8 nieuwe mogelijkheden in Excel 2013

1. Personalisatie

De eerste vernieuwing is niet specifiek voor Excel, maar kom je in alle Office-onderdelen tegen. In het nieuwe Office meld je jezelf aan, waardoor je overal je eigen, gepersonaliseerde Office-omgeving hebt. Recente bestanden, favoriete documenten, toegang tot Skydrive, Skydrive Pro of SharePoint en zelfs het uiterlijk van de software neem je zo moeiteloos mee van je PC naar je laptop of Windows tablet.

2. Flash fill

Excel wordt natuurlijk veel gebruikt om gegevens te analyseren en een stap die daar meestal aan vooraf gaat, is het omzetten van ruwe invoer naar meer gestructureerde informatie. Excel 2013 helpt je hierbij. Heb je bijvoorbeeld een lijst met contacten met adres en woonplaats, en wil je een kolom met alleen woonplaats maken, dan voer je de woonplaats van de eerste rij met de hand in. Op het moment dat je in de tweede regel begint te typen, vult Excel de rest van de kolom direct voor je in (Flash fill). En als het hier en daar niet goed gaat, bijvoorbeeld bij plaatsnamen bestaande uit twee woorden, dan kun je er een corrigeren en voert Excel dezelfde correctie uit waar nodig.

3. Snelle analyse

Als je in Excel 2013 een bereik hebt geselecteerd, wordt een knop zichtbaar die je toegang geeft tot ‘snelle analyse’. Hiermee heb je een groot aantal analysemogelijkheden tot je beschikking die je alleen maar even hoeft aan te wijzen om ze te zien. Denk aan voorwaardelijke opmaak, grafieken, totalen, draaitabellen en sparklines.

4. Aanbevolen grafieken en draaitabellen

Een andere mogelijkheid in Excel 2013, wanneer je een bereik hebt geselecteerd, is om Excel suggesties te laten doen over welke grafieken of draaitabellen een goed overzicht over je gegevens vormen. In de praktijk scheelt dit veel tijd die eerst opging aan het uitproberen van verschillende alternatieven.

5. PowerPivot

Microsoft PowerPivot is voor Excel 2010 als apart te downloaden invoegtoepassing beschikbaar, maar in Excel 2013 is PowerPivot een vast onderdeel van Excel geworden. Met PowerPivot stel je analytische modellen samen op basis van gegevens uit diverse bronnen, die je kunt voorzien van geavanceerde berekeningen. De technologie achter PowerPivot is veel sneller dan Excel, en maakt het mogelijk om veel meer gegevens te behandelen dan in Excel mogelijk is.

6. Slicers en tijdlijnen

Slicers zijn in Excel 2010 geïntroduceerd samen met PowerPivot. Met een slicer kun je gegevens filteren, waarbij je in een oogopslag kunt zien welke gegevens gefilterd zijn. Bovendien staan slicers met elkaar in verbinding. Dat wil zeggen dat als je in een slicer een selectie maakt, je in een andere slicer kunt zien welke zinvolle selecties nog mogelijk zijn.
Nieuw in Excel 2013 zijn tijdlijnen. Tijdlijnen zijn in feite een soort slicer, maar nu speciaal vormgegeven voor datumgerelateerde gegevens. Met een tijdlijn stel je visueel in over welke periode je gegevens wilt zien.

 7. Inquire

Iedereen kent wel het probleem van ongestructureerde en onoverzichtelijke Excel-modellen. In een dergelijk model is het heel moeilijk om aanwezige fouten op te sporen, of om het model aan te passen zonder nieuwe fouten te maken. Inquire is een nieuwe invoegtoepassing voor Excel 2013 die met Excel wordt meegeleverd en die je kunt gebruiken om een Excel-model te analyseren. Zo krijg je inzicht in de berekeningen die worden gebruikt, de structuur van het model, en de onderling afhankelijkheden van bijvoorbeeld werkbladen.

 8. Power View

De opvallendste vernieuwing in Excel 2013 is Power View. Power View is een rapportage- en visualisatie-oplossing die sinds het voorjaar van 2012 beschikbaar is in de SharePoint-omgeving, maar nu ook in Excel is ingebouwd. Excel 2013 introduceert een nieuwe type werkblad, het Power View-werkblad, waar je met een paar muisklikken interactieve overzichten maakt op basis van een PowerPivot-model.

Michiel Rozema (michielr@microsoft.com) is bij Microsoft Nederland verantwoordelijk voor Business Intelligence.

Meer columns en checklists over Excel vindt u in het FM Dossier: Business Analytics voor Iedereen