Besparen? Automatiseer om te verbeteren!

Door Bouko de Groot.

Welke processen kan en moet je gaan automatiseren binnen de organisatie? Dat was de vraag waar controllers duidelijkheid over wilden, tijdens de round table over robotics op de Leadership in Finance Summit 2019.

Mediator Shak Akhtar, SVP/Customer Experience Officer bij sponsor Redwood, ziet drie vereisten om eerst eens te kijken welke deelprocessen voor automatisering in aanmerking komen:

1. het moet een herhalend proces zijn,
2. met elektronische input en
3. een vast omlijnde set van activiteiten.

“Dat omvat een groot deel van finance, zo'n 60 tot 80 procent,” aldus Akhtar. “Wellicht dat iemand dat te veel vindt, goed, laat het dan 50 procent zijn, dat is nog steeds de helft van alle rollen, dat is een enorm groot automatiseringsdoel.”

Hij waarschuwt om niet de Standard Operating Procedures als uitgangspunt te nemen voor een robotizeringsproject. “Die zijn meestal achterhaald. Dus als je een nieuw project start, betrek dan vanaf het begin de subject matter experts erbij. Dat is echt belangrijk: zij zijn de mensen die het doen en de echte operating procedures door en door kennen.”

Akhtar bevestigt dat automatisering vooral gedreven wordt door FTE-besparing. “Kijk echter niet naar feitelijke banen die zo bezuinigd kunnen worden, maar naar het percentage FTE per rol.” Dat levert namelijk extra voordelen op:

• per rol is er meer tijd beschikbaar voor motiverend, inzichtelijk werk;
• de extra data die door automatisering beschikbaar komt, maakt het mogelijk de rol te benchmarken voor toekomstige verbeteringen;
• een veel hogere kwaliteit van control.

Hij merkt dan ook weinig van de verwachte grote veranderingen in finance rollen. “We zien echter wel veel meer control: de rol is hetzelfde, maar veel meer tijd wordt besteed aan feitelijke control.”

Succesvol automatiseren door te motiveren

Een groot voordeel van automatisering zit in het weghalen van de vertragende menselijk factor: die cijfers van HR hoeven niet langer gegeven te worden door de HR-manager, die nu net in vergadering zit, maar zijn nu binnen een milliseconde opgevraagd en verwerkt. Een veel groter voordeel is, zoals gezegd, dat hierdoor tijd vrijkomt voor echt belangrijke zaken, en “dat maakt de baan interessanter voor jong talent,” aldus Akhtar. Een aanwezige bevestigt dit vanuit de eigen ervaring: de focus van automatiseringsprojecten moet liggen op het motiveren van de mensen, zodat ze gaan van “dankzij dit project kan ik mijn baan verliezen” naar “dankzij dit project wordt mijn saaie baan weer interessant.”

Voordat een project van start gaat, adviseert dezelfde expert, moet eerst een roadmap gemaakt worden met waardecreatie als doel. Het uitgangspunt daarna is om de rollen en processen die het minste waarde toevoegen te automatiseren. “Zo hebben we 40 processen geselecteerd. Daarvan hebben we er nu vijf gedaan, waarvan er drie zijn mislukt, maar die andere twee zijn een groot succes. Met de lessen die we uit die vijf hebben geleerd, gaan we verder met de volgende groep.” Zijn derde tip voor success is om het geld dat wordt uitgespaard door de nieuwe automatisering, terug geïnvesteerd wordt in dezelfde afdeling, op die manier blijven de mensen echt gemotiveerd.

De take-away: om voor automatisering in aanmerking te komen dient er sprake te zijn van een herhalend proces met elektronische input en een vast omlijnde set van activiteiten. Behalve FTE- besparing zit de winst daarvan vooral in meer tijd voor motiverend, inzichtelijk werk, te benchmarken voor toekomstige verbeteringen en een veel hogere kwaliteit van control.

Alle verhalen van de Leadership in Finance Summit 2019 voor u op een rij gezet.

(foto's Jasper Juinen)