André Kraai, Controller bij 9292: Ambitieus in automatisering en rapportage

‘Wij bieden ov-reisinformatie, nationaal, van deur tot deur via alle relevante kanalen. Wij doen dat als shared service center van de vervoerders. Traditioneel via de telefoon, maar nu vooral via internet, mobiel internet en apps.’

 

‘Een groot deel van onze inkomsten / budget bestaat uit een bijdrage van de vervoersbedrijven. Zij hebben wettelijk de plicht om reizigers van landelijk dekkende reisinformatie te voorzien en wij voeren die plicht voor ze uit. De overige omzet komt uit advertentie-inkomsten, zakelijke dienstverlening en ons telefonische servicenummer.’ 

‘We hebben enerzijds financiën, bestaande uit administratie en beheer. Anderzijds hebben we controlling gericht op rapporteren en performance management. Ik houd me momenteel vooral bezig met invulling geven aan dit tweede gebied.’ 

‘Op het gebied van financiën is dat budget bewaking en voor controlling is dat management-reporting. Mijn derde prioriteit is liquiditeitsbe¬heer. We hebben veel geïnvesteerd de afgelopen jaren in web- en app-ontwikkeling. Dat was nood¬zakelijk, maar vraagt wel om een scherpe blik op de liquide middelen van de organisatie.’ 

‘Onze uitdaging is best in class te blijven. Op korte termijn vertaalt dat zich in de ambitie om real-time reisinformatie te gaan aanbieden aan onze reizigers en klanten. Nu zijn geplande verstoringen in onze reisadviezen verwerkt, maar later dit jaar willen we daar real-time reisinformatie aan toevoegen.’ 

‘Die lat leggen we hoog, maar onze omgeving doet dat ook. Wat ik al aangaf, we moeten voorop blijven lopen en meegaan met de tijd. We blijven daarom innoveren door bijvoorbeeld CO2-informatie aan het reisadvies toe te voegen en Park & Ride integraal mee te gaan nemen. We stellen onszelf steeds de vraag wat mogelijk is, en waar onze stakeholders – reizigers, vervoerders, overheden – behoefte aan hebben. Wij zijn de spin in het web en zoeken continu naar nieuwe mogelijkheden om die rol nog beter uit te voeren. Real-time reisinformatie is daar een mooi recent voorbeeld van.’ 

‘Een belangrijke indicatie dat we er in slagen die leidende rol te blijven spelen is dat onze app vaak op de eerste plek staat in de appstore. Een andere belangrijke KPI is het aantal reisadviezen dat wij via alle kanalen verstrekken. Dat stijgt nog steeds. Een randvoorwaarde waar we natuurlijk ook naar kijken is hoe onze financiën ervoor staan. Die zijn goed op orde. In 2011 en 2012 hadden we een negatief resultaat vanwege de eerder genoemde investeringen, maar in 2013 hebben we weer een bescheiden winst geboekt.’ 

‘We zijn niet gesubsidieerd, dus we moeten onze eigen broek ophouden. Telefonie is een afnemend fenomeen, en de dienstverlening aan consumenten heeft zich grotendeels verplaatst naar web en apps. Deze zijn gratis te gebruiken. Door advertentieverkoop via deze kanalen kunnen we extra inkomsten genereren. Onze uitdaging is om ons commercieel verder te ontwikkelen om onze innovatie te kunnen financieren. Maar wat wij doen is het uitvoeren van een wettelijke taak voor vervoerders, dus wat dat betreft hebben we een bestendige positie, die zij uiteraard wel tegen minimale kosten geregeld willen hebben.’ 

‘Toen ik hier begon in 2011 liet de systeeminrich¬ting te wensen over. Het pakket dat de organisatie gebruikte was niet goed ingeregeld. De rapporta¬ges bestonden vooral uit Excel-sheets met veel koppelingen en verwijzingen, wat niet zonder risico was. Ik ben toen op zoek gegaan naar een nieuw financieel pakket en op AccountView uit¬gekomen van Visma Software. Het pakket voldeed aan alle vereisten, maar de rapportagefunctie en het transistorisch boeken heeft de doorslag gege¬ven. Verreweg de meeste rapportages die ik nodig heb zijn geautomatiseerd en dat is natuurlijk prettig 

werken voor een controller.’

‘Verbeteren van de efficiency. Wij maken gebruik van diverse software pakketten voor de financiële administratie, salaris, contractenbeheer, tijdsregistratie, crm en servicemanagement. Wij proberen zoveel mogelijk deze systemen te integreren en/of te koppelen. Hierdoor vinden er zo min mogelijk handmatige handelingen plaats. Dit voorkomt fouten en de informatie is snel en eenvoudig beschikbaar. Daarnaast willen wij een rapportage database inrichten waar alle rapportages samenkomen en onze gestelde KPI’s op een dashboard gemonitord kunnen worden.’ 

‘Nog beter de rapportages afstemmen op de behoefte van het management. Wij willen bijvoorbeeld graag onze performance richting de vervoerders nog beter kunnen rapporteren. In dit soort rapportages tonen we aan in hoeverre we aan SLA’s voldoen en hoe onze kostprijs in elkaar zit. Real-time informatievoorziening zou ik ook wel mooi vinden. We rapporteren nu maandelijks, maar voor sommige gebieden zou real-time wel handig zijn, zoals onze beschikbaarheid, performance, capaciteit en het aantal reisadviezen per kanaal. Dat zou ik wel op een dashboard willen zien.’ 

‘Hogere commerciële inkomsten door bijvoorbeeld E-ticketing. Dit is een bedrijfsdoelstelling. Puur voor controlling, wil ik de control-functie binnen het bedrijf helemaal geoptimaliseerd hebben met de juiste real-time managementinformatie. Daar zijn we nog niet, maar dat is niet erg. Het houdt ons scherp.’

Naam: André Kraai AA 

Functie: Controller 

Leeftijd: 36 

Opleiding: HEAO-AA 

Loopbaan: Eerst acht jaar gewerkt bij Deloitte als laatst in de functie van groepsleider. Van 2008 tot 2011 was hij relatiebeheerder MKB bij accountantskantoor Meeuwsen Ten Hoopen. Daarna heeft hij de sprong gemaakt naar de controllerfunctie (accoun¬tant in business) bij 9292 Reisinformatiegroep bv. 

Vrijetijd: Mountainbiken 

Bedrijf: 9292 Reisinformatiegroep bv 

Omzet: 8 miljoen 

Aantal FTE: 71 

Aantal FTE in financiële functie: 4 

Financiële software: AccountView van Visma Software