Administratiekosten MKB kunnen omlaag door robotic accounting

Robotic accounting is geen marketinghype, maar kan beschouwd worden als functionaliteit binnen boekhoudsoftware om de ondernemer te ont-zorgen. Want niemand zit natuurlijk te wachten op het onnodig handmatig overtypen van cijfers. Dat is niet alleen zonde van de tijd, maar levert ook nog eens een kans op fouten.
 
Zo behoren tot domein van Robotic accounting:
 
1. Elektronisch factureren 
Vandaag de dag is alles te automatiseren en beginnen we een zelf rijdende auto al normaal te vinden. Het is dan ook vreemd als een leverancier een factuur aanmaakt in factuur- of boekhoudsoftware en deze op papier per post of in PDF-formaat per email verstuurt aan de afnemer die vervolgens de zelfde factuur opnieuw handmatig vastlegt in boekhoudsoftware. Deze omslachtige werkwijze is niet nodig, want moderne boekhoudsoftware ondersteunt elektronisch factureren uitgaand en inkomend op basis van de standaard UBL. En in combinatie met machine learning kan een factuur zelfs 100 procent automatisch geboekt worden. Het wordt dan ook hoog tijd dat UBL in combinatie met machine learning gemeengoed wordt als het gaat om boekhoudsoftware. Een ouderwetse oplossing als vooraf een vaste (tegen)rekening bij een crediteur coderen gaat dan tot het verleden behoren.

2. Elektronische rekeningafschriften
Bankafschriften met de hand boeken behoort al langere tijd tot het verleden met standaards als MT940 en CAMT (de opvolger van MT940 in het SEPA-tijdperk). Van boekhoudsoftware mag verwacht worden dat er functionaliteit aanwezig is om bankafschriften zoveel mogelijk automatisch te boeken. Met een duur woord ook wel reconciliatie genoemd, oftewel het boeken c.q. afletteren van onder andere (open)staande facturen. Bankafschriften worden dan vanuit internetbankieren opgehaald en ingelezen in het boekhoudpakket om te komen tot een boekingsvoorstel met zoveel mogelijk automatische boekingen. Sinds alweer geruime tijd is er de automatische bankkoppeling, waarbij bankmutaties automatisch in de boekhoudsoftware beschikbaar komen. Helaas zijn nog niet alle banken zo ver dat deze functionaliteit beschikbaar is voor alle leveranciers van boekhoudsoftware en laat de technische uitwerking van deze oplossing nog regelmatig te wensen over op basis van een ouderwetse batch-georiënteerde manier. De Bunq bank vormt hierop een positieve uitzondering met een real-time koppeling naar steeds meer boekhoudsoftware.

3. Elektronische BTW-aangifte
Natuurlijk kan een ondernemer de BTW-aangifte handmatig invoeren via de website van de Belastingdienst. Deze ondernemer moet dan zijn gebruikerscode en wachtwoord bij de hand hebben, speciaal inloggen en de nodige cijfers handmatig overnemen uit de boekhouding. En als een ondernemer te maken heeft met leveringen en/of diensten aan andere EU-landen moet deze, in de regel eens per kwartaal, een (ICP-)opgave doen aan de Belastingdienst van de leveringen per BTW-identificatienummer. Een nauwkeurig klusje, waarbij geen fouten gemaakt mogen worden. Zowel de BTW-aangifte als de ICP-opgave kunnen geheel automatisch, met de letterlijke één druk op de knop, plaatsvinden vanuit moderne boekhoudsoftware. Dit laatste geldt zelfs voor een eventuele suppletie-aangifte.
 
Tel hierbij op functionaliteit om de jaarrekening direct vanuit boekhoudsoftware aan te maken en via elektronische weg direct te deponeren bij de Kamer van Koophandel (voor de categorie micro en klein) en boekingsbonnen (zoals benzine- en horecabonnen) te scannen via een smartphone, zodat deze digitaal vastliggen en ook niet kwijt kunnen raken. Dan heeft u te maken met boekhoudsoftware die de ondernemer echt ont-zorgt.  
 
Tijdens het samenstellen van de “Gids boekhoudsoftware 2017” is in kaart gebracht in hoeverre genoemde functionaliteit ondersteund wordt door online boekhoudsoftware in de categorie ZZP en klein MKB en dat geeft de volgende  resultaten: 
 
Gericht op de doelgroep ZZP en klein MKB telt de Gids boekhoudsoftware 41 online pakketten.
• 29 pakketten ondersteunen UBL voor uitgaande facturen;
• 26 pakketten bieden een app om boekingsbonnen te scannen via een smartphone;
• 24 pakketten ondersteunen UBL voor inkomende factuurverwerking;
• 24 pakketten ondersteunen de elektronische BTW-aangifte;
• 21 pakketten ondersteunen de elektronische ICP-opgave;
• 7 pakketten ondersteunen het aanmaken en elektronisch deponeren van de jaarrekening;

Als conclusie van af te leiden dat UBL voor uitgaande facturen het meest ondersteund wordt als het gaat om Robotic accounting en daarentegen het aanmaken en elektronisch deponeren van de jaarrekening (voor klein MKB) nog nauwelijks voet aan de grond heeft gekregen. En ondanks het feit dat elektronische BTW-aangifte al ruim tien jaar mogelijk is gemaakt vanuit de Belastingdienst biedt ruim 40% van de online boekhoudpakketten deze faciliteit vandaag de dag nog niet aan hun gebruikers.
 
De volgende stroom innovaties heeft zich inmiddels al weer aangekondigd in de vorm van PSD2, data-analyse, machine learning en natuurlijk blockchain. Vraag ook eens aan uw leverancier van boekhoudsoftware hoe geanticipeerd wordt op deze ontwikkelingen?
 
De complete “Gids boekhoudsoftware 2017” is gratis op te vragen via www.gidsboekhoudsoftware.nl.