10 onmisbare productiviteitstools voor professionals

Lees ook: 9 technieken van de productiviteitsninja

Online tools kunnen ons daarbij helpen, vertelt Marcel van den Berg van Think Productive. “Het leven is gecompliceerder dan ooit en we moeten veel ballen in de lucht houden. Om rust in je kop te houden kunnen tools een uitkomst bieden, maar ik zeg altijd ‘psychologie gaat voor technologie’”. Daarmee doelt Van den Berg op de noodzaak om vooraf duidelijk te hebben wat je met een tool wilt doen, waarvoor en hoe je hem gaat gebruiken. “Anders loop je hopeloos vast. Een tool kan niet het denkwerk voor je doen, maar kan alleen helpen als je precies weet wat je ermee wilt bereiken.”

Tweede brein
In het denkmodel waar Van den Berg vanuit gaat, is het van belang om ervoor te zorgen dat je  niets in je hoofd vasthoudt. We onthouden namelijk vaak veel te veel onnodige informatie die energie opslurpt. “Je denkt: ‘ik moet straks nog even m’n moeder bellen, nog even dit kopen’. Je houdt het in je hoofd, maar die kan het niet managen, waardoor je achter de feiten aanloopt. En juist als je wilt ontspannen denk je: ‘shit dat had ik moeten doen’. Om dat te voorkomen kun je bijvoorbeeld tool gebruiken om je persoonlijke workflow te verbeteren.” Tools die zo’n ‘tweede brein’ van je vertegenwoordigen kunnen die ruimte in je hoofd bieden, zodat je later, op momenten dat het jou uitkomt, aan bepaalde taken wordt herinnerd.

Zero inbox
Een ander gebied waarop veel effectiviteitswinst is te behalen is in het gebruik van e-mail. “Je moet voorkomen dat je mailbox niet het centrale dashboard wordt van waaruit je geleefd wordt”, vertelt Van den Berg. “Het is van belang dit goed in te richten en ik zou aanraden met een lege inbox te werken, zoals Merlin Mann eind jaren ’90 met zijn zero inbox voorstelde. Hij concludeerde dat het voor kenniswerkers nu extreem belangrijk is een goed systeem, een goede structuur voor het behandelen van e-mail te hebben omdat je er anders onnodig veel tijd aan besteedt. Je bent ook reactief aan het werken: je pakt op wat er als eerste binnenkomt, waardoor je vaak het grotere geheel mist. En belangrijk: probeer het aantal keren per dag dat je je mail checkt zo klein mogelijk te houden.”

Effectief vergaderen
Een derde tak van sport waar mensen productiever kunnen worden is op het gebied van vergaderen. “Het draait hier uiteraard niet alleen om het gebruik van tools, aangezien effectief vergaderen ook in bijvoorbeeld de manier waarop je vergadert zit, het hoe en waarom”, concludeert Van den Berg. “Maar het is wel verstandig om vergaderstukken overzichtelijk bij elkaar te houden via apps of digitale archieven. Zelf heb ik ook verschillende notitieboeken voor vergaderingen, waar ik alvast zaken in opschrijf die me te binnen schieten, of waar ik bestanden in hang die ik tijdens vergaderingen wil delen.”

10 onmisbare productiviteitstools
Van den Berg ziet dat effectiviteitstools steeds volwassener worden en zich doorontwikkelen. Met name de grote aanbieders maken een inhaalslag. “Microsoft is bijvoorbeeld goed bezig met het ontwikkelen van producten om de effectiviteit te vergroten en je ziet ook steeds meer en betere integratie. De startups die nieuwe diensten lanceerden worden door de grote spelers overgenomen, of ze worden geïntegreerd in de grote zakelijke oplossingen. Onlangs kreeg ik een demonstratie van de Service Hub van Microsoft. Een vergadertool wat eigenlijk een groot whiteboard-scherm is waarop je ook Office documenten kunt openen, kunt videobellen, een scherm kunt delen, noem maar op. En aan het eind krijgen alle deelnemers met één druk op de knop toegang tot alle informatie uit de vergadering.”

Maar de kern blijft dat de tool slechts een hulpmiddel is, het ligt aan de gebruiker of ze ook de productiviteit bevorderen. “Het gaat niet om tools, maar om routines en gewoontes. De kern die erachter zit is gedragsverandering, een punt wat ook veel aandacht krijgt in de trainingen die wij geven.”

De top-10 van productiviteitstools volgens Marcel van den Berg:

1. Captio

Een slimme manier om jezelf te mailen. Je hoeft alleen de app te openen en kunt meteen typen. Het wordt meteen naar een vooraf ingesteld e-mailadres gestuurd.

2. Braintoss

Doet ongeveer hetzelfde als Captio, maar je kunt naast het typen van berichten ook foto’s maken en audiobestanden opnemen. Handig voor als je bijvoorbeeld in de auto zit en een goed idee niet meteen kunt verwerken. 

3. Todoist

Een gebruiksvriendelijk ‘tweede brein’. Je kunt het inrichten op basis van projecten, taken en deadlines en alles erin managen en niet onbelangrijk: het werkt op alle platformen en systemen, waardoor je er altijd bij kunt.

4. Nozbe

De Rolls Royce onder de takenlijsten. Veel mogelijkheden om binnen de tool in teams te werken aan gezamenlijke projecten, taken te delegeren en makkelijk bestanden en opmerkingen te delen. Integreert ook goed met Dropbox en Office 365.

5. Inbox

Een tool gekoppeld aan Gmail die helpt om je emails te managen. Bijvoorbeeld om mails uit te stellen om later te behandelen en taken toe te voegen aan je inbox Moet je over een week terugkomen op een mailtje? Stel hem dan zo in dat je op het moment dat het jou uitkomt een melding krijgt dat je actie moet ondernemen.

6. Evernote/OneNote

Belangrijke tools om aantekeningen bij te houden en vergaderdocumenten in bij te houden. Met Evernote kun je bijvoorbeeld heel makkelijk screenshots knippen en toevoegen aan (vergader)mappen, zodat je snel relevante informatie kunt opslaan en delen.

7. 1Password

Al je wachtwoorden bij elkaar waardoor je maar één (ingewikkeld) wachtwoord hoeft te onthouden. Nooit meer hetzelfde wachtwoord gebruiken voor verschillende accounts én nooit meer eenvoudige wachtwoorden opgeven met hulp van de wachtwoord-generator die in de tool is ingebouwd.

8. Pomodoro

Voor de echte effectiviteitsninja zijn er talloze apps die als een kookwekker werken. 25 minuten knallen en daarna vijf minuten pauze als beloning. Onmisbaar voor wie van scrummen, sprints en het agile werken houdt.

9. Phrase express/Text Expander

Met deze app kun je hele lappen tekst vervangen door een simpele code. Afsluitingen van e-mails, of hele standaarde-mails die je vaak moet gebruiken kunnen door een simpele lettercombinatie tevoorschijn worden getoverd. Ook handig om die verrekte IBAN-nummers snel tevoorschijn te toveren.

10. Toggle

Deze tool geeft je inzicht in je tijdsbesteding. Op een eenvoudige manier kun je bijhouden waar je de hele tijd mee bezig bent waardoor je snel kunt analyseren hoe je nog effectiever kunt worden. Enige voorwaarde: wel eerlijk invullen!