8 tips voor betere incasso

Voor het eerst in tijden meldde het Centraal Bureau voor de Statistiek over de maand november een dalend consumentenvertrouwen. De indicator hiervan daalde van min 1 naar min 2.

Vooralsnog houdt het aantal optimisten en pessimisten elkaar ongeveer in evenwicht, zij het dat de stemming onder consumenten iets slechter is geworden. De consumenten zijn wél bereid om goederen te kopen, maar een stijging van deze bereidheid zit er niet in. Nederland loopt hiermee in de pas met andere EU-landen en met de Verenigde Staten.

Sinds halverwege 2007 de kredietcrisis uitbrak, is het vertrouwen in een groeiende economie, salarissen en beleggingswinsten snel verdampt. Overigens zijn de Nederlandse producenten nog wat optimistischer gestemd. Eveneens voor het eerst in tijden zijn in het najaar van 2007 de huizenprijzen in Nederland gedaald. In de VS gebeurde dat al eerder dat jaar.

Het producentenvertrouwen kwam in november uit op 8,7; 0,1 punt hoger dan een maand eerder. Maar dat zal een lichte recessie niet tegenhouden, zo meldde onder andere de Rabobank aan de vooravond van de feestdagen. Het economisch instituut van de bank voorspelt glashard een forse tegenvaller voor ondernemer, consument en overheid. Tot voor kort ging iedereen er nog van uit dat in 2008 de economie zonder meer en overduidelijk zou plussen.

Gezondheid
Niemand die dit blad regelmatig leest, hoeft te worden verteld welke eff ecten een – lichte – recessie heeft op de fi nanciële gezondheid van een onderneming. Die eff ecten hangen voor een substantieel deel samen met de betalingsmoraal van de klant: consument of zakelijke afnemer. En daarvoor geldt: hoe eerder wordt ingegrepen, hoe vollediger de oplossing. Aan de business to consumer- zijde zien we dat banken door onder andere de hypothekencrisis moeilijker krediet aan consumenten geven.

De lagere consumentenbestedingen leiden tot een recessie waardoor bedrijven in de problemen komen, met toenemende kans op faillissementen en trager betaalgedrag. Er is ook sprake van vertraging van het betalingsgedrag, want kredietruimte wordt elders genomen: in de vorm van leverancierskrediet. Als de bank geen geld wil lenen voor vervanging van de kapotte wasmachine, wordt dat apparaat toch gekocht, maar dan door rekeningen van andere leveranciers later te betalen. Deze beweging zien we ook aan de zijde van business to business.

Afnemend consumenten- en ondernemersvertrouwen vertaalt zich rechtstreeks in de betalingsmoraal, zo blijkt al jarenlang uit onze praktijk. Reken voor ieder procentpuntje vertrouwen in de min een veelvoud aan betalingsachterstand. Voor de consument is dit veelal een instinctieve reactie; beducht als men is om afscheid te nemen van een als veilig gepercipieerd banksaldo. Bedrijven gaan hier rationeler mee om, maar zijn in hun eff ecten daarmee niet minder schadelijk dan een gewoner burger. De betalingstermijn doelbewust iets opschuiven is een makkelijke en direct eff ect sorterende manier om de kasstromen op te fleuren.

Een vicieuze cirkel is geboren. Voor creditmanagers ontstaat juist bij het begin van een recessie de grootste uitdaging. Klemgezet tussen commercie – die áltijd wil leveren – en fi nanciële directie – die tot voorzichtigheid maant – moeten doordachte besluiten worden genomen en tactvolle strategieën worden geformuleerd die aan beide uitgangspunten recht doen. Een verminderde betalingsmoraal kan op problemen bij de klant duiden, maar ook op een verklaarbare aanpassing van de kasstroompolitiek.

Te abrupt de klant het mes op de keel zetten werkt dan averechts. Onvoldoende snel ingrijpen kan echter eveneens desastreuze gevolgen hebben. En dat in een situatie waarin niemand kan aangeven of er sprake is van een lichte hick up in de economie of de start van een daadwerkelijke recessie.

Leverancierskrediet
Afhankelijk van het product en de branche bestaat gemiddeld circa 50 procent van de debiteurenportefeuilles uit debiteuren die om financiële redenen (tijdelijke liquiditeitskrapte, meer structurele liquiditeitsproblemen en faillissementen) niet hebben betaald en ligt het percentage klachten tussen de 10 en 20 procent.

Een groot gedeelte van de tijdelijke liquiditeitskrapte wordt opgelost met ‘gratis’ leverancierskrediet, waar afnemers dankbaar gebruik van maken. Wanneer het credit management binnen een onderneming goed wordt uitgevoerd, wordt deze essentiële informatie in een vroegtijdig stadium opgehaald en kan hierop worden geacteerd.

Continuïteitsrisico kan voor een belangrijk deel beperkt worden door goed credit management te bedrijven: alleen leveren op krediet wanneer er sprake is van een solvabele klant en het aanmaanproces heel adequaat en scherp uitvoeren.

Vaak ook is er sprake van betalingsonmacht wanneer consumenten in de financiële problemen komen (verlies baan) of kredietruimte wordt beperkt. Alle factoren meewegen Nu het laatste kwartaal van 2007 de bovenstaande ontwikkelingen heeft vertoond, durf ik de stelling aan dat in het eerste kwartaal van 2008 de gemiddelde betalingstermijnen uitlopen. En over het gehele eerste half jaar zal het waarschijnlijk niet anders zijn. Dat maakt het noodzakelijk om snel en adequaat in te grijpen.

Al deze activiteiten vergen de nodige inspanning. Niet iedere debiteurenafdeling of creditmanagement unit is daar op dit moment voldoende voor geëquipeerd. Immers, de betere economische omstandigheden hebben er bij menig bedrijf tot minder aandacht voor het debiteurenbeheer. Wanneer u de door de ‘huidige’ krapte op de arbeidsmarkt onvoldoende debiteurenbeheerders heeft , zorg dan voor tijdelijke specialisten.

Peter Kramer, directeur van Concredis, een specialist in credit management.

We geven u acht tips:

1 Bedrijven doen er verstandig aan de rekeningen te vereffenen nu de economie nog op volle toeren draait door hun debiteurenpositie naar een acceptabel niveau te brengen. Wacht niet tot de economie daadwerkelijk afkoelt maar gebruik de huidige positieve conjunctuur om openstaande vorderingen zoveel mogelijk terug te dringen.

2 Wees bovendien voorbereid op een recessie en ben in staat om het creditmanagement en de incassomethodieken hierop aan te passen. De gereedschappen daarvoor zijn voorhanden. Op dit moment wordt vaak nog volstaan met het meten van de days sales outstanding, een ouderdomsanalyse, de interne en externe beheerskosten, de afboekingen en het voorzien van debiteurenverliezen middels een voorziening dubieuze debiteuren. Soms wordt ook nog de rentederving en de aantallen aanmaningen en incassodossiers gerapporteerd. Dit is echter niet voldoende.

3 Alle kpi’s uit het credit management dienen gemeten te worden; hierbij zijn onder meer de risico’s op nonbetaling, betalingsgedrag, rentederving, de impact voor de omzet in de toekomst bij non-betaling, de klachtenafhandeling en hiermee impliciet ook klant(on)tevredenheid van groot belang.

4 Om als onderneming in control te zijn is goed credit management en goede verslaglegging uit het credit management van groot belang. Vanzelfsprekend is het nodig voldoende aandacht te besteden aan het reguliere debiteurenbeheer. Dat begint bij een goede en continue beoordeling van klanten. Naast traditionele kredietwaardigheidscontroles loont het om zich te verdiepen in sectoranalyses en berichtge ving over klanten. Dat levert interessante data over hun te verwachten overlevingskansen bij een minder economisch tij.

5 Incasseer de openstaande vorderingen voor de recessie doorzet. Maak dus vaart met het oplossen van langer bestaande vorderingen. Het is van groot belang om debiteuren aan de vervaltermijn te houden en na overschrijden van deze termijn direct actie te ondernemen.

6 Geef ook de oude openstaande posten alsnog aan het incassobureau, voor incassobureaus en gerechtsdeurwaarders is het ook lastiger om van ‘kale kippen’ te plukken.

7 Bovendien geeft het afstoffen van de procedures voor extreem lastige debiteuren de organisatie en de externe dienstverleners de mogelijkheid om de procedures nog eens goed na te lopen en mogelijke verbeteringen vroegtijdig in te zetten. Daar profi teert het creditmanagement van op het moment dat de recessie daadwerkelijk inzet.

8 In het verlengde hiervan is het noodzakelijk een adequaat debiteurenbeleid vast te stellen dat al ingericht is op een minder goed draaiende economie. Dat geldt niet alleen voor de directe, met incasso verbonden procedures, maar ook met zaken als managementinformatie, de dialoog met de commerciële afdelingen et cetera.