Betere control? Beter gebruik van ERP (1)

Een serie blogs om financiële sturing te verbeteren.

BLOG – Kunt u zich in de volgende situatie herkennen? De maandelijkse financiële rapportage wordt veel later na het afsluiten van de maand gerapporteerd. Veel informatie wordt via Excel sheets verstrekt. Er ontstaat discussie over wat er nu wel of niet in de gerapporteerde resultaten zit. Soms halen managers eigen lijstjes erbij om de situatie te begrijpen.

Door Ir. Walter Cordia RC. Hij is als associé verbonden aan Kruger Interim Management en is actief als financieel adviseur, financieel (project) manager of CFO binnen het MKB. Daar verbetert hij de financiële sturing.

Het zal duidelijk zijn dat een dergelijke situatie niet zal leiden tot de juiste operationele acties. Onze praktijk wijst echter helaas uit dat het belang van sturingsinformatie onvoldoende wordt onderkend. Er wordt hierbij niet gedoeld op de rapportage zoals de accountant die controleert; het gaat om de praktische bedrijfseconomische sturingsinformatie die u als ondernemer nodig heeft om de koers van uw onderneming te bepalen. Onze ervaring is dat door een betere inzet van mensen, werkprocessen en IT op korte termijn forse verbeteringen kunnen worden gerealiseerd.
In deze korte serie volgt een stappenplan om de financiële sturing binnen een organisatie te verbeteren.

1   De basis op orde brengen en het (ERP-) systeem juist gebruiken

In de meeste bedrijven waar we komen is een of andere vorm van een (Enterprise Resource Planning / ERP-) systeem aanwezig. Vaak wordt het systeem niet gebruikt zoals de bedoeling is, waardoor gebruikers gegevens buiten het systeem gaan vastleggen om toch de benodigde informatie te krijgen.

Om op korte termijn te kunnen verbeteren en uiteindelijk te komen tot één versie van de waarheid is het raadzaam om de basis tegen het licht te houden en waar nodig een aantal acties te ondernemen:

• Het (ERP-) systeem zoveel mogelijk gebruiken zoals het bedoeld is en proberen handmatige workarounds te voorkomen.
• Aanwezige achterstanden wegwerken. Deze leiden tot extra werk en onnodige fouten.
• Procedures waar nodig aanpassen. Bij een bedrijf zaten in de rapportage veel verrassingen in de kosten. Wat bleek: crediteuren werden pas ingeboekt na goedkeuring door de verantwoordelijke managers en werden tot die tijd buiten de boekhouding gelaten. Een simpele aanpassing van de procedure leidde tot een forse verbetering in de rapportage.
• Waar nodig het (ERP-) systeem opschonen. Bij een bedrijf waar de projecten niet administratief werden afgesloten was het zicht op het onderhanden werk erg lastig.
• Waar mogelijk handmatige schakels en dubbele invoer elimineren om fouten te verminderen en meteen ook de efficiency op de administratie te verhogen.

In deel 2 gaan we de huidige maandelijkse rapportages verbeteren, verdiepen en waar nodig aanvullen.
Daarna volgen stap 3 en 4, een start maken met de rapportage van relevante business indicatoren en verbeteren van de planning en control cyclus.

In het laatste deel kijk ik naar stap 3 en 4, hoe een start te maken met de rapportage van relevante business indicatoren.