Complexe huishouding bemoeilijkt integratie

Fusies en overnames worden nog altijd ingegeven door financiële en organisatorische motieven. Bedrijven zoeken naar manieren om hun investeerders een hoog rendement op hun investeringen te bieden door een groter marktbereik, schaalvoordelen, consolidatie van operationele processen en overige synergetische effecten.

De verwachte financiële voordelen worden echter zelden gerealiseerd en een fusie kan zelfs uitmonden in een vermindering van de waarde voor de aandeelhouders. Uit onderzoek van de Boston Consulting Group tussen 1992 en 2006 bleek dat in maar liefst 58,3 procent van de gevallen de waarde voor de aandeelhouders verminderde.

Dit komt neer op een nettoverlies van 1,2 procent op alle transacties. De verwachtingen die in het voortraject van een fusie of overname worden geschetst, staan meestal in schril contrast met de werkelijkheid na het samengaan. Operationele cijfers, tijdplanning en financiële resultaten blijken in de praktijk weinig overeen te komen met het verwachtingspatroon van het management.

De meest gebruikte methode om de verwachte synergievoordelen te berekenen is de industry benchmark, een vergelijking met eerdere resultaten van
branchegenoten. Deze methode is echter ontoereikend, omdat hierbij niet wordt gekeken naar de aanwezige informatiesystemen bij de fuserende partijen.

Struikelblokken
Organisaties onderschatten het proces van samenvoegen van bestaande informatiesystemen, waardoor dit te laat in het fusietraject wordt meegenomen. Als er wel wordt nagedacht over de integratie van gegevensstromen en it-systemen, dan zijn de gebruikte benchmarks vaak achterhaald of niet relevant.

De informatiehuishouding en it-omgeving van elke organisatie is immers uniek. Daarbij komt dat de hoeveelheid informatie die organisaties jaarlijks te verwerken krijgen, nog steeds met grote sprongen toeneemt. Het is dan ook opmerkelijk dat het belang van een goed functionerende informatiehuishouding voor de bedrijfsvoering niet goed wordt ingeschat bij fusietrajecten.

Dat belang is de afgelopen jaren enorm toegenomen; voor veel bedrijven is de informatiehuishouding inmiddels het fundament waar alle andere processen op zijn gebouwd. Klantgegevens, leveranciersgegevens en andere bedrijfsgegevens vormen voor de meeste organisaties een doorslaggevende factor voor succes.

Wanneer bestuurders niet van tevoren in detail inventariseren hoe deze belangrijke gegevensbronnen en informatiestromen kunnen worden samengevoegd, wordt de IT-afdeling hier na een fusie mee opgescheept, met alle gevolgen van dien.

Het samenvoegen van informatieintensieve applicaties als business intelligence, customer relationship management en enterprise resource planning is een taak die niet te licht opgevat mag worden. Organisaties worden overspoeld met terabytes aan data, honderden verschillende databronnen en data in verschillende formaten, die ze in een systeem moeten samenvoegen.

Zonder een vooraf uitgetekende aanpak komt het integreren van data meestal aan op de organisatie die de software al gebruikt. De it-afdeling, die dan al haar handen vol heeft aan systeemintegratie, ziet zich dan ook ineens geconfronteerd met de datalawine. Data die de dag na de fusie eigenlijk alweer beschikbaar moet zijn om de dagelijkse gang van zaken niet teveel te storen.

Datamigratie
Om applicaties te consolideren, moet data van het ene systeem naar het andere worden overgeheveld. Dit proces, dat datamigratie wordt genoemd, is echter verre van gemakkelijk. Onderzoek van Bloor Research laat zien dat maar liefst 80 procent van de datamigratieprojecten mislukt, 64 procent niet binnen de afgesproken tijd afgeleverd wordt, en 37 procent het budget overschrijdt.

Als een migratieproject faalt, faalt ook het initiatief om systemen te consolideren of bedrijfsprocessen te integreren. Datamigratieprojecten falen vaak omdat teams veronderstellingen doen die niet waar blijken te zijn. Er zijn dan ook vier belangrijke aandachtspunten waar organisaties rekening mee moeten houden:

1. Slechte datakwaliteit
Een eerste misvatting is dat teams er vanuit gaan dat gegevens correct zijn. De kwaliteit van data laat echter juist vaak te wensen over. Gebrekkige data kan leiden tot grote ontevredenheid of op zijn minst frustraties bij klanten. Het kan de organisaties in het ergste geval geld kosten. Slecht beheer van datakwaliteit kan resulteren in het verkeerd spellen van de klantnaam, maar intern kan het zelfs leiden tot zakelijke beslissingen die op basis van verkeerde gegevens genomen worden.

2. Ontbrekende data
Een ander struikelblok is dat teams aannemen dat ze over alle noodzakelijke gegevens beschikken. In werkelijkheid ontbreekt er vaak data, waardoor de nieuwe organisatie niet over een compleet beeld beschikt. Ook dit kan variëren van gebrekkige informatie over de klant tot onvolledige managementinformatie waardoor op basis van incomplete gegevens beslissingen worden genomen.

3. Verschillende formaten
De volgende onjuiste aanname is dat data allemaal in hetzelfde formaat wordt aangeleverd. Verschillende applicaties hebben allemaal hun eigen formaat waarin ze data produceren. Excelsheets en Wordbestanden zijn een grote bron van informatie, maar ook e-mail bevat steeds vaker belangrijke gegevens die we moeten bewaren. In sommige gevallen is het dataformaat zelfs helemaal niet bekend. Dit maakt het samenvoegen van gegevens lastig.

4. Gefragmenteerde data
De laatste misvatting is dat teams er vanuit gaan dat data zich allemaal op dezelfde plaats bevinden. Door de toename aan applicaties zitten de gegevens juist echter verspreid in meerdere bronsystemen. Hierdoor is het lastig toegang te krijgen tot alle databronnen en hier de benodigde gegevens uit te halen en te analyseren.

Organisaties in een fusietraject moeten er dan ook voor waken dat hun fusie niet mislukt door problemen met gegevensstromen. Om problemen te voorkomen is het zaak dat ze van tevoren, het liefst al tijdens de preacquisitie- fase, een inventarisatie maken van de informatiehuishouding en applicaties bij beide partijen.

Op die manier worden mogelijke struikelblokken alvast geïdentificeerd en kan er al een mogelijke oplossing voor worden gezocht. Na de fusie is het vaak te laat om een inhaalslag te maken en worden er noodgedwongen concessies gedaan aan de kwaliteit en beschikbaarheid van bedrijfskritische gegevens.

Tijdens en na een fusietraject moet de nieuwe organisatie er voor zorgen dat ze over de juiste gegevens beschikt. Relaties met klanten, leveranciers en partners, lijden onder de onzekerheden die gepaard gaan met een fusie. Onnauwkeurige gegevens stellen die relatie alleen nog maar meer op de proef.

Een data integratieplatform met een tool om de kwaliteit van data te controleren en verbeteren, is een goed hulpmiddel om een datamigratieproject bij een fusie te ondersteunen. Daarmee maakt de nieuwe organisatie een snelle, frisse start met complete, betrouwbare en consistente gegevens. De datachaos blijft dan uit, dus hier strandt een fusie in ieder geval niet meer op.

Erik Jan ten Bruggencate is Country Manager bij Informatica Nederland. Informatica is een leverancier van software voor dataintegratie.