan de oplossingsrichting worden bepaald.

2. Implementeer simplificaties

Het proces is complex en door het benoemen van de knelpunten in de nulmeting is inzichtelijk waar simplificatie noodzakelijk is. Enkele voorbeelden van een simplificatie van het proces zijn als volgt.

• Stel een ‘Reporting compliancekalender’ op. Inventariseer voor alle entiteiten wat de externe regelgever eist. Welke informatie wordt verwacht en op welk tijdstip? Hierdoor wordt helder en duidelijk wat internationaal verlangd wordt. De ervaring leert dat de informatie per land sterk verschilt en aan verandering onderhevig is.

• Ontrafel de juridische structuur. De gekozen juridische structuur heeft invloed op het kritieke pad voor het opleveren van informatie. Voordat informatie opgeleverd wordt, zal er bijvoorbeeld geconsolideerd moeten worden en zal de accountantscontrole moeten worden uitgevoerd. De ‘Reporting compliancekalender’ wordt dus beïnvloed door de interne structuur en activiteiten.

• Benoem de taken en verantwoordelijkheden. Verbeter het proces door helderheid te creëren en dubbele of overbodige stappen te elimineren. Het is belangrijk om vrijblijvendheid in uitvoering te voorkomen door verantwoordelijke personen en afdelingen te benoemen. Hierbij is aansluiting met de interne en externe deadlines van belang.

• Bewaak de status. Voor het management is het goed om inzicht te hebben in de voortgang van de activiteiten en de relatie tot de externe deadlines. Hierdoor kan tijdig worden bijgestuurd ter voorkoming van boetes en reputatieschade. Enkele voorbeelden van een simplificatie van tools zijn als volgt.

• Structuur in de basisadministratie. Een efficiëntieslag kan gemaakt worden door de vastlegging van alle benodigde informatie bij de bron. Deze informatie kan vervolgens worden opgevraagd
naar de verschillende structuren zonder additionele handelingen uit te voeren, als voorbeeld kan gedacht worden aan de taxbasis waaruit de belastingpositie kan worden bepaald. Volledigheid aan informatie, met andere woorden ‘First time right’.

• Vertaal richtlijnen per land. De richtlijnen voor de jaarverslaggeving en de bepaling van de belastingpositie verschilt per land. Door de vertaling per land te maken is het niet nodig om elk jaar opnieuw het wiel uit te vinden.

3. Inbedding en opvolging

• Toewijzing ‘Reporting compliancekalender’. De internationale vereisten zullen periodiek moeten worden gecontroleerd en worden herzien, resulterend in een update van de kalender. Vergeet hierbij niet dat deze gecommuniceerd moeten worden aan de betrokken partijen.

• Training. Het is de uitvoering door de werknemers waardoor het succes gevierd kan worden. Communiceer helder wat de verwachtingen zijn en zorg voor voldoende informatie.

Onbegrip en onkunde bij de financiële afdeling en de taxafdeling

De financiële afdeling verzorgt de financiële en managementrapportages aan de toezichthouder en het management. De taxafdeling is veelal gericht op het verlagen van de belastingdruk, met constructies die de resultaten en daarmee de rapportages beïnvloeden.

De financiële afdeling en de taxafdeling zijn communicerende vaten, ondanks het verschil in focus en agenda. De financiële afdeling neemt in de rapportage een belastingpositie op die is gebaseerd op een inschatting. Voor de bepaling van de feitelijke belastingpositie dienen de statutaire resultaten bekend te zijn en deze worden veelal eens per jaar (met vertraging) bepaald.

Met andere woorden, de werkelijkheid is pas aan het eind van het jaar bekend. Onafhankelijk van de financiële afdeling bewaakt de taxafdeling de belastingpositie op basis van eigen berekeningen. Als bron wordt het grootboek gebruikt, maar dat is niet volledig, met als gevolg dat er handmatige activiteiten moeten plaatsvinden, ondersteund door spreadsheets.

Onbegrip en onkunde omtrent de afhankelijkheden van elkaars activiteiten is maar al te vaak het gevolg van alle verschillen. Terwijl voor het publiceren van de resultaten samenhang en samenwerking tussen de financiële en de taxafdeling cruciaal is.

LIDEWIJ VAN DEN HAM (Senior Adviseur) en EMMY AANGENENDT (Director) zijn beiden werkzaam bij de adviesgroep Finance & Accounting van PricewaterhouseCoopers Advisory