CFO’s negeren supply chain risico’s vanwege sterke focus op kostenbesparingen

De huidige economische crisis raakt het internationale zakenleven diep en ‘The Cost of Control’ is het eerste onderzoek naar de gevolgen voor finance en procurement. Voor het onderzoek werden 550 internationale FD’s en CFO’s ondervraagd, ondersteund door Professor Adrian Done van de IESE Business School in Barcelona.

De resultaten van ‘The Cost of Control’ wijzen uit dat, ondanks de huidige economische situatie, CFO’s het belang van supply chain management door middel van procurement niet erkennen. Slechts 28 procent van de respondenten in het onderzoek geeft aan dat procurement een belangrijke impact op de financiële risico’s heeft.

Professor Done over de conclusies: “Succesvol zakendoen wordt vandaag de dag voor een belangrijk deel bepaald door optimalisatie van de supply chain en bij verschillende mislukkingen van de afgelopen twaalf maanden kan de supply chain als oorzaak aangewezen worden. Wereldwijd onderschatten CFO’s nog altijd de toegevoegde waarde die de procurement afdeling al decennia lang kan bieden. We kunnen daarom stellen dat zij niet het meeste uit de afdeling halen, terwijl die juist zeer waardevol kan zijn ten tijde van een recessie.”

“Een andere conclusie uit het onderzoek – slechts 46 procent van CFO’s zien een daadwerkelijke integratie tussen purchase and finance teams – is verontrustend,” vervolgt Professor Done. “Het geeft aan dat er een scheiding is tussen deze twee afdelingen, die juist nú – ten tijde van een financiële recessie – zouden moeten samenwerken. Dat slechts 27 procent van de CFO’s van mening is dat procurement een positief effect heeft op de winstgevendheid, suggereert dat de rol van procurement afdeling, en in breder verband die van de supply chain, niet worden gezien als van wezenlijke toegevoegde waarde voor de prestaties.”

Wellicht niet verrassend, maar directe kostenbesparingen worden door de ondervraagde CFO’s als prioriteit gezien: bij 64 procent van de CFO’s staat dit op hun prioriteitenlijstje. Tegelijkertijd dalen meer strategische doelstellingen op deze prioriteitenlijst, met slechts 39 procent die risicoanalyse als belangrijkste aandachtspunt ziet. Een vergelijkbare 39 procent gelooft dat het onderhouden en het verbeteren van marges de sleutel naar succes is. In tegenstelling tot de strategische nadruk op ‘groen’ en papierloze kantoren van de afgelopen jaren, gaf 24 procent

Rob Reichardt, Basware’s Country Manager in Nederland, over het ontbreken van een link tussen de finance en procurement afdelingen: “Er moet een bepaalde ongerustheid aan beide kanten zijn, wanneer je de resultaten van dit onderzoek bekijkt. De hoofden van finance afdelingen kijken vooral hoe zij meer zekerheid en stabiliteit in hun organisatie kunnen doorvoeren. Echter, het lijkt wel of ze de belangrijke rol van de procurement teams als mogelijke bron voor strategisch voordeel uit het oog verliezen.”

“Maar terwijl procurement professionals waarschijnlijk vinden dat hun strategische meerwaarde door de financiële collega’s wordt gemist, is procurement wel degelijk een belangrijk proces dat organisaties in deze economisch barre tijden kan helpen”, vervolgt Reichardt. “Het is zaak dat er serieus wordt nagegaan waarom procurement nog steeds niet als zodanig wordt ervaren.”

Het onderzoek ‘The Cost of Control’ toont ook aan dat organisaties belangrijke gegevens en processen niet goed vastleggen, waardoor uitgaven niet goed in kaart wordt gebracht. De ondervraagde CFO’s in het onderzoek geven toe dat slechts 42% van de indirecte uitgaven – zoals bijvoorbeeld kosten aan marketing en consulting – door een organisatie wordt vastgelegd, en dat slechts 50% van de inkoopprocessen is geautomatiseerd, waardoor de kans op menselijke fouten toeneemt.

Om de uitdagingen uit het onderzoek ‘The Cost of Control’ op te pakken, raadt Basware een driestappenplan aan voor zowel CFO’s als procurement professionals:

1.      Het is van essentieel belang dat organisaties hun uitgaven – zowel direct als indirect – voor 100% in kaart kunnen brengen. Alleen als een organisatie volledig zicht op deze cijfers heeft, is het mogelijk om financiële beslissingen te optimaliseren;

2.      Zorg dat de juiste controles in het proces zijn aangebracht, om zo na te gaan wie er geld uitgeven en wat zij kunnen inkopen. Dit leidt tot een verbeterd proces en een verbeterd kapitaalmanagement;

3.      Slechts door strategisch samen te werken, kunnen de afdelingen finance en procurement de beslissingen nemen waarvan de hele organisatie uiteindelijk zal profiteren. Organisaties die binnen de gehele inkoopcyclus transparantie creëren, zijn het beste uitgerust om de huidige financiële recessie te overleven.

Het onderzoek ‘The Cost of Control’ is in opdracht van Basware uitgevoerd door het onafhankelijke onderzoeksbureau Loudhouse in mei 2009. Het onderzoek is gehouden onder verschillende bedrijven, waarbij alle ondervraagden een rol als CFO, Financial Director of soortgelijke functies bekleden.

De omvang van de bedrijven ligt tussen de 1.000 en 50.000 medewerkers. De in het totaal 550 geïnterviewden zijn als volgt onder te verdelen: in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Scandinavië en Duitsland werden 100 respondenten per land/regio ondervraagd; in Spanje, Benelux, Frankrijk en de Benelux waren dit 50 CFO’s en/of FD’s per land/regio.