Automatisering in het kader van de audit – lastige tijden voor auditpraktijk

In een artikel van Jeroen Piersma in Het Financieele Dagblad staat te lezen dat er onder druk van grote institutionele beleggers specifiek in het kader van het jaarverslag en de controleverklaring het een en ander gaat veranderen onder de vlag van koepelorganisatie Eumedion: “Concreet vraagt Eumedion om een controleverklaring waarin de accountant aandacht schenkt aan de risico’s op materiële fouten in de jaarrekening. Bovendien moet de accountant ook vertellen welke grenzen hij aanhoudt voor een materiële of niet-materiële afwijking en wat de reikwijdte is van zijn controle. Bij dit laatste punt gaat het om de vraag wanneer de accountant vertrouwt op informatie die het bedrijf aanlevert en wanneer hij zelf onderzoek doet.” 

In dit kader dient de accountant natuurlijk te worden voorzien van de meest courante en up-to-date informatie betreffende de financiële en fiscale posities. Een antwoord van de controller van een onderneming in de geest van ‘dit moet ik eens even gaan uitzoeken’ is gezien de huidige stand van automatisering eigenlijk niet meer van deze tijd. Men wil nú antwoorden, niet nadat de controller eerst drie dagen een veelvoud aan spreadsheets heeft doorgeakkerd en aan elkaar geknoopt.

De accountantscontroleleer draait om de vraag hoe het accountantscontrolerisico zo veel mogelijk kan worden beperkt. Met accountantscontrolerisico wordt bedoeld het risico dat een accountant ten onrechte een goedkeurende controleverklaring verstrekt of dat er zaken met een materieel belang over het hoofd zijn gezien. Met materialiteit wordt gedoeld op zaken die procentueel dermate groot zijn dat ze ertoe doen. 

Een onderdeel van het accountantscontrolerisico is het zogeheten ‘interne controlerisico’. Dit risico houdt in dat de onderneming (door bijvoorbeeld suboptimale processen voor interne controle) niet in staat blijkt onjuistheden die van materieel belang zijn tijdig op te pikken en te herstellen. Het zogeheten detectierisico (pikt de accountant de materiële fout op) laat zich onderverdelen in een steekproefrisico en een ontdekkingsrisico. Deze risico’s zien beide op het onvermogen van de accountant om, als er zich een materiële fout voordoet en het interne controlerisico zich manifesteert, deze fout op te pikken en er verdere vragen over te stellen. 

Uiteraard kan het detectierisico nooit tot nul worden teruggebracht; er kunnen slechts maatregelen worden genomen om het zo veel mogelijk te minimaliseren. Na het inwinnen van dieper gaande informatie kan de accountant tot correctie besluiten, tot vermelding bij het controlerapport of zelfs tot weigering om het jaarverslag goed te keuren. Om de jaarafsluiting en het eindejaarsproces inclusief de audit goed te laten verlopen is goede samenwerking tussen de onderneming en de accountant vereist. 

Een onderneming is erbij gebaat de interne processen op orde te hebben om het interne controlerisico te minimaliseren en op deze wijze indirect ook het detectierisico te verkleinen. Goede interne processen zorgen ook voor een duidelijk inzicht in de materiële posten; een oude stelregel is dat ongeveer 20 procent van een bepaalde post 80 procent van het totale bedrag van deze post omvat. Als een onderneming goed in staat is die geconsolideerde posten te identificeren en daarin inzicht te geven, zal de audit een stuk efficiënter kunnen verlopen; de vereiste ondersteuning aan de accountant door de onderneming zal dientengevolge verminderen.

Een softwarematig financieel systeem dat inzicht geeft in de geconsolideerde posten en in realtime aangeeft hoe deze zijn opgebouwd (dus welke cijfers er ten grondslag liggen aan het resultaat) helpt ontegenzeggelijk bij het identiceren en beoordelen van materiële posten. Dit zou bereikt kunnen worden door snel en flexibel rapporten te creëren aan de hand van de vereisten van enerzijds de onderneming en anderzijds de auditor. 

Natuurlijk dient het systeem eenvoudig en betrouwbaar inzicht te verschaffen in de oorsprong van de gebruikte data ter verificatie. In dit scenario worden de achterliggende realtime data die dit systeem voeden, ingeladen van de verschillende basissystemen die de financiële transactiedata bevatten. Het kan zelfs overwogen worden een accountant op afstand toegang te geven tot dit systeem – uiteraard met de nodige waarborgen qua mogelijkheden tot het vastleggen van data – om zo bijvoorbeeld efficiënter met minder reistijd de audit te kunnen doen. Dit zou waar nodig tijd vrij kunnen maken voor een verdere uitdieping – geheel in lijn met de eisen van Eumedion.