Blog: Heeft rapporteren toegevoegde waarde?

Vraag een controller waar hij veelal druk mee is en het antwoord is met grote kans; rapporteren. De ultieme uitdaging is dat zo snel mogelijk na periode-ultimo op te leveren en de heilige graal is power bi. Vraag een resultaatverantwoordelijke manager wat hij ook wel kan missen en er is en grote kans dat het antwoord luidt: rapporten. De een steekt dus veel tijd in iets dat de ander lijkt te kunnen missen. Steevast stel ik controllers de vraag wat ze terug horen als blijkt dat de bladzijden 7, 11 en 13 in de rapportage ontbreken. Het antwoord is steevast ‘niets’. En dat zegt iets over het belang dat de interne klant stelt in de informatie die op die bladzijden met bloed, zweet en tranen tot uiting is gebracht.

Heeft rapporteren dan geen zin? Jawel hoor, maar het is de vraag of rapporteren dan niet anders moet dan het in veel organisaties gebeurt. De management informatie die in zo’n rapportage wordt getoond heeft drie dimensies; verantwoording over de uitputting van middelen in relatie tot het behaalde resultaat, het faciliteren van beslissingen over de toekomstige inzet van middelen en als laatste informatie over het welslagen van de strategie. Vraag je links en rechts controllers naar hoe ze hun tijd verdelen, dan is het zo’n beetje 70% in de verantwoordingsmodus en dus vooral bezig met gedane zaken. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Het is niet verbazend dat de gemiddelde manager daar geen nieuwswaarde aan ontleent. Deze ervaart ‘in het werk’ immers al dat er meer uitzendkrachten lopen, dat hij/zij door een actie van de concurrent meer aan marketing heeft moeten uitgeven en dat grondstofprijzen stijgen. Om over druk op de omzet maar te zwijgen. Tuurlijk, het is op gevoel en bij benadering maar ordegrootte en hoofdlijnen volstaan. Waar die manager wel behoefte aan heeft is iemand die ‘in het werk’ meedenkt in scenario’s en die weet te baseren op zo mogelijk live waarneming van de stand der dingen. Van binnen en van buiten de organisatie.
Natuurlijk is er dan nog steeds behoefte aan verantwoordingsinformatie naar derden. Maar niet alleen heeft die informatie geen haast, zij komt ook makkelijker tot stand en er zijn betere verklaringen. Dat getuigt van ‘in control’.

Stel je controllers de vraag naar de reikwijdte van de planning & controlcyclus, dan is het antwoord in de meeste gevallen dat die betrekking heeft op het lopende budget-/boekjaar. Soms met een doorkijkje naar een opvolgend jaar maar in veel gevallen houdt het dan wel zo’n beetje op. De werkelijke planning & controlcyclus strekt echter tot aan de strategische stip aan de horizon en faciliteert vooral hoe daar te komen. Besteedt een controller 70% van zijn tijd aan rapportage over het verleden, dan blijft er maar 30% over voor bemoeienis met de toekomst. Juist daar zitten echter de uitdagingen; zeker voor business controllers.

De werkelijke toegevoegde waarde zit ‘m dus niet in de traditionele rapportages en periodeafsluitingen.

Het daadwerkelijk realiseren van meer toegevoegde waarde uit rapportages is van belang wil je die organisatie naar succes sturen. Dat zijn meer scenario-analyses over effecten en keuzen op de middellange en lange termijn dan alleen de meest actuele. Het accent van de aandacht moet dan ook meer naar de toekomst en minder naar het verleden. Zeker nu ook CSRD aan de deur klopt met disclosure over zowel dat verleden als ook over wat er in de toekomst met duurzaamheidsmaterialiteit aan de orde is.

‘Alles goed en wel’, hoor ik denken. ‘Maar hoe doe ik dat dan?’ Het begint met onder ogen zien dat de traditionele aandacht voor detail uit het verleden eigenlijk voor niemand toegevoegde waarde heeft. De werkelijke toegevoegde waarde zit in duiding van dat verleden in relatie tot consequenties voor de toekomst. Hoe makkelijker je beschikbare data niet alleen vastlegt maar ook ontsluit naar informatie hoe beter. En dan niet per einde periode maar ‘in het werk’. Dat is immers de essentie van ‘in business’ zijn. Heb je die data eerder op orde dan ben je beter ‘in control’ je weet verrassingen te vermijden. [Artikel gaat verder na de advertentie]

Zorg dat je rapportages worden gelezen en er iets mee gebeurt

Voor een finance professional is niets zo frustrerend als rapportages produceren die vervolgens onvoldoende worden gelezen en niet worden gebruikt. Dit programma concentreert zich op de operationele planning & controlcyclus en hoe deze niet alleen efficiënter, maar vooral doelmatiger te maken.

Voor het tijdig beschikbaar hebben van juiste, volledige en vooral betrouwbare data ben je afhankelijk van het primaire proces en dat veronderstelt ‘verbinding’ met dat primaire proces. Hoe lopen processen, wie is voor de kwaliteit verantwoordelijk en wie aanspreekbaar. Is finance betrokken en is er understanding over datapunten onderweg.

Daarbij is het van belang dat er een ketenbenadering is en geen aaneenschakeling van wat anonieme silo’s. Kijk je door een ‘lean’ brilletje, dan is er veel winst te behalen door beter wederzijds begrip. Vraag een manager naar zijn werkelijke behoefte aan informatie en faciliteer die. Heb je daarvoor uit zijn gelederen data of informatie nodig dan staan de poorten open. Nu moet je er met regelmaat op kloppen om tijdig een periode af te sluiten.

Bedenk ook dat een dergelijke ketenbenadering essentieel is voor ‘data driven’ werken.
Eenmaal digitaal zijn de vier kernprocessen (P2P, O2C, H2R en R2R) vergaand te robotiseren en is het in de (nabije) toekomst nog maar de vraag in hoeverre finance nog bij de eerste drie betrokken is. Alle voor resultaatverantwoording benodigde data zijn in de systemen beschikbaar. Waar nu de mens nog een human interface is, is dat eindig. Zeker met Chatgtp en andere AI tooling.

De werkelijke toegevoegde waarde zit ‘m dus niet in de traditionele rapportages en periodeafsluitingen. Voor de echte toegevoegde waarde moet je ‘in business’ zijn, over actuele data beschikken en het management faciliteren bij het nemen van de juiste beslissing. In het nu, de nabije en de verre toekomst. Financieel maar ook steeds meer niet-financieel.

Zorg dat je rapportages worden gelezen en er iets mee gebeurt

Voor een finance professional is niets zo frustrerend als rapportages produceren die vervolgens onvoldoende worden gelezen en niet worden gebruikt. Dit programma concentreert zich op de operationele planning & controlcyclus en hoe deze niet alleen efficiënter, maar vooral doelmatiger te maken.