Besparen met inkoop; sourcing, leverancier- en contractmanagement

Voor bedrijven is het in de huidige tijd meer dan ooit noodzakelijk om inzicht te hebben in verplichtingen ten aanzien van de leverancier. Goed leveranciersmanagement, maar ook sourcing en contractmanagement zijn bij uitstek het terrein waar een financial het verschil kan maken. Zeker wanneer de fragmentatie binnen ondernemingen toeneemt, bijvoorbeeld bij het bestaan van een aantal zuster- of dochterondernemingen, zijn er al snel besparingen te behalen door synergievoordeel. Dankzij inkoop kan de financial een belangrijke meerwaarde voor zijn of haar bedrijf vormen.

Een deel van de winst is te vinden in het operationele, dus purchase-2-pay-proces en een ander deel in de contractbeheerfunctie. Er zijn genoeg voorbeelden van driejarige contracten voor een glazenwasser, die maar door hobbelen zonder dat de glazen ooit gewassen worden. Wanneer je inzicht hebt in je verplichtingen, dan kun je daar tijdig actie op ondernemen. Want let je niet op, dan zit je voor je het weet vast in de verlenging van een ongewenst contract.

Sourcing
De meerwaarde van inzicht start al in het aanbestedingsproces. Belangrijke aandachtspunten voor met name de publieke sector zijn rechtmatigheid van uitgaven en het kunnen verantwoorden van gemaakte keuzes. Het perspectief van de accountant en de controlefunctie in de organisatie is in belang toegenomen. De accountant zal zich niet inhoudelijk bemoeien met de rechtmatigheid van een uitgave, maar wel hoe een organisatie tot deze uitgave is gekomen. Ook in de private sector willen steeds meer controllers weten of een inkoopproces gedegen is verlopen. Inkooptooling kan helpen om te laten zien dat het proces op een goede manier is doorlopen en dat beslissingen niet ‘op de achterkant van een bierviltje’ zijn overeengekomen. De traceerbaarheid verbetert en daarmee ook de kwaliteit van het proces.

Met inkooptooling is het ook steeds eenvoudiger om meer partijen uit te nodigen voor het uitbrengen van een offerte. Waar nog niet zo heel lang geleden meer dan twee partijen voor veel extra papierwerk zorgden, maakt het nu niet meer uit of het één kandidaat is, twee of tien. Dit betekent meer concurrentie en een grotere kans op een betere deal. Vroeger leverde het weleens gemor op als een afdeling voor een bepaalde aankoop ‘langs inkoop’ moest, maar nu is het voor inkoopmanagers ook gemakkelijker om hun meerwaarde aan te tonen, doordat zij zo’n gereedschapskist bij zich hebben.

Contractmanagement
Niemand wil betalen voor iets dat hij niet krijgt. Op zich heel logisch natuurlijk, maar dit vergt inzicht in bestaande contracten. Deels valt het actief managen van contracten in het purchase-2-pay traject, de samenwerking met operationele inkoop. Om dit efficiënt te kunnen doen is het belangrijk dat het contract niet alleen in een stoffige archiefkast blijft liggen, maar ook elektronisch ontsloten is. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid er financiële controleprocessen op los te laten, waarmee een organisatie bijvoorbeeld een stilzwijgende contractverlening van software kan voorkomen. Voer je hier geen actief contractbeheer op, dan loopt het al snel in de papieren. Bekend voorbeelden van productcategorieën waar dat vaak mee gebeurt zijn softwarelicenties en lopende raamcontracten voor software.

Enerzijds is er de borging van risico’s in het systeem binnen het kader van controle en leveranciersmanagement, maar anderzijds moet de financial ook aan zijn organisatie laten zien dat hij in control is. Dat is zeker een noodzaak als er iets ingrijpends met het bedrijf gebeurt, zoals een verkoop of opsplitsing. In zo’n situatie moet de data snel te ontsluiten zijn. Zichtbare data is ook nuttig bij het maken van een afgewogen keuze tussen het opzetten van een nieuwe tender en het beter uitnutten van een bestaande overeenkomst. Met name decentraal georganiseerde bedrijven maken vaak slecht geïnformeerde aanbestedingsbeslissingen. Dus hoe gefragmenteerder het bedrijf, hoe groter de winst die hier te boeken is.

Leveranciersmanagement
Een betrekkelijk nieuw gebied is leveranciersmanagement. Veel organisaties roepen dat zij hier al mee bezig zijn, maar dat is vooral op individueel niveau wanneer een bepaalde leverancier extra aandacht nodig heeft. Het gestructureerd managen van het volledige leveranciersbestand is iets heel anders. Zeker bij grote bedrijven is het de een opkomende trend. Vooral de industriesector, waar men met lange ketens en complexe risico’s werkt, is op dit gebied al ver. De grote zeebeving bij Japan heeft het afgelopen jaar voor vele organisaties gevolgen gehad en de noodzaak tot het managen van risico’s in de toeleveringsketen aan het licht gebracht. Een ander voorbeeld is het uitvoeren van health checks op leveranciers. Deze moeten het risico verkleinen dat je na vooruitbetaling nooit geleverd krijgt, doordat de leverancier intussen failliet is gegaan. Risico’s volledig uitsluiten is uiteraard onmogelijk, maar goed leveranciersmanagement heeft tot doel om risico’s inzichtelijk te maken en zo beter te kunnen controleren.

Een ander onderwerp binnen leveranciersmanagement zijn moeder-dochterstructuren van leveranciers, waar vaak geen goed zicht op bestaat. Een bedrijf kan bijvoorbeeld vanuit verschillende landen met bepaalde leveranciers werken, die in de praktijk tot hetzelfde concern blijken te behoren. Als je dat in beeld hebt, dan kun je door bundeling tot een betere onderhandelingspositie komen en tevens tot een betere controle over je toeleverancier. Een simpel voorbeeld is het aankopen van Microsoft-licenties in tien verschillende landen, telkens voor de hoofdprijs. Het is dan niet zo ingewikkeld te veronderstellen dat een bundeling van de inkoop een korting kan opleveren.

Sturende rol
Finance heeft een sturende rol in het zichtbaar maken van besparingspotentieel. Veel gebeurt weliswaar bij inkoop, maar inkoop geeft uiteindelijk het geld niet uit. Dat is de business. Finance kan in de board haar invloed gebruiken door inkoop op de kaart te zetten en het belang van sourcing, contractmanagement en leveranciersmanagement te onderstrepen. Dit heeft een positief effect in het verminderen van risico’s en het beter benutten van kansen. Hoewel dit in veel organisaties inmiddels aanzienlijk verbeterd is, heeft inkoop van oudsher moeite om zichzelf te profileren. De financial kan de drijvende kracht zijn door de meerwaarde aan te tonen en druk naar de eigen organisatie uit te oefenen.

Arnaud Honée is oprichter en directeur van Commerce-Hub, leverancier van inkoopsoftware. Commerce-hub biedt een compleet pakket aan producten en diensten voor de inkoopwereld. Alle oplossingen van Commerce-hub zijn erop gericht het inkooppotentieel volledig te benutten. Zonder uitzondering zijn zij gebaseerd op de laatste denkbeelden op het gebied van inkoop, de mogelijkheden van de nieuwste technologie en de dagelijkse ervaringen bij vooruitstrevende klanten en partners.