7 stappen naar ‘Bring Your Own’ – hoe werkt het en wat kost het?

Nog niet eens zo heel lang geleden dicteerde het bedrijfsleven de trends op IT-gebied. Sinds een paar jaar hebben de consumenten de macht overgenomen. Zij zijn nu de eerste die nieuwe technologieën in gebruik nemen. Bedrijven houden deze ontwikkelingen in de gaten en volgen ze – op gepaste afstand. Deze omslag wordt ook wel de ‘consumerization’ van IT genoemd. Denk aan toepassingen als chat, sociale netwerken en smartphones: deze hebben pas hun weg naar het bedrijfsleven gevonden nadat ze waren omarmd door consumenten.

Niet zo vreemd dus dat steeds meer werknemers ook op kantoor gebruik willen maken van hun eigen smartphone, laptop of tablet – simpelweg omdat die vaak geavanceerder zijn dan wat de werkgever te bieden heeft. Er is bijna geen bedrijf meer te vinden waar geen privé- apparaten te vinden zijn: ruim negen op de tien organisaties (92%) heeft ermee te maken. Dit blijkt uit cijfers uit een onderzoek van Vanson Bourne in opdracht van Citrix onder 700 IT-professionals in zeven landen.

‘Bring Your Own’ (of BYO) is inmiddels een ingeburgerd begrip, en houdt in dat werknemers hun eigen apparaat – laptop, smartphone of tablet – dat het beste bij hun werkstijl past, meenemen naar het werk. Doordat werknemers hun eigen apparaat kunnen kiezen, hebben zij makkelijker toegang tot zowel persoonlijke als organisatorische informatie, vanaf elke locatie. BYO kan aangeboden worden als een door het bedrijf gesponsord programma – Bring Your Own Computer (BYOC) – of door werknemers toe te staan hun eigen apparaat mee te nemen naar het werk – Bring Your Own Device (BYOD).

Het is overbodig om te zeggen dat deze ontwikkeling enorm veel gevolgen heeft. Voor de IT-afdeling, die ervoor moet zorgen dat bedrijfsgegevens, programma’s en zelfs complete besturingssystemen worden geleverd op al die verschillende apparaten die er in omloop zijn. Maar ook buiten de IT-afdeling zijn de gevolgen groot. Wat betekent BYO voor de kosten van IT-support (die gemiddeld meer dan 70 procent van het IT-budget opslokken)? Welke afspraken zijn er nodig tussen werkgever en werknemer?

De voordelen
Een van de redenen om BYO te ondersteunen, is dat werknemers het toch wel doen. Met name de jonge generatie werknemers (de Digital Natives) is slim genoeg om zichzelf toegang te verschaffen tot het bedrijfsnetwerk, databases en bedrijfsapplicaties. Het toestaan van BYO zorgt er dus ook voor dat je als werkgever jong talent kunt aantrekken en behouden.

Daarnaast bevordert BYO de mobiliteit van je personeel en daardoor ook de productiviteit: het gebruik van eigen apparatuur maakt het eenvoudiger voor medewerkers om buiten kantoor te werken – ze beschikken immers al over bedrijfsapplicaties en bestanden op hun eigen apparaat.
__________________________________________________________________________________

Bent u op zoek naar perfecte financiële software?
Op woensdag 6 juni 2012 vindt het jaarlijks vakevenement Financial Systems plaats:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Bezoek ook Financial systems, dé vakbeurs voor financiële software. Entree is gratis voor de doelgroep. Ga direct naar financial-systems.nl
__________________________________________________________________________________

Last, but not least: ook kostenbesparingen spelen mee. In het onderzoek gaf één op de drie bedrijven dit als reden aan om privé-apparatuur toe te staan. BYO zorgt er immers voor dat bedrijven minder hoeven te investeren in apparatuur. Daarnaast hebben medewerkers minder IT-training en IT-ondersteuning nodig als ze op hun eigen apparaten werken.

Hoe werkt het?
Zoals gezegd komt er een aantal technische, financiële en organisatorische uitdagingen kijken bij een BYO-programma. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste afwegingen.

1. Beoordeel je werknemers – voor wie is BYO geschikt?
Niet alle werknemers zullen bereid zijn te participeren in een BYO-programma. Het is daarom belangrijk om te toetsen wie er geïnteresseerd is in een BYO-initiatief en er ook daadwerkelijk voordelen uithaalt.

2. Investeer in technologie om een BYO-programma mogelijk te maken
Hoe zorg je ervoor dat werknemers toegang hebben tot alle bedrijfsinformatie? De technologie die desktopvirtualisatie heet, maakt het mogelijk om een complete desktop (besturingssysteem, bedrijfsapplicaties en benodigde bestanden) vanuit een centraal datacenter te leveren naar een willekeurig apparaat. Het enige wat de ontvanger nodig heeft, is een app (de zogeheten Receiver) die als een poort naar de bedrijfsomgeving fungeert. Zo kun je dus bijvoorbeeld een Windows-omgeving op een iPad laten draaien. Het voordeel hiervan is dat medewerkers altijd hun eigen, vertrouwde desktop hebben, ongeacht of ze nu achter de PC op kantoor zitten of thuis op de tablet werken.

3. Ontwikkel een BYO-beleid samen met de belangrijkste stakeholders
Een voorwaarde voor het implementeren van een BYO-programma in de gehele organisatie is dat alle stakeholders zoals ICT, Finance, HR en de juridische afdeling, het eens zijn over een overkoepelend beleid om het resultaat te optimaliseren. Deze moet ingaan op toegankelijkheid, eigendom van apparaten en dataclausules, contractuele verplichtingen, algemene compliance en omstandigheden waaronder werknemers verantwoordelijk gehouden worden bij contractbreuk.

####

4. Bescherm bedrijfsdata en intellectueel bezit
Er zit ook een beveiligingsaspect aan BYO: medewerkers maken immers gebruik van een apparaat dat geen eigendom is van het bedrijf. Zelfs als er gebruik wordt gemaakt van desktopvirtualisatie, ontkom je er niet altijd aan dat sommige gegevens moeten worden opgeslagen op het apparaat van de gebruiker. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang de IT-afdeling de mogelijkheid behoudt om bedrijfsdata te beveiligen, te controleren en om, indien nodig, zakelijke data op de apparaten van werknemers te wissen als er sprake is van een beveiligingsbreuk. Dit kan het geval zijn als de werknemer weg gaat, of als het device gestolen wordt.

5. Zorg ervoor dat managers en werknemers op één lijn zitten
Managers en werknemers moeten het samen eens worden over alle BYO-regels, zodat het programma zowel aansluit op de bedrijfsstructuur, als op de toenemende vraag naar een virtuele levensstijl door flexibel gebruik van apparatuur door werknemers te ondersteunen.

6. Overweeg een sponsorprogramma
Om werknemers aan te moedigen hun eigen apparaat te gebruiken, zouden bedrijven een sponsorprogramma moeten overwegen om zo de lange-termijnkosten te verminderen die verbonden zijn aan het gebruik van bedrijfsapparatuur.

7. Moedig werknemers aan hun eigen apparaten mee te nemen
Zodra zowel aan de behoeften van de werknemers als van het bedrijf voldaan is, moeten organisaties hun werknemers stimuleren om hun eigen device(s) te kopen en te gebruiken voor zowel persoonlijke als zakelijke doeleinden. Aangezien het device eigendom is van de werknemer, moet er een verantwoordelijkheidsgevoel ontwikkeld worden voor de zakelijke data die op het device staan.

Nederland loopt voorop – maar wel zelf betalen!
Het maken van goede afspraken is dus van levensbelang. Overigens staan Nederlandse werkgevers niet vooraan als het gaat om het leveren van een financiële bijdrage aan de aanschaf van het eigen apparaat: bijna vier op de tien werknemers betalen alles zelf (blijkt uit het eerder genoemde onderzoek van Vanson Bourne). Het wereldwijde gemiddelde ligt een stuk lager, op 28 procent. Slechts 28 procent van de werkgevers betaalt alles: wereldwijd is dat 50 procent.

Des te opvallender is het dat Nederland wel voorop loopt in het gebruik van apparaten van de medewerker zelf. Drie op de tien Nederlandse werknemers gebruikt een eigen smartphone, laptop, tablet, netbook of PC voor werkdoeleinden. Over twee jaar is dat percentage naar verwachting toegenomen tot 37 procent. Van de onderzochte landen
doet alleen India het beter dan Nederland: op dit moment neemt 34 procent daar een eigen apparaat mee naar kantoor, over twee jaar is dat 38 procent.

Auteur: Rob van der Hoeven, Area Vice President Benelux van Citrix.

Zie ook: 8 Innovaties in financiële boekhoudsoftware