Back to Power Pivot

Lees ook: Transformeer jouw Excel model

In 2010 werkte ik al meer dan 10 jaar met Excel. Eerlijk gezegd had ik het wel een beetje gehad. Ik dacht dat ik alles in Excel had gezien. Hoe mis had ik het! Power Pivot werd geïntroduceerd in Excel. En wat voor een verandering bracht dit met zich mee.

In Excel 2010 was Power Pivot beschikbaar in iedere versie van Excel. Een kwestie van de invoegtoepassing downloaden, installeren en gaan. Those were the days! Maar, tot de verbijstering van alle Power Pivot liefhebbers, gebeurde in Excel 2013 iets dramatisch. Power Pivot werd verbannen naar de duurste versie van Excel. Na Power Pivot kwam Power Query in Excel binnen en werd na 3 jaar een vast onderdeel van alle versies van Excel, waar niets voor wordt gerekend. Het kloppende hart van de Big Data echter bleef alleen beschikbaar in de duurste Excel versies. Maar nu heeft Microsoft Power Pivot gerehabiliteerd! Vanaf Excel 2019 is Power Pivot in iedere versie van Excel beschikbaar. Gerechtigheid en de vlag mag uit!

Waarom vind ik Power Pivot zo belangrijk? Wel, het brengt jouw rapporten en analyses echt naar een ander niveau. In afbeelding 1 zie je het aantal rijen van een tabel in Excel Power Pivot. Oeps, meer dan 2 miljoen rijen? Ja hoor, dat gaat gemakkelijk. Ooit in Excel een groot bereik gesorteerd? Kan even duren, nietwaar? Sorteer de 2 miljoen rijen in Power Pivot en klaar binnen een halve seconde. Vergeet die koffie maar, daar heb je vanaf nu de tijd niet meer voor.

Dat verandert jouw manier van rapporteren. Kijk maar naar afbeelding 2. Wat zie je hier? Wel we kijken hier naar de verkoop per valuta. Maar niet ingedeeld per maand (hoewel dat best kan), maar de verkopen in 2015 met daarnaast de verkopen van 2014 en het verschil. Analyses gaan niet meer over maanden, maar over jaren! Probeer dat maar eens in de good old standaard Excel. Zeker, je doet dat door de gegevens van de jaren in stukjes te breken en in verschillende werkbladen in te voegen.  Zoals je ziet in afbeelding 3, bevat de tabel van het jaar 2015 al 883.386 rijen. Die tabel laad je best wel in Excel, geen probleem, maar als je daarna berekeningen wilt uitvoeren? En dan over gelijkwaardige tabellen van ieder jaar? Wel, dan heb je weer tijd om koffie te gaan drinken.

De conclusie is niet anders dan dat je met Power Pivot de mogelijkheid bezit om echt met Big Data in Excel te werken. Maar wie gaat hiervan profiteren? Natuurlijk, uiteindelijk de hele organisatie. Maar controllers en financieel managers zijn de voorlopers om de nieuwe mogelijkheden te introduceren en uit te proberen. 

Bekijk het dashboard van ons voorbeeld. In de meeste organisaties komt deze analyse eens per jaar beschikbaar, gebruikelijk bij de opstelling van de jaarrekening. Natuurlijk versterkt een proefbalans uit de boekhouding je dit soort informatie. Maar dit soort overzichten zijn gebaseerd op grootboekrekening nummers en zijn minder in staat om analyses over bijvoorbeeld producten te maken. Omdat dit soort tabellen, nadat je ze in Excel hebt gemaakt, automatisch werken, ververs je dit dashboard per dag of desnoods per uur. Je bent direct op de hoogte bent van de veranderingen. 

Grotere organisaties hebben dit soort analyse wel beschikbaar, maar bekijk even de verschillen tussen een speciaal gebouwd dashboard en jouw Excel dashboard. Het model voor deze blog heb ik minder dan een half uur gebouwd. Goed, toegegeven, ik ben een gevorderde Excel gebruiker. Maar toch, sla je een minder gevorderde Excel gebruiker bent kost het bouwen je misschien een dag. Dat is dit nog een fractie van de tijd en de kosten die een externe consultant hiervoor rekent. En wil je hier andere dashboards van maken, dan doe je dat zelf. Geen dure consultant, waarop je moet wachten en die jouw vraagstelling niet begrijpt. En bedenk, heb je wel budget voor externe consultants?

Er zijn nog zo veel argumenten waarom ik vind dat je Power Pivot moet leren kennen. Bijvoorbeeld de hoeveelheid berekeningen en daarmee de beheersbaarheid van ons voorbeeld dashboard. Schrik niet, het dashboard in afbeelding 2 is gebaseerd op maar drie berekeningen. In afbeelding 4 zie je berekening van de verkoop, in afbeelding 5 zie je de berekening van de verkoop van vorig jaar en in afbeelding 6 staat de berekening van het verschil tussen de jaren. Drie berekeningen, die je eindeloze hoeveelheid invalshoeken geeft om op andere manieren, dan die je gewend bent, te rapporteren. Voeg daar snelheid en beheersbaarheid aan toe. Wie wil dat niet?

Henk Vlootman is founder en CEO van Quanto. Hij geeft sinds 1994 Excel en Power BI trainingen aan managers over de gehele wereld. Vanaf 2013 ontving Henk jaarlijks de Microsoft MVP (Most Valuable Professional) award. Henk is de auteur van ‘Excelmodellen voor financiële economische informatie’ en ‘ExcelLeren, de Vlootman methode in de praktijk’ Tijdens Excel en Power BI congressen en conferenties is hij een gewaardeerd spreker. Henk is voorzitter van de stichting Power BI gebruikersgroep Nederland