8 stappen in benchmarking

1. Met wie en hoe
Vaak ontstaat de wens om een benchmark te doen vanuit een georganiseerde groep. Maar uw organisatie kan natuurlijk ook zelf op zoek gaan naar organisaties die willen benchmarken over hetzelfde onderwerp. U moet het dan wel met elkaar eens zijn dat uw organisaties met
elkaar te vergelijken zijn en hetzelfde doel voor ogen hebben.

2. Indicatoren en instrument
Belangrijke discussiepunten: welke indicatoren gebruikt u en hoe stelt u ze vast? Stel de indicatoren zo op en werk ze zo uit in eenheden, variabelen en onderlinge relaties, dat er geen oneigenlijke verschillen kunnen ontstaan als u gegevens gaat verzamelen en vergelijken. Hoe definieert u begrippen en onderwerpen? Zorg ervoor dat u dezelfde definities hanteert. Anders meet u dingen die u misschien niet wilt meten of meet u op de verkeerde manier.

3. Verzamelen van gegevens, vergelijken en analyseren
Nu kunt u gegevens verzamelen. Doe eventueel een proefmeting om het instrument en de indicatoren in de praktijk te testen. Deze fase neemt twee tot drie maanden in beslag. Of zes tot acht weken als u de benchmark zelf uitvoert. Bereid medewerkers die het onderzoek gaan doen goed voor. U kunt ze eventueel opleiden, bijvoorbeeld voor visitaties. En informeer al uw medewerkers dat u een benchmark gaat doen.

4. Signaleren verschillen
Nadat elke deelnemer de gegevens heeft verzameld, gaat u ze bundelen. Heeft u veel instrumenten en indicatoren, dan is het het makkelijkst om dit geautomatiseerd te doen. Ander kan het ook handmatig. Heeft u de gegevens gebundeld, dan kunt u gaan vergelijken en de verschillen tussen de deelnemers rapporteren.

####

5. Op zoek naar leerpartners
Als u weet wat de verschillen zijn, kunt u op zoek gaan naar de organisatie waarvan u het meest kunt leren. Dit is meestal de deelnemer die op een bepaalde indicator significant beter scoort. Er kunnen ook meer leerpartners voor uw organisatie zijn. Om met succes van elkaar te leren, is het belangrijk dat er onderlinge eenduidigheid is over de leerdoelen, de leergebieden en hoe u de leerdoelen kunt realiseren. U bepaalt wel zelf wat bijvoorbeeld uw eigen ambities zijn.

6. Op zoek naar verbetermogelijkheden
U gaat nu op zoek naar verbetermogelijkheden en u stelt een verbeterplan op. Als het nodig is, kunt u een korte aanvullende analyse doen om vooral de verklaringen of oorzaken achter de verschillen te achterhalen en om meer gericht aan verbeteringen te werken. Elke deelnemer stelt een eigen verbeterplan op, in samenwerking met de leerpartner.

7. Verbeteren eigen situatie
U kunt nu het verbeterplan gaan uitvoeren. Tijdens de uitvoering kunt u uiteraard de indicatoren uit het verbeterplan blijven meten. Zo ziet u meteen of de verbeteringen die u aanbrengt ook echt zorgen voor een verbetering van de score op de indicator(en).

8. Evaluatie
De laatste stap is de evaluatie: wat hebben de doorgevoerde veranderingen opgeleverd voor uw organisatie? Is er daadwerkelijk iets verbeterd? Hiervoor meet u de indicatoren opnieuw. U rapporteert de conclusies van deze meting en kunt aanbevelingen doen voor een eventueel vervolg of een herstart van de cyclus.

Aanrader van de redactie: 4 stappen naar innovatie