BI-implementie bij Movares: ‘Zet snel neer wat je voor ogen hebt en laat mensen ermee werken’

Bij ingenieursbureau Movares hebben de stafafdelingen Financiën en ICT onlangs samengewerkt aan de implementatie van een nieuwe BI-applicatie. ‘Het ERP-landschap van onze organisatie kenmerkt zich door een aantal ‘best of breed’ systemen, licht Gerrit de Bruin, Hoofd Functioneel Applicatiebeheer (FAB), toe.

De Bruin is in zijn functie verantwoordelijk voor de inzet van de bedrijfsbrede managementinformatiesystemen op het gebied van ERP: project- en financiële administratie, HRM en CRM. ‘We gebruiken Infor ERP Baan 5, geleverd via Infor, voor de project- en financiële administratie. We hebben daarnaast onder meer Peoplesoft voor HRM en Sales Logix als CRM-systeem.’

De afdeling Financiën maakt naast Infor ERP Baan 5 ook gebruik van een BI-applicatie. De oude applicatie van PricewaterhouseCoopers was uitgefaseerd, zo stelde De Bruin vast. Er werd geen onderhoud meer gepleegd aan de applicatie, waardoor er een grote dosis creativiteit bij de ICT-afdeling nodig was om het pakket in de lucht te houden. De organisatie moest vaart zetten achter de implementatie van het nieuwe pakket Infor10 CPM en Infor10 Business Intelligence.

‘We gebruiken Infor10 nadrukkelijk als management accounting tool’, vertelt Bedrijfscontroller Conny Vermeulen-Oninckx. Zij heeft als huidige aandachtsgebied de Administratieve Organisatie & Interne Controle (AO/IC) mede in relatie tot bedrijfsbrede geautomatiseerde systemen en de daaraan gerelateerde management informatie. Veel stuurinformatie is binnen Movares bedoeld voor de directie, maar zeker ook voor lijn- en projectmanagers. Elke divisie heeft eigen controllers en daarnaast is er een stafafdeling Financiën, waar naast Bedrijfscontrol ook de financiële administratie is ondergebracht, die de financial accounting verzorgt.

Eisen en wensen
Movares heeft er bewust voor gekozen het BI-traject gefaseerd uit te voeren. ‘We wilden niet een heel groot pakket gaan kopen, wat we misschien maar voor een kwart gingen gebruiken in eerste instantie’, aldus De Bruin. ‘In onze lijst met eisen en wensen stond dat het systeem modulair aan te schaffen en te implementeren moest zijn. We hebben een Plan van Aanpak opgesteld over alle stappen die we in de toekomst willen gaan zetten.’

Zijn collega Martine Nederend (Controller Management Information Systems), die functioneel verantwoordelijk is voor Infor10, licht de stappen nader toe. ‘De eerste fase is budgetting & planning. Deze fase betrof een 1 op 1 vertaling van onze oude processen naar de nieuwe tool, waarbij tevens Office Plus van Infor, een Excel integratie tool waarmee we kunnen ‘slicen en dicen’ nodig bleek. In fase 2 voorzien we de implementatie van Infor10 Business Intelligence. In fase 3 willen we nog een stap verder gaan met het transformeren van de ruwe data in waardevolle informatie, die gefilterd, geanalyseerd en gepubliceerd kan worden door de organisatie heen in de vorm van een dashboard. In fase 4 gaan we planning, rolling forecasting en scenario’s toepassen. Dat is ook weer een aparte module, maar dat ligt wat verder in de toekomst.’
__________________________________________________________________________________

Bent u op zoek naar perfecte financiële software?
Op woensdag 6 juni 2012 vindt het jaarlijks vakevenement Financial Systems plaats:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Bezoek ook Financial systems, dé vakbeurs voor financiële software. Entree is gratis voor de doelgroep. Ga direct naar financial-systems.nl
__________________________________________________________________________________

Gerrit de Bruin: ‘We hebben een aantal leveranciers uitgenodigd en Infor10 kwam het dichtste in de buurt van wat we wilde realiseren en was daarnaast ook gunstig geprijsd. Dat pakket is het dus geworden.’ Bij het opstellen van het wensen- en eisenpakket hebben Finance & ICT nauw samengewerkt. Beide zijn zeer te spreken over deze samenwerking. De Bruin: ‘Financiën heeft vastgesteld welke informatie er allemaal in het pakket moest zitten en ICT heeft gekeken naar de systeemeisen. We hebben hele opbouwende sessies gehad waarin we alle eisen hebben samengevoegd. Dat heeft geresulteerd in een goed programma van eisen wat erg belangrijk is bij zo’n project. Als je dan keuzes maakt, sta je er met zijn allen achter.’

Implementatie en inrichting
De 1 op 1 vertaling van de oude naar de nieuwe applicatie was nog een behoorlijke opgave, want de informatie in de BI-tool was zeer gedetailleerd, aangezien het vooral voor management accounting gebruikt wordt. ‘We hebben veel kostenplaatsen en kengetallen in het systeem’, aldus Nederend. ‘Aan het begin van het jaar stellen we de begroting op en die stellen we drie keer per jaar bij met een prognose. Ons huidige proces wilden we kunnen handhaven.’

Behalve het budgetteringsproces wilde Bedrijfscontrol ook de maandelijkse rapportage handhaven, waarin het detailniveau behoorlijk hoog is. Vermeulen: ‘Alle cijfers moesten overzichtelijk gepresenteerd kunnen worden: realisatie, prognose en begroting cijfers over het huidige jaar en voorgaande jaar. In de rapportage worden de cijfers met elkaar in verband gebracht. Die gedetailleerde structuur erin krijgen ging goed, maar we liepen in eerste instantie vast toen we het eruit wilde halen in rapportagevorm. De oplossing hiervoor is Office Plus geworden, wat als voordeel heeft dat het op Excel functioneert, zodat er sprake is van relatief veel flexibiliteit. Met Excel blijf je ook in de comfortzone van de mensen die ermee moeten werken, dus krijg je ze makkelijker mee in het veranderingstraject.’

####

Speerpunten
Behalve de eisen en wensen van de afdelingen Finance en ICT kent Movares ook organisatiebreed een aantal speerpunten waarop wordt gefocust. Financiën en ICT kunnen hier belangrijke bijdragen aan leveren, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. Martine Nederend: ‘Wij zijn ISO-gecertificeerd en krijgen steeds vaker de vraag hoe we meer CO2 gaan besparen. We vragen daarom ook aan leveranciers hoe ze daar aan kunnen bijdragen en of ze dat kunnen aantonen.’

Ook werkt Financiën bij Movares aan duurzaamheid door steeds meer te digitaliseren. ‘We hebben onze facturen al gedigitaliseerd’, vertelt Vermeulen tevreden. ‘Dat heeft veel tijdswinst opgeleverd. In Baan 5 kun je direct naar een omgeving waar onze inkoopfacturen zijn vastgelegd. Voorheen ging dat nog met interne post het hele bedrijf rond. Het zakelijk declareren doen we nog wel met papier: dat willen we komend jaar gaan digitaliseren.’

Een ander speerpunt in de strategie van Movares is kostenreductie. Ook al gaan de zaken nog goed, de economische crisis is niet langs het bedrijf heen gegaan. ICT draagt bij aan kostenreductie door steeds meer naar een geïntegreerde ICT-omgeving toe te werken. Flexibel werken, plaats- en tijdonafhankelijk, wordt binnen Movares steeds belangrijker. De Bruin: ‘Medewerkers moeten straks zonder vaste werkplek en op ieder tijdstip toch toegang hebben tot al hun informatie: in de nabije toekomst ook via smartphones en bijvoorbeeld tablets. Daarom is Infor10 ook belangrijk, want het ondersteunt – evenals Infor ERP Baan 5 – onze intranet-omgeving op Microsoft SharePoint. Integratie met Microsoft producten is belangrijk voor ons in het kader van het beheer.’

Resultaten
De nieuwe BI-tool draait nu naar volle tevredenheid binnen Movares. ‘Het oude pakket was wel goed, maar heel basic’, vertelt Nederend. ‘Nu het nieuwe pakket geïmplementeerd is, zie je echt de voordelen ervan; het is veel toegankelijker en je kunt gemakkelijker dwarsdoorsneden maken. Als een resultaat je verbaast, kun je door blijven vragen.’
__________________________________________________________________________________

Bent u op zoek naar perfecte financiële software?
Op woensdag 6 juni 2012 vindt het jaarlijks vakevenement Financial Systems plaats:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Bezoek ook Financial systems, dé vakbeurs voor financiële software. Entree is gratis voor de doelgroep. Ga direct naar financial-systems.nl
__________________________________________________________________________________

Ook de invoer van gegevens is sterk verbeterd, vindt Vermeulen. ‘Voorheen werd iets aangeleverd, en dat moest weer ingelezen of zelfs ingetypt worden. De dubbele slagen zijn er nu uit en dat levert ons veel tijdswinst op. We hebben ook bevoegdheden ingevoerd zodat mensen alle benodigde informatie voor de begroting zelf kunnen invoeren. Als ze vinden dat het goed is kunnen ze het vrijgeven. Daarmee ligt de verantwoordelijkheid waar die moet liggen.’

Een belangrijke les van het project is volgens Vermeulen dat je je moet vasthouden aan het pakket van eisen en wensen dat je in het begin van het project hebt opgesteld. ‘Natuurlijk moet je flexibel zijn als je zaken tegenkomt, maar laat je niet verleiden om te snel te veel te willen doen. Dat is bij zo’n nieuw pakket altijd een valkuil. Probeer redelijk snel neer te zetten wat je voor ogen hebt en laat mensen ermee werken, dan worden ze vanzelf enthousiast.’

Toekomst
Een ambitie van de ICT en financieel managers bij Movares is om steeds meer naar een geïntegreerd ERP-landschap toe te werken. De organisatie heeft nu Infor ERP Baan 5, Infor10 CPM en Infor10 Business Intelligence via Infor, dus dat biedt al mogelijkheden om systemen samen te voegen. Infor werkt toe naar een geïntegreerde oplossing, zodat je met gebruikersrechten toegang kunt krijgen tot de verschillende systemen op één dashboard. Het switchen tussen verschillende applicaties wordt daarmee veel gemakkelijker.

‘De wereld verandert’, concludeert De Bruin. ‘Vroeger had je voor ieder probleem een eigen oplossing, nu komt de integrale oplossing veel meer in beeld. Dat zijn trajecten die jaren duren, maar dat is wel iets wat je constant in je achterhoofd hebt als je met systeeminrichting bezig bent. De implementatie van een nieuwe tool biedt altijd kansen voor verdere integratie.’

Column Nick Fearn: Een crime of een kans?
Ieder bedrijf kent ze wel, de maandelijkse rapportages, budgetterings- en planningsprocessen. Een crime voor de een, voor de ander een noodzakelijk kwaad en een manier om het rendement uit bedrijfsmiddelen te maximaliseren. Want zelfs voor de best georganiseerde bedrijven is de snelheid, complexiteit en de wereldwijde oriëntatie van het hedendaagse zaken doen een enorme uitdaging.

Voor het goed en tijdig reageren op de niet aflatende veranderingen is het meer dan wenselijk dat ondernemingen hun kritische bedrijfsinformatie up to date hebben. Om bij te blijven moeten organisaties een stevige controle hebben over de rapportageprocessen en op verschillende manieren naar hun data kunnen kijken om snel accurate beslissingen te kunnen nemen op basis van de juiste informatie.

Maar wat doet de meerderheid van bedrijven om in deze behoefte te voorzien? Ze maken gebruik van spreadsheets. En natuurlijk voldoen programma’s zoals Microsoft Excel aan de meeste elementaire behoeften en zijn ze goed in het verrichten van simpele taken maar ze verschaffen zeker geen strategische waarde. Spreadsheets ontnemen bedrijven namelijk de mogelijkheid real-time strategische besluiten te nemen aan de hand van bijgewerkte data.

Door data-entry fouten, vertraging in de beschikbaarheid van informatie beperken spreadsheets de groei van de onderneming. En hoewel in een spreadsheet de omzet, winst en resultaten zichtbaar zijn, is men niet in staat dieper te graven om de ware toedracht en achterliggende factoren snel te achterhalen.

Alternatieven zijn performance management (PM) toepassingen. Die kritische bedrijfsfuncties analyseren en rapporteren over bijvoorbeeld financiële resultaten, de verkooptrends, winstgevendheid en budgetten waardoor er een extra dimensie wordt toegevoegd aan de manier waarop organisaties naar data kunnen kijken. Dankzij performance management applicaties kunnen bedrijven hun financiële gegevens automatisch vastleggen, beheren en consolideren, de boeken snel sluiten, betrouwbare budgetten creëren en hebben ze à la minute toegang tot accurate gegevens en gecentraliseerde rapportage.

Movares is een mooi voorbeeld van een organisatie die de kans heeft gegrepen en in meerdere gelederen profiteert van de Corporate Performance Management oplossing van Infor. Wat is het voor u, een crime? Of pakt u de kans?

Nick Fearn Regional VP EMEA Performance en Expense Management nl.infor.com

Movares
Movares Nederland is een advies- en ingenieursbureau dat oplossingen genereert in de volle breedte op de gebieden energie, mobiliteit, heavy rail, light rail, ruimtelijke inrichting, water en wegen. Movares wil hét bureau zijn van vormgevers van een bereikbare en leefbare omgeving. Dit doet het bureau door hun kennis en kunde maximaal in te zetten voor de continuïteit, veiligheid en duurzaamheid van de maatschappelijk onmisbare functies mobiliteit, energievoorziening en waterbeheer. Movares werkt met ruim 1200 professionals aan grote projecten, maar ook aan kleinere (deel)projecten en voert studies uit op het gebied van mobiliteit en inpassing. Enkele voorbeelden van grote projecten zijn de A2, station Amsterdam Centraal en het project VleuGel (Vleuten – Geldermalsen) met onder meer de aanleg van twintig light-railstations. Movares werkt aan het ontwerp en de bouw van stations, bruggen, viaducten en andere kunstwerken en ontwikkelt nieuwe concepten voor het openbaar vervoer van de toekomst.