AFAS van Qlik naar Power BI: waarom de transitie financials uitdaagt

AFAS kondigde op 16 april 2025 aan dat zij eind dit jaar overstapt van Qlik naar Power BI. Het softwarebedrijf heeft ruim 14.000 klanten, waarvan een deel gebruikmaakt van de Qlik-dashboards die standaard met AFAS worden meegeleverd. Deze organisaties zullen op termijn dus de overstap moeten maken. Nieuwe klanten werken vanaf het begin met Power BI om hun AFAS-data te ontsluiten.

Een logische keuze: sinds de introductie in 2015 heeft Microsoft Power BI al snel de leiding overgenomen in het segment BI & Analytics software, ten koste van concurrenten als Tableau en Qlik. Wat betekent deze overstap voor controllers en financieel managers die met AFAS werken? En hoe voorkom je dat je verzandt in technische valkuilen of in half werk blijft hangen?

Power BI-expert en business controller Diederik van Kolfschoten helpt controllers en finance-teams bij het ontwikkelen van dashboards in Power BI. Hij legt uit waar de kansen en risico’s liggen én hoe je de overstap succesvol maakt.

‘Power BI is veel meer een self-service BI tool dan Qlik. Je moet niet alleen in trainingen investeren maar je moet ook goed nadenken over de governance en inrichting om chaos te voorkomen’

Volgens Diederik van Kolfschoten onderschatten organisaties vaak wat een overstap van Qlik naar Power BI in de praktijk betekent. “Wat ik tot nu toe heb gezien bij organisaties die met AFAS werken, is dat zij – met hulp van AFAS – goede dashboards hebben die op een professionele data-omgeving draaien. Daar lopen dan vaak één of twee experts rond die alles regelen. Maar dat is geen echte self-service BI.”

Een succesvolle overstap vraagt meer dan techniek
Bij de overstap van Qlik naar Power BI zijn er wel een aantal zaken om op te letten, legt Van Kolfschoten uit. “Bijvoorbeeld: wie gaat de transitie trekken? Qlik en Power BI werken wel degelijk anders. Dat merk ik bij mijn huidige opdracht waar een aantal Qlik-consultants lopen die het lastig vinden om zo’n overstap te faciliteren.”En organisaties die al jaren draaien op Qlik en de overstap willen maken, moeten zich goed beseffen dat het overzetten van hun huidige dashboardlandschap van Qlik naar Power BI een flinke investering – ook in tijd – vraagt.”

Tweeduizend uur voor overzetten dashboards
Met een praktijkvoorbeeld illustreert hij het belang van een goede voorbereiding: “Bij een hogeschool in het Noorden met 30.000 studenten op meerdere locaties trainde ik de finance-afdeling in Power BI. Bij een inventarisatie van de dashboards kwamen we uit op een inzet van tweeduizend uur – ruim een manjaar – om alle bestaande dashboards over te zetten. Dat is gemiddeld vier tot vijf dagen werk per dashboard. Wat trouwens wel heel leerzaam was voor de medewerkers.”

De les: zie het niet als een ‘conversieproject’, maar als een inhoudelijke transitie. “Power BI is in mijn optiek veel meer een self-service BI tool dan Qlik en je moet dus niet alleen in trainingen investeren maar je moet ook goed nadenken over de governance en inrichting om chaos te voorkomen. Richt zeker een BI Competence Center (BICC) in met de benodigde expertise. Dat hoeft geen hele afdeling te zijn, maar minimaal een of twee enthousiastelingen die het erbij doen.”

Valkuilen voorkomen bij de overstap
Een goed dashboard beantwoordt vragen zónder tussenkomst van een controller, aldus Van Kolfschoten in een recent interview op FM.nl. Die uitspraak blijkt relevanter dan ooit, nu AFAS overstapt van Qlik naar Power BI. In de praktijk ziet hij hoe groot die overstap voor veel organisaties werkelijk is. Organisaties die denken dat dit een één-op-één vervanging is, onderschatten de leercurve. “Qlik en Power BI verschillen behoorlijk, dus je zult de mensen die ermee gaan werken, moeten trainen.”

Microsoft roept graag: ‘Als je Excel kunt, kun je ook Power BI.’ Maar volgens Van Kolfschoten ligt dat genuanceerder. “Dat klopt het eerste uur. Voor meer diepgaande analyses, dashboards en bijvoorbeeld Time-Intelligence, heb je in Power BI toch kennis nodig met betrekking tot data-acquisitie, data modelleren, de functietaal DAX en diverse best-practise werkmethodes. Met de standaardinstellingen in Power BI loop je snel tegen grenzen aan.”

Denken dat je het er wel even bij doet
Volgens hem is de grootste valkuil dan ook dat medewerkers denken dit er zelf wel bij kunnen doen. “Dat je medewerkers vraagt om daar op eigen initiatief ‘even’ wat tijd in te steken, want alles staat immers op YouTube,” zegt hij kritisch. “Dat kennis-gat is moeilijk te overbruggen. Zonder goede basis word je overweldigd door de duizenden items op YouTube en zie je al snel door de bomen het bos niet meer. Eenmaal bekend met de basics en best practices wordt het leerpad al snel een stuk duidelijker.”

Ook governance is essentieel. “Qlik-dashboards kwamen vaak al ingericht mee met de AFAS-software, daar hoefde je weinig aan te doen en een of twee beheerders regelden het verder. Power BI vereist andere vaardigheden én een plan om wildgroei aan rapporten te voorkomen. Daar komt bij dat data-management – bijvoorbeeld wel of geen datawarehouse, azure, dataflows – misschien ook in een ander daglicht komt te staan.”

Zijn tip voor het mkb: “Je kunt met vijf Pro-licenties en een handige SharePoint-admin het bedrijf van de nodige management- en stuurinfo voorzien. Bij een grote organisatie met 500 of meer medewerkers wordt dat alweer een ander verhaal.”

Van training naar toepassing: hoe je Power BI-kennis duurzaam inzet
Volgens Diederik van Kolfschoten is het enthousiasme na een training vaak groot, maar juist dan is alertheid geboden: “Als je een paar maanden wacht met je eerste project, ben je eigenlijk al verloren.”

Hij heeft inmiddels honderden professionals getraind in zowel Essentials- als Advanced-trainingen voor Power BI. Wat hem opvalt is dat de deelnemers die het meeste resultaat boeken, een paar opvallende kenmerken delen. “Ze hebben vaak een diepgaande Excelkennis, zoals Power Query en Power Pivot, hebben de intrinsieke motivatie om ermee te leren werken, dus uit eigen nieuwsgierigheid en niet omdat het van de baas moet. En ze hebben een Pipi Langkous mentaliteit: Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan.”

Wacht niet te lang met toepassen wat je hebt geleerd
Maar zelfs de meest gemotiveerde cursist moet dus oppassen. “Zodra je te lang wacht met toepassen wat je geleerd hebt, verdwijnt het. Je moet direct aan de slag met proefprojecten, uitprobeersels, verdieping, verder leren op bijvoorbeeld YouTube, LinkedIn en Google. Probeer bestaande Excel- en PDF-rapportages te gaan automatiseren met Power BI. Als dat lukt, is dat vaak een geluksmomentje en krijg je ook het hogere management mee om de transitie door te zetten. Want die executive sponsoring is een belangrijke succesfactor!”

Tot slot benadrukt hij dat leren tijd kost. “Zorg ervoor dat je er tijd voor vrij kunt maken. Het kost tijd. Niet iedereen vindt het leuk om de halve week zijn of haar avonden aan YouTube en Power BI te besteden, maar als ik dan vraag aan ervaren Excelwerkers of ze hun Excel kennis ook in één dag hebben geleerd…”, stelt hij met een gevoel voor realiteit en relativering.

Van drag & drop naar diepgaande stuurinformatie: dit moet je kunnen in Power BI
Een paar grafiekjes in elkaar zetten? Dat lukt de meeste Excel-gebruikers wel. Maar wie met Power BI écht professionele dashboards wil bouwen, komt al snel tot de ontdekking: dit vraagt meer dan een paar klikken.

“Met alleen drag & drop-acties kun je snel iets in elkaar zetten waar je even indruk mee kunt maken. Maar vaak komen dan de vragen voor verdieping, en die gaan meestal over Time-Intelligence en context manipulatie. En daarvoor moet je flink verder gaan dan gewoon iets proberen. Dat vraagt om het zorgvuldig opzetten van een data-model, gebruik maken van expliciete measures, DAX functies die inzicht geven in bijvoorbeeld dezelfde periode maar dan een jaar terug, en daarvoor heb je weer een perfecte data-dimensietabel nodig. Allemaal dingen die standaard niet ‘aan’ staan en die je leert in een training.”

In één dag de basis leren
Diederik van Kolfschoten verzorgt de trainingen Power BI voor Controllers: Essentials en Power BI voor Controllers: Advanced bij Alex van Groningen. In de Essentials-training leren finance professionals in één dag de basis van het importeren, modelleren, visualiseren en zelfs een stap verder.

“Al op dag één van de Essentials-training kun je een rapport bouwen met een goed datamodel, measure tabel, drill through, forecasting – met behulp van DAX – en andere nuttige vaardigheden. Daarmee leg je een prima basis om je Power BI ontdekkingsreis te beginnen. Want zeg nou zelf, Excel leer je ook niet in één dag; daar komen vaak vele jaren werkervaring bij kijken.”

Zorg dat je een paar collega’s tegelijk naar een training stuurt
Zijn extra tip: “Zorg dat je een paar collega’s tegelijk naar een training stuurt, dan kunnen ze elkaar niet alleen tijdens, maar ook na afloop versterken en helpen. En heb je een heel team, denk dan aan een incompany-traject waarin je zelfs op basis van je eigen data en processen aan de slag kunt.”

Kortom: Power BI vraagt meer dan basiskennis. Wie zich erin verdiept, legt een stevig fundament voor échte stuurinformatie en haalt volgens hem al snel zelf veel meer uit data dan met Qlik.

Ook interessant: Power BI-expert: ‘Een goed dashboard beantwoordt vragen zonder tussenkomst van een controller.’