Best Practices voor het maken van een effectieve liquiditeitsprognose

Balans- en resultatenrekening zijn goede instrumenten voor cash- en liquiditeitsmanagement, maar een goed gemodelleerde cash flow forecast is eigenlijk onmisbaar. Toch ontberen de meeste ondernemingen een dergelijk overzicht, omdat de cash flow forecast niet automatisch uit het ERP systeem tevoorschijn komt. Indien er wel een cash flow prognose aanwezig is, dan wordt deze veelal in Excel gemaakt. Tony de Jonker deelt zijn best practices.

Algemene Richtlijnen

Directe en indirecte methode
U kunt op twee manieren een cash flow forecast maken, namelijk:
• Directe methode
• Indirecte methode

De indirecte methode wordt veelal gebruikt in het kader van de periodieke (maand-kwartaal-jaar) rapportages, waarbij de staat van herkomst en besteding der middelen afgeleid wordt aan de hand van de lopende resultatenrekening en de balansen van de huidige periode en vorige periode. Een dergelijke staat wordt ook opgesteld om te voldoen aan wettelijke voorschriften. Daarnaast zullen analisten deze methode hanteren om de financiële gang van zaken bij een bedrijf over meerdere jaren te kunnen analyseren.

De directe methode gaat uit van ontvangsten en uitgaven en is direct gerelateerd aan de mutaties die invloed hebben op het banksaldo.

De indirecte methode kan alleen cijfers per maand opleveren, aangezien de rapportage ook veelal maandelijks geschiedt.

Voor het effectief kunnen beheren van de cashflow is een frequentie van een maand niet voldoende. Hier dient wekelijks (soms dagelijks) de vinger aan de pols te worden gehouden. Dit kan het beste geschieden door middel van de directe methode. Voor niet-financieel geschoolde collega’s is deze methode bovendien eenvoudiger te begrijpen. Gelukkig is het mogelijk om vanuit de indirecte methode een koppeling te leggen naar de balans en resultatenrekening, indien zulks nodig wordt geacht voor presentaties richting accountant en bankier.

Kasstroomcyclus
Nog voordat u gaat beginnen met het opstellen van een liquiditeitsprognose is het aan te bevelen om inzicht te krijgen in de variabelen en aanjagers die invloed hebben op de feitelijke kasstromen. Welke factoren leiden tot ontvangsten en welke tot uitgaven? Deze vraag kan alleen worden beantwoord door te kijken naar het bedrijfsproces welke onlosmakelijk verbonden is met de aard van de activiteiten en het bedrijfstype.

Bij een productiebedrijf ontstaan ontvangsten door middel van gefactureerde omzetbedragen en uitgaven vinden plaats die betrekking hebben op aankoop grondstoffen, salarissen en andere ondersteunende activiteiten (overhead). In het geval van een onderwijsorganisatie zullen de binnenkomende kasstromen afhankelijk zijn van het aantal leerlingen en bijbehorende docenten. Om het geheel inzichtelijk in beeld te krijgen, kunt u het proces het beste schematisch in kaart brengen, zoals in het volgende figuur afgebeeld.

Communicatie met afdelingen
Betrek alle relevante afdelingen van het bedrijf voor het verkrijgen van schattingen van toekomstige cijfers. Maak daartoe per afdeling of per soort uitgaven/ontvangsten een uniform formulier gereed, die de daartoe bevoegde functionarissen kunnen invullen. Zodoende wordt een volledig overzicht verkregen over mogelijke uitkomsten en kunnen ze worden gerangschikt in volgorde van belangrijkheid. De controller/administrateur dient de cijfers wel op relevantie en aanvaardbaarheid te toetsen. Prognoses dienen conservatief te worden opgesteld, zodat u zich niet te rijk rekent.

Volgordelijkheid en afhankelijkheid van uitgaven/ontvangsten
Bepaal de volgordelijkheid en afhankelijkheid van uitgaven en ontvangsten. Er is bijvoorbeeld een relatie te onderkennen tussen transacties en de BTW aangifte met het daarbij behorende aangiftebedrag. Voor achtergestelde leningen gelden bepaalde voorwaarden genoemd in de leningsovereenkomst waarin geregeld wordt wanneer de lening dient te worden terugbetaald. Het aantal te produceren eenheden heeft invloed op de in te kopen grondstoffen en te plannen manuren.

Periodieke posten en stamtabellen
U dient een historische database bij te houden van uitgaven en ontvangsten, zodat deze gebruikt kan worden voor het ontwikkelen van betrouwbare cijfers in het geval van periodiciteit. Hierbij kan de 80/20 regel worden toegepast om de belangrijkste posten op te sporen. Aan de hand van historische cijfers kunt u tevens stamtabellen met termijnen opzetten voor zowel betalingen, ontvangsten en voorraad. Ook kunt u een tabel opzetten met kansen op onvolledige ontvangsten (dubieuze debiteuren).

Bijstellen prognose
U dient de schattingen maandelijks bij te stellen en te vergelijken met de realiteit. Bij grote afwijkingen in uitgaven en ontvangsten dient er wekelijks te worden gemonitord.

Keuze softwareprogramma
Voor het maken van een liquiditeitsprogramma heeft u de keuze tussen een speciaal softwarepakket en Excel. Voor sommige bedrijven kan de keuze voor een softwarepakket interessant zijn. Ervaring leert echter dat het maken een cash flow forecast een maatpak vereist. Elk bedrijf heeft haar speciale variabelen en wensen die uitstekend in Excel gemodelleerd kunnen worden. Het voordeel is ook dat u de onderlinge relaties beter doorziet door te denken in modellen.

Richtlijnen voor het maken van een rekenmodel
Een effectieve liquiditeitsprognose in Excel is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
– Het model is inzichtelijk
– Het model heeft weinig onderhoud nodig
– Het model kan – indien nodig – gemakkelijk worden uitgebreid

Om dit te bereiken gaan we uit van de volgende Excel technieken:

Input dient te worden gescheiden van bewerking en output
Idealiter wordt input in een separaat werkblad bijgehouden en bevat platte data. Hierin komen geen formules voor.  Deze gegevens kunnen afkomstig zijn uit andere werkmappen. Denk hierbij aan de verschillende standaardwerkbladen die intern door verschillende functionarissen zijn ingevuld. Ook is het mogelijk dat de data afkomstig is uit het ERP systeem. Naast deze transactiegericht inputbladen zijn er ook parameterbladen waarin variabelen worden bijgehouden zoals betaal/ontvangsttermijnen per type crediteur/debiteur en stamlijsten (type rapportage, termijn).

De bewerkingsbladen kunnen de gegevens in verdichte vorm berekenen/opzoeken en samenvatten. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van: draaitabellen en speciale sommeringsfuncties (SOM.ALS, SOMMEN.ALS, DBSOM) en opzoekfuncties (INDEX, VERGELIJKEN, VERT.ZOEKEN, VERSCHUIVING). De output bevat formules om de gegevens dynamisch te kunnen weergeven.  Tevens bevat de output keuzelijsten om een bepaald jaar en maand te selecteren. Hier is een voorbeeld van een outputrapportage met een consistente en rustige lay-out.

Daarnaast kunt u ook een dynamische grafiek aanmaken die het actuele en geprognotiseerde banksaldo weergeeft:

Aparte modellering per type transactie
Elk type transactie zal in een apart werkblad moeten worden gemodelleerd. Hierbij kunt u het volgende onderscheid in aanbrengen:
• Ontvangsten uit hoofde van gefactureerde bedragen
• Eenmalige uitgaven gebaseerd op betaaltermijnen per soort uitgave of crediteur
• Periodieke uitgaven
• Investeringsuitgaven
• Leningen
• BTW aangiften

Database structuur
Zorg ervoor dat de input een consequente databasestructuur heeft. U kunt bijvoorbeeld de volgende kolommen gebruiken: datum, rubriek, bedrag.  Vanaf Excel 2007 kunt u een dergelijke database structuur omzetten in een Excel tabel (Invoegen -> Tabel).

Standaardopmaak (Celstijlen)
Maak gebruik van de standaard celstijlen, zoals ze voorkomen in de standaardinstelling bij Excel 2010 (Start -> Stijlen -> Celstijlen):

Het voordeel moge evident zijn: de cellen in de bladen zijn gemakkelijk te herkennen aan de kleur, waardoor het rekenmodel inzichtelijk wordt.

Inzichtelijke formules
Om formules inzichtelijk te houden verdient het aanbeveling om gebruik te maken van:
• Bereiknamen: elke cel of groep van cellen kan een naam worden toegekend (Formules -> Namenbeheer)
• Dynamische formules: een dynamische formule is zodanig geconstrueerd dat deze uniek is en kopieerbaar naar rechts- en ondergelegen cellen.
• Meerdere tussenstappen via hulpcellen om de uiteindelijke formule leesbaar te houden

Voorwaardelijke opmaak
Maak gebruik van voorwaardelijke opmaak om nadruk te leggen op bepaalde uitkomsten (Start -> Voorwaardelijke opmaak).

Hyperlink
Om snelle navigatie tussen bladen mogelijk te maken verdient het aanbeveling om gebruik te maken van Hyperlinks.

Tony De Jonker (Finance support – Excel ontwikkelaar – trainer. dejonker@worldmail.nl) helpt bedrijven met specifieke kennis op het snijvlak van Business & Finance en het ontwikkelen van Office applicaties. Hij heeft meer dan 34 jaar werkervaring en tot zijn cliënten behoren gerenommeerde nationale en internationale bedrijven, waaronder de Sociale Verzekeringsbank, Genzyme, Novo Nordisk, Provincie Zuid-Holland, Gemeente Zaanstad, Gemeente Heerlen, Shell en Rotterdam World Gateway. De Jonker is tevens docent voor de cursus Effectieve liquiditeitsprognoses met Excel van Alex van Groningen.