Column: De toekomst van het SSC

Tientallen grote Nederlandse ondernemingen hebben de stap naar een shared service center gezet. Kostenvoordelen zijn veelal snel te realiseren en in dat opzicht hebben SSC’s hun belofte volgens veel CFO’s nu al waargemaakt. Een op het eerste gezicht logische volgende stap is dat het SSC nieuwe klanten gaat bedienen, buiten het (moeder)bedrijf waarvan het is verzelfstandigd. Door een externe markt aan te boren vergroot je als SSC de hoeveelheid transacties en ontstaat er nieuw schaalvoordeel. Je loopt echter wel het risico de moederonderneming als klant te verliezen, want de nieuwe externe klanten blijken maar al te vaak interessanter dan de oude interne. De verzelfstandiging van een SSC heeft dan ook weinig kans van slagen.

Feit blijft dat een SSC alleen door constante verbetering en investeren in nog meer efficiency de kosten per dienst verder omlaag kan brengen. Maar hoe? Laten we eens kijken wat de opties zijn om een SSC blijvend te innoveren en tegelijkertijd de kosten per gegeven dienst verder te verlagen. Wat zien we aan de horizon?

CONSOLIDATIE
Veel shared service centers zijn per land of regio georganiseerd. Voor de diverse functies geldt dat slechts een deel van de processen zijn ondergebracht binnen een SSC. Om tot verdere consolidatie te komen is de ontwikkeling van een uniform procesmodel voor meerdere landen en lijnorganisaties van belang. Wanneer je overal met hetzelfde procesmodel werkt – de template – kun je ook functioneel consolideren tot misschien wel één instance van de systemen. Dat schept nieuwe mogelijkheden voor nog meer efficiency. Uiteraard heb je te maken met het gegeven dat de financiële regelgeving per land afwijkt, maar het merendeel van de processen kun je gelijktrekken. Deze stap stelt bedrijven ook in staat het SSC naar Oost-Europa of Azië te sourcen.

CONVERGENTIE
Wordt procurement en HR onderdeel van de financieel-administratieve afdeling (F&A) en convergeert deze tot één SSC? Deze trend is reëel. Binnen F&A zit al transactieverwerking voor HR, zoals salarisverwerking, het genereren van journaalposten, het doorboeken van salariskosten naar afdelingsbudgetten en actuele berekeningen van uitstaande vakantiedagen. HR-processen kunnen evenals procurement onderdeel worden van het F&A shared service center. Diverse nieuwe onderdelen binnen HR, zoals benefitmanagement en compensationmanagement, passen goed binnen F&A. Deze convergentie is een optie om de kosten verder te reduceren en de integratie van processen (tussen HR, inkoop en F&A) te bevorderen.

CO-SOURCING
Kun je de best practices van externe aanbieders overnemen zonder de stap naar volledige business process outsourcing (BPO) te zetten? De vraag is belangrijk, omdat weinig CFO’s ervoor voelen om hun SSC geheel uit te besteden. Diverse bedrijven met een SSC merken dat verloop en training problemen gaan opleveren. En wat te doen met overtollige mensen wanneer je het aantal FTE’s laat dalen? Aangezien externe aanbieders als Accenture en IBM voor tientallen klanten een gigantisch serviceapparaat hebben opgebouwd, hebben deze aanbieders ook de middelen om diensten op afroep te leveren. Dit concept is een tussenvorm van SSC en BPO. Mogelijke diensten zijn (1) werving en training, (2) flexforce voor het opvangen van uitstroom en instroom tussen SSC’s, (3) IT-harmonisatie met SAP op basis van 1-to-many modellen en (4) performancemanagement met best practices en scorecards.

Marco Gianotten is directeur van executive relations bureau Giarte en oprichter van het kennisplatform Topmanagement en IT. Hij is te bereiken via marco@giarte.com