8 tips om cijfers beter te presenteren

Door naast een gedegen analyse ook aandacht te besteden aan de presentatie van de cijfers komt de boodschap beter over en leidt deze eerder tot gedragsverandering. Dit betekent dat voor een effectieve analyse het gebruik van alleen de rationele linker hersenhelft  niet volstaat. Er moet ook een beroep worden gedaan op de creatieve rechter hersenhelft. De beschreven tips zijn bruikbaar voor zowel het presenteren van ad hoc analyses als voor het ontwerpen van management dashboards.

1. Besteed aandacht aan de presentatie
Als de boodschap effectiever overgebracht moet worden en de presentatie van cijfers er mooier uit moet zien, moet er tijd en aandacht aan worden besteedt. Misschien  de meest eenvoudige tip, maar aandacht voor de presentatie wordt vaak vergeten. Een uurtje extra werk doet vaak wonderen. De gebruiker van de  cijfers kijkt graag naar een mooie presentatie. Leidraad voor de presentatie moet zijn: Welke boodschap wil je op basis van de analyse geven? Uit welke cijfers blijkt dat? Vervolgens kan door mooie diagrammen en een beperkte hoeveelheid cijfers de boodschap duidelijk over het voetlicht worden gebracht. Als duidelijk is dat aandacht besteed is aan het mooi maken van de presentatie, komen de getallen vaak een stuk geloofwaardiger over.

2. Gebruik diagrammen waar het kan, alleen cijfers als het moet
Het menselijk brein is beter in staat grafisch weergegeven informatie te verwerken dan cijferreeksen. Voor het weergeven van trends en verhoudingen is het vaak niet noodzakelijk het exacte getal weer te geven. Een andere mogelijkheid is een diagram én een tabel. Dit is een mogelijkheid, maar gebruik deze alleen als relevante informatie verloren gaat als het exacte cijfer weggelaten wordt. Voor trends en verhoudingen is een diagram vaak duidelijk genoeg en werkt extra informatie alleen verstorend.

3. Gebruik een tabel voor het presenteren van getallen
Cijfers in proza
Uit de analyse blijkt dat de verwachte omzet van het nieuwe product in het jaar 2010 EUR 100.000 zal zijn. In het best-case scenario kan dit oplopen tot EUR 250.000 en in het worst-case scenario zal slechts EUR 50.000 omzet gerealiseerd worden.

Cijfers in bullets
Verwachte omzet nieuw product in het jaar 2010:
o    Best-case scenario: EUR 250.000
o    Verwacht: EUR 100.000
o    Worst-Case scenario: EUR 50.000

Cijfers in een tabel:

Tabel: verwachte omzet nieuw product in 2010

In bovenstaande voorbeelden wordt op drie verschillende manieren exact dezelfde mededeling gebracht. Door de informatie in een tabel te presenteren wordt het voor de lezer het meest eenvoudig gemaakt om cijfers snel te interpreteren. Dit is de meest effectieve manier van het communiceren van cijfers. Zeker op het moment dat de hoeveelheid cijfers groter wordt, biedt een tabel de meeste structuur aan de informatie.

4. Opmaak van tabellen: Gebruik celarcering, geen randen
Het verdient de moeite om aandacht te besteden aan de opmaak van een tabel. Excel, Word en Powerpoint bieden standaard hiervoor de opties randen en celarcering. Probeer zoveel mogelijk gebruik te maken van celarcering en zo min mogelijk van randen. Door het gebruik van randen worden lijnen getrokken tussen de getallen, waardoor het de lezer meer moeite kost om de tabel te lezen. Het meest prettig is om binnen de kolom geen randen te gebruiken en onderscheid in de verschillende regels (of eventueel kolommen) aan te geven door een lichte achtergrondkleur te gebruiken.
####
5. Geef duidelijk aan wat de cijfers betekenen
Cijfers kunnen snel tot verkeerde interpretatie of vragen van de gebruiker leiden. Om dit te voorkomen is het belangrijk goed te beschrijven wat de cijfers precies inhouden. Hiervoor bestaan een paar duidelijke richtlijnen:
•    Leg uit wat de cijfers inhouden:
Dit kan in de tabel of het diagram zelf worden weergegeven of als bijschrift in tabel- of diagramtitel. Als het maar in of vlakbij het diagram of de tabel staat zodat het in één oogopslag met de cijfers te lezen is.
•    Zorg ook dat de beschrijving compleet is. Uit de presentatie van de cijfers moeten alle selecties (omzet alleen in Nederland of omzet in 2007),  grootheden (resultaat voor belasting) en eenheden  (euro x 1.000) duidelijk blijken.
•    Tijdens het maken van de analyse maakt de analist verschillende veronderstellingen. Dit kunnen veronderstellingen zijn die betrekking hebben op de toekomst (in een business case) of veronderstellingen die de analist heeft gemaakt om de data analyseerbaar te maken. Door deze veronderstellingen expliciet te vermelden  wordt de analyse beter te begrijpen en worden discussies voorkomen.  
•    Vermeld bronnen en beschrijf de definities. Vaak verzamelt de analist de informatie uit verschillende databronnen. Ook kunnen over definities van cijfers interpretatieverschillen ontstaan. Bronnen, definities en veronderstellingen hoeven niet, zoals met een beschrijving van de inhoud van de cijfers, dichtbij de tabel of het diagram te staan. Voor deze informatie is een iets minder prominente plaats mogelijk.

6. Gebruik het juiste diagram
De vier meest gebruike diagrammen zijn het lijndiagram, het verticaal staafdiagram, het horizontaal staafdiagram en het cirkeldiagram. Welke diagram het beste gebruikt kan worden hangt af van de situatie:

Lijndiagram of staafdiagram?
Bij het weergeven van verschillende waarden in een tijdreeks is zowel het lijndiagram als het staafdiagram geschikt. Door het gebruik van het lijndiagram komt de nadruk te liggen op de trend en minder zoals bij een staafdiagram op de waarde op een bepaald moment in de tijd.  Alhoewel in deze diagrammen de informatie exact hetzelfde is, ligt het accent van de presentatie ergens anders op. In het lijndiagram ligt het accent op een stabiele stijging van de omzet na een stevige daling in 2003. In het staafdiagram ligt de nadruk meer op de omvang van de omzet in elk jaar. Het lijndiagram is eigenlijk alleen geschikt bij het weergeven van tijdreeksen, in alle andere gevallen is een staafdiagram te prefereren.

Horizontaal of verticaal staafdiagram?
Het staafdiagram is een zeer communicatief hulpmiddel voor het vergelijken van waarden. In veel gevallen kan het staafdiagram zowel horizontaal als verticaal worden weergegeven. Hier zijn drie uitzonderingen op:
•    Bij het presenteren van een volgorde in omvang verdient een horizontaal staafdiagram de voorkeur. Hierdoor komt de grootste waarde bovenaan te staan en krijgt hierdoor de meeste nadruk.
•    Als de labels van de waarden een lange naam hebben, werkt een horizontaal staafdiagram beter. Doordat deze labels ook horizontaal geschreven worden leest dit een stuk eenvoudiger.
•    Bij het presenteren van waarden die ook negatief  zijn verdient het verticaal staafdiagram de voorkeur. Een negatieve waarde wordt daardoor met een staaf naar beneden weergegeven, wat door de hersenen eenvoudiger geïnterpreteerd wordt als een lage waarde.

Staafdiagram of Cirkeldiagram?
Met het cirkeldiagram wordt de verhouding van een deel tot het geheel weergegeven. Een alternatief voor het gebruik van het cirkeldiagram is een horizontaal staafdiagram waarin de waarden van hoog naar laag worden weergegeven. Over het algemeen communiceert het staafdiagram sterker dan het cirkeldiagram en verdient dit de voorkeur.
In de natuurwetenschappen wordensignificante cijfers gebruikt. Alhoewel in de managementpraktijk het begrip nauwelijks wordt gebruikt, is het erg bruikbaar. De vraag is of het detailniveau nodig is. Door gebruik te maken van slechts twee significante cijfers, wordt het lezen van de tabel een stuk prettiger en blijft de boodschap beter hangen.

7. Laat de y-as op 0 beginnen
Met cijfers kun je manipuleren, en met de presentatie ervan ook. Een bekende truc is het uitvergoten van verschillen door de schaalverdeling op de y-as aan te passen.
Over het algemeen wordt van analisten en in management dashboards verwacht dat de feitelijke cijfers zo objectief mogelijk gebracht worden. Door de schaalverdeling op de y-as op 0 te laten beginnen, worden de cijfers zo neutraal mogelijk gepresenteerd. Door de y-as op een ander punt te laten beginnen worden verschillen geaccentueerd, en soms is dit een handig instrument om de boodschap te accentueren.

8. Denk na over de informatiebehoefte van de gebruiker en de boodschap die je wil overbrengen
De conclusie van de analist bepaalt welke diagrammen en tabellen uiteindelijk gepresenteerd worden . De kunst is om de rapportage zodanig beperkt te houden dat de boodschap duidelijk is en toch voldaan wordt aan de informatiebehoefte van het management. Voor het ontwikkelen van standaardrapportages is een goede analyse van de informatiebehoefte essentieel. Welke informatie is werkelijk belangrijk voor het management? Teveel aan informatie leidt af van de boodschap.

Hetzelfde geldt voor ad hoc analyses. Vaak zijn slechts enkele van de analyses die een analist heeft gemaakt echt relevant om de boodschap over het voetlicht te brengen. Nadat de analyse af is, is het belangrijk om goed na te denken wat de conclusie is en welke boodschap overgebracht moet worden. Daaruit volgt welke tabellen, diagrammen en tekst aan de presentatie toegevoegd moeten worden. Denk bij elke tabel en diagram na welke boodschap je er mee wilt overbrengen. Durf de analyses die geen toegevoegde waarde aan de boodschap leveren weg te laten. Teveel overbodige informatie leidt af van het overbrengen van de conclusie. In der Beschränkung zeigt sich der Meister!

Olaf Penne is manager van de riskmanagement afdeling van Mondial Assistance Nederland. Daarnaast verzorgt hij als zelfstandig financieel trainer onder andere workshops op het gebied van het presenteren van financiële informatie.

[Bronvermelding]
Dit artikel is gebaseerd op de boeken ‘Show me the numbers’ en ‘Information Dashboard Design’ van Stephen Few.