Ander ICT-landschap vraagt om ander financieel controle model

De traditionele lokale ICT-omgeving verandert naar een hybride ICT-omgeving. Dit hybride landschap maakt het mogelijk om snel gewenste ICT-functies door te voeren waarbij nieuwe toepassingen gebruik maken van informatie uit bestaande lokale systemen. Deze verandering omvat veel meer dan technologie alleen. Het hele management en de governance van het hybride ICT-landschap wijzigt. Productbeheer wordt vervangen door regievoering op leveranciersdiensten. Licentiemodellen veranderen, maar ook de centrale aankoop van desktops en laptops kan veranderen naar een vergoeding voor het gebruik van eigen hardware: BYOD. 

Het financiële control framework verandert van product based naar user centric. Dit geldt zowel voor software als hardware. In de traditionele ICT-omgeving worden licenties gekocht en (meerjaarlijks) afgeschreven. Naast terugkerend onderhoud en aanpassingen aan de ICT-omgeving dient jaarlijks tijd te worden besteed aan budgettering en eventuele doorbelasting. Producten worden aangeschaft, afgeschreven en vervangen in een meerjaarlijkse lifecycle. Het traditionele control framework is gericht op lifecycle management en compliance. Het is niet zo erg als er gedurende het jaar wat fluctuaties en afwijkingen zijn, als het bij de jaarlijkse teldatum voor de vernieuwing (true-up) maar weer in orde is. User management is vooral vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging van belang, maar in de lokale ICT vaak niet direct aan kosten gerelateerd. 

 

 

 

Dit verandert in de Hybride ICT-omgeving. Er vindt een verschuiving plaats van lifecycle management naar regie op geleverde diensten. Cloud licentiemodellen zijn user based, maar ook traditionele licentiecontracten (Microsoft, Oracle, Adobe) veranderen naar een gebruik per user model. Hardware wordt nu nog meestal gekocht en afgeschreven, maar er ontstaan veel nieuwe afreken modellen waarbij de medewerker een vergoeding krijgt en zelf zijn/haar PC mag kiezen. 

Het financiële control framework verandert van product based naar user centric verandert ook de frequentie waarmee afgerekend wordt (en dus compliancy vereist wordt) van jaarlijks naar minimaal maandelijks. Niet compliant zijn heeft nog meer impact! Het gaat niet alleen meer om het te weinig afdragen van licentiekosten ten opzichte van het werkelijke gebruik: je kunt simpelweg niet inloggen als er niet is betaald. Niet compliant zijn betekent ook dat er abonnementskosten voor medewerkers worden betaald die er geen gebruik van maken omdat ze bijvoorbeeld het bedrijf hebben verlaten of een andere functie binnen het bedrijf hebben gekregen.

Omdat er per maand afgerekend wordt, dient er veel frequenter actueel gerapporteerd te worden. Daar waar dit in het traditionele model een jaarlijkse exercitie met spreadsheets was, wordt dit voor het nieuwe model veel te kostbaar. Maar niet kunnen beschikken over actuele rapportages is geen optie. Dit kost geld aan gemiste besparingen en het risico van niet compliant zijn is groter dan voorheen. De enige manier om actueel en continu over de juiste informatie te beschikken is een geautomatiseerd proces. Dit vraagt ook om accurate informatie in de bronsystemen èn inzicht hierin. De compleetheid en juistheid van de bronsystemen als de configuratie database (CmdB) en Active Directory (AD) zijn vaak een probleem. 

Informatie verkregen via het changeproces is vaak niet compleet of onvolledig waardoor de CmdB niet juist bijgewerkt wordt. Medewerkers of apparatuur zijn al weg, maar staan nog in AD. Juist deze bronsystemen moeten actueel zijn, want het hybride landschap verandert continu. Dat wat vandaag uit een on-premises systeem komt staat morgen in de cloud. Ook het financieel control framework dient hier dan direct op te zijn aangepast. Het vereist specifieke kennis en expertise om het controle model aan te laten sluiten op de administratieve rapportage van verschillende cloud providers.

Het Asset Intelligence Centre (AIC) is specifiek ontworpen om in deze behoefte aan actuele en accurate informatie in een snel veranderend ICT-landschap te voorzien. Het AIC biedt een volledig, juist en actueel overzicht van uw ICT-middelen vanuit één centraal punt. Het AIC omvat informatie over zowel lokale assets als over cloud diensten in één dashboard. Dit betreft zowel operationele als financiële gegevens over hardware, software, de bijbehorende licenties en de gebruikers ervan. Het AIC biedt een geautomatiseerd controle model wat actueel en accuraat inzicht geeft middels dasboards.

Door intelligente ETL-logica worden alle verschillende bron rapportages, zowel cloud-als on premises systemen, geüniformeerd en als heldere informatie weergegeven. Op deze manier kan de jaren durende transitie van product based naar user centric probleemloos financieel worden bewaakt. Het simpelweg aanschaffen van een tool alleen is dus niet de oplossing omdat deze continu aangepast moet worden aan de veranderende ICT-omgeving. Daarom wordt het AIC als geïntegreerde (cloud) dienst geleverd, waarmee de zorg voor het actueel en aangesloten houden overgenomen wordt.

 

 

Wilt u meer weten over de veranderende ICT-omgeving en de impact daarvan op de financiële controle, lees dan onze white paper Asset Management in de Hybride ICT-Omgeving of kijk op www.assetexperts.nl.