Als je baas het grootste risico is: 3 scenario’s met 5 tips voor risicomanagers

Scenario 1; hij vertrouwt jou
Ben jíj de trusted risk-advisor van deze baas? Neemt hij echt iets van je aan? Dan heb je het relatief gemakkelijk. Benut je kwaliteiten en pas de regels van feed back toe. Wees niet belerend , maar schets juist andere mogelijkheden. Laat hem zien dat bij ander gedrag de organisatie minder risico loopt. En dat hij daarin een sleutelrol speelt. Val hem niet aan maar help hem. Gedragsaspecten en gesprekvaardigheden zijn hierbij belangrijk.

Scenario 2; jouw baas gaat het slechte nieuws brengen
De bron van het risico zit in dit geval enkele managementlagen boven je. Je leidinggevende zorgt ervoor dat het risico dat jij identificeerde, bij de baas terecht komt. Jouw opdracht is dan om het risico nauwkeurig te beschrijven zodat de trusted risk-advisor zijn taak goed kan oppakken. Zorg ervoor dat je goed de oorzaak, de gebeurtenis en het gevolg beschrijft. In dit geval moet je uitgebreider rapporteren om de risicomanager(s) boven je handvatten te geven het gesprek goed te kunnen voeren.

Scenario 3: jouw baas durft niet
Dit scenario is vreselijk. Het zegt iets over jouw baas, en de hoogste baas. Nu moet je kiezen. Ben jij alléén verantwoording verschuldigd aan je leidinggevende? Dan laat je de zaak rusten. Ook hier documenteer je het risico en de gemaakte keuzes goed. Concentreer je vervolgens op risico’s waar je wél het verschil kan maken. Maar, ben je ervan overtuigd dat het jouw taak is om de uiteindelijke risico-eigenaar (de directeur) te informeren? Dat betekent dat je je nek uitsteekt, met alle risico’s die daarbij horen. Je kiest hier voor de moeilijke weg, maar deze is niet onhaalbaar.  5 Tips om deze route succesvol af te leggen.

1. Wees voorbereid
Zorg dat je zeker van je zaak bent. Analyseer het risico volledig, zoek referentiedata buiten je organisatie en beschrijf diverse voorbeelden over het risico van binnen je organisatie. Zorg dat er geen speld tussen te krijgen is. Door de onzekerheid over de validiteit van ‘jouw risico’ weg te nemen, voel je jezelf zekerder en vind je gemakkelijker medestanders.
Ook moet je een alternatief kunnen bieden. Zorg dat je kan schetsen hoe het anders kan. Door de oplossing te laten zien en alle voordelen daarbij te tonen, vergroot je acceptatie.

2. Zoek hulp
Maak een goede stakeholderanalyse. Wie kan helpen het risico bespreekbaar te maken en wie brengt je bij die personen? Wie zijn vertrouwelingen van de baas en wie hebben autoriteit? Dat kunnen ook mensen buiten je organisatie zijn. Stippel je plan uit om het juiste moment met de juiste mensen in gesprek te komen. Wees geen olifant in een porseleinkast, wees slim en waar nodig sluw. Ook je eigen leidinggevende is een van de stakeholders. Neem ook hem mee in je plan. Beschadig hem niet maar maak gebruik zijn netwerk. Zo werkt hij mee aan de oplossing. Je kan overwegen om het voltallige directieteam, de raad van commissarissen of wellicht de ondernemingsraad in te schakelen. Lees dan eerst tip 5.

####

3. Communiceer slim
Ken je eigen kwaliteiten en valkuilen. Wees kwetsbaar en oprecht. Het doel is niet jouw eigen gelijk. Streef ernaar de organisatie haar doelen laten bereiken haar risico’s te laten beheersen. Niemand vindt het fijn te horen dat hij zelf het grootste risico is. Niet elke directeur gaat automatisch goed om met kritiek. Dit moet je slim brengen. Gebruik een manier om veilig feedback te geven. Bijvoorbeeld ‘vicieuze cirkels’ als interventie instrument (zie A. Ardon: ‘Doorbreek de cirkel’) kan hierbij helpen. Besef dat je hier méér bent dan alleen risicomanager. Je doet aan gedrags- en cultuurverandering.

4. Schets scenario’s
Door een aantal scenario’s te schetsen waarin de organisatie schade oploopt, ontstaat een ‘praatplaatje’. Samen bespreek je welke factoren een rol spelen bij het ontstaan van het risico. Leg de link naar het management en de baas komt vervolgens zelf tot de conclusie dat hij daarin de centrale rol speelt. Een goede gespreksvoorbereiding is hierbij cruciaal.

5. Doe je eigen risicomanagement
Het kan ook fout gaan. Anderen delen wellicht je opvatting van je verantwoordelijkheid niet en waarderen je acties niet. Schat de kans in dat dit gebeurt. Wat kan het gevolg zijn? Kan je het risico dragen om je baan te verliezen? Welke maatregelen zou je nu al kunnen nemen? Heb je een uitwijkscenario? Wil je dit risico accepteren? Door het risico goed te kennen, kan je het bewust nemen.

Als de baas het grootste risico is, ontstaat voor de risicomanager een grote kans. In deze situatie kan hij helpen écht significante risico’s te beheersen en kan hij de toegevoegde waarde van risicomanagement aantonen.

Maria Dorresteijn is eigenaar van adviesbureau Risicare en auteur van ‘Ga Niet Langs Af’, hét risicomanagementboek voor ondernemers.