8 strategieën om wanbetaling en dubieuze debiteuren te voorkomen

Partnerbijdrage van:

Wanbetalingen en dubieuze debiteuren: elke manager van de debiteurenafdeling heeft ermee te maken. Hoewel praktisch ieder bedrijf worstelt met wanbetalers en debiteuren, is het zaak om het probleem zo goed en snel mogelijk te lijf te gaan. Maar wat kun je doen om het risico op wanbetaling en dubieuze debiteuren te minimaliseren? Welke strategieën kun je inzetten om hoofdpijndossiers te voorkomen? In deze blog bespreken we de 8 strategieën die je kunt toepassen om wanbetaling tegen te gaan.

1. Doe een grondige kredietcheck
Een van de beste manieren om een mogelijk risico op wanbetaling tijdig te herkennen, is het uitvoeren van een kredietcheck. Door een kredietcheck te doen, breng je in een vroeg stadium belangrijke informatie in kaart, waardoor je op tijd kunt bepalen of een potentiële klant ook daadwerkelijk een geschikte kandidaat is voor jouw bedrijf. Zo is een ongezonde financiële situatie een goede indicator dat de kandidaat mogelijk in de toekomst problemen zal hebben om facturen te betalen. Een kredietcheck kun je laten uitvoeren door een extern kredietinformatiebureau. Aan de hand van kredietgegevens of door middel van een automatiseringsoplossing die toegang heeft tot online databanken, achterhaalt een kredietinformatiebureau essentiële informatie zodat jij een gedegen keuze kunt maken over in hoeverre een kandidaat geschikt is als nieuwe klant.

2. Maak duidelijke afspraken met de klant
De relatie met de klant valt of staat met heldere communicatie. Weet de klant bijvoorbeeld wat de betalingsvoorwaarden zijn? Doe geen aannames hierover, want wat voor de zender als vanzelfsprekend wordt gezien, is voor de ontvanger een boel nieuwe informatie. Het opstellen van een contract, factuur of aparte brief is in zo’n geval geen overbodige luxe. Neem daarin de betalingsvoorwaarden, de betalingstermijn en eventuele boetes bij verlate betalingen mee, eventueel in een handig overzicht ondergebracht om de informatie toegankelijk te maken voor de klant.

3. Factureer tijdig en accuraat
Weinig klanten worden enthousiast van facturen. Het is dus zaak om dit onderdeel van het proces zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk te maken voor de klant. Een vlot facturatieproces draagt bij aan een goede cashflow en verkleint daarmee de kans op wanbetaling. Elektronische facturatie is een goede manier om dat proces te versnellen. Zo zijn er geautomatiseerde systemen die ondersteuning bieden bij het identificeren van betalingsproblemen, zodat er tijdig gehandeld kan worden indien nodig. Let tot slot ook op de kwaliteit van de facturatie. Een kleine fout leidt al gauw tot verwarring, en daar waar verwarring heerst, ligt een vertraagde betaling op de loer.

4. Bied verschillende betaalmethoden aan
Niet iedereen verkiest dezelfde betaalmethode. Door verschillende betaalmethoden aan te bieden, neem je een overbodige drempel weg om tijdig over te gaan tot betaling. Let daarbij wel op de veiligheid en betrouwbaarheid. Kies voor vooraanstaande betaalproviders of softwaretools die ondersteuning bieden op gebied van betaalmethoden.

5. Verstuur op tijd betalingsherinneringen
Door de betalingstermijn in acht te nemen, geef je een signaal af aan de klant dat betalingstermijnen serieus worden genomen, en dat diezelfde verwachting ook voor de klant geldt. Zorg dat de betalingsherinneringen op het juiste moment plaatsvinden. Bij kleine hoeveelheden is dat handmatig goed te doen, maar bij grotere aantallen is het raadzaam om dit onderdeel van debiteurenbeheer te automatiseren.

6. Maak gebruik van een incassobureau
Bij het herhaaldelijk uitblijven van een betaling, is het aan te raden om een incassobureau in te schakelen. Kies daarbij wel voor een betrouwbaar incassobureau dat conform wet- en regelgeving te werk gaat op gebied van debiteurenbeheer. Wellicht lijkt het een grote stap, maar een incassobureau is goed in staat om klanten aan te sporen om over te gaan tot betaling. In sommige gevallen blijft een betaling ook dan uit, en in dat geval kan een incassobureau juridische stappen nemen om via die weg de situatie af te handelen.

7. Blijf de financiële situatie van de klant monitoren
Na de initiële kredietcheck is het zaak dat je blijvend grip op de situatie blijft houden. Door regelmatig kredietchecks uit te voeren, kan er op tijd gesignaleerd worden wanneer de financiële situatie van een klant uit de hand dreigt te lopen. Met die informatie kun je anticiperen op een mogelijk probleemgeval, en ook hierbij geldt: voorkomen is beter dan genezen.

8. Investeer in een goede klantrelatie
Klanten doen graag hun best voor bedrijven waarmee ze een goede relatie hebben. Is de klantervaring met het bedrijf in kwestie allesbehalve positief, dan zal een klant minder snel geneigd zijn om op tijd te betalen, en de bereidheid om mee te werken aan een oplossing bij eventuele, toekomstige problemen zal ook drastisch verminderen. Investeer dus in een goede klantrelatie door bijvoorbeeld regelmatig klantcontact te hebben, een goede klantenservice te bieden en het goede voorbeeld te geven door zelf snel en professioneel te reageren op vragen en klachten.

Wil je weten hoe je deze strategieën praktisch kunt inzetten? Download gratis de 5 tips waarmee je direct aan de slag kunt.