7 signalen dat inkoopmanagers de regie verliezen

Door Jos Suijkens, Exact.

Trend is dat veel werknemers het inkoopproces omzeilen. Ze schaffen zaken online aan en declareren de kosten vervolgens. Dat gaat veel sneller. Als inkoopmanager verlies je niet alleen de controle over de uitgaven en de kwaliteit van producten en diensten. Je kunt ook geen schaalvoordeel realiseren. Laat staan prestatieafspraken maken.

Hieronder lees je 7 signalen of dit bij jou ook het geval is.

1. Hoewel je een inkoopbeleid hebt opgesteld waarbij aankopen boven een bepaald bedrag via Purchase Order Request moeten lopen, merk je dat er steeds meer declaraties binnen komen.
    
2. Door de groei van het aantal abonnementen is er geen overzicht in het aantal en de contractduur. Daardoor merk je dat steeds meer abonnementen stilzwijgend worden verlengd, terwijl het je een raadsel is waarom en wie het abonnement gebruikt.
    
3. Je merkt dat medewerkers steeds vaker klagen over de kwaliteit van de koffie. Hoewel je een servicecontract hebt, ben je niet in staat om dit te evalueren. Ook ben je al eens vergeten om het contract tijdig op te zeggen. De boosdoener: het ontbreken van een goede contractadministratie.
    
4. De klachten over het inkoopaanvraagproces zwellen aan. Medewerkers willen online en eventueel direct via een derde partij, bijvoorbeeld een externe webshop, bestellen. Daardoor ervaren ze: vandaag besteld, morgen geleverd, net als thuis. De budgetverantwoordelijken geven aan dat ze aanvragen snel en makkelijk willen goedkeuren via hun tablet of mobiel.
    
5. Je ervaart meer verstoringen in het primaire proces doordat producten niet op voorraad zijn. Dit komt vaak omdat ze niet op tijd zijn besteld.
    
6. Je ontdekt dat je ondanks digitalisering, meer tijd kwijt bent aan het handmatig matchen van de factuur met de bestelling. Ook duurt het lang om te achterhalen wat de gemaakte afspraken zijn.
    
7. Je merkt dat je geen tijd meer hebt voor andere zaken die niet direct met je takenpakket te maken hebben.

6 tips om inkoopwildgroei uit te roeien

Ik zie je denken: stop met die opsomming. Je hebt genoeg zout in mijn wond gestrooid. Herken jij je in de signalen, dan is dat stap 1 naar verbetering. Hierbij 6 tips om de inkoopwildgroei uit te roeien.

1. Begin met het in kaart brengen van alle uitgaven binnen je bedrijf.
   Wie koopt waar welke goederen.
2. Maak productgroepen van de uitgaven.
   Orden dus alle parkeerkosten, zakenlunches, pizza’s door overwerk, abonnementen, etc.
3. Praat met je leveranciers over voorwaarden en verminder het aantal leveranciers door een aantal voorkeursleveranciers aan te stellen
4. Implementeer je maatregelen in je systemen en dwing af dat iedereen op die manier zijn inkoopverzoek indient.
   Maak het onmogelijk om van je methode af te wijken.
5. Maak het makkelijk om inkooporders aan te maken.
   Wellicht is dit het moment om over te gaan op een inkoopmanagementsysteem dat draait in de cloud. Voordeel hiervan is dat je geen omkijken hebt naar onderhoud en beheer. Je zit altijd op de recentste versie. Bovendien zijn inkoopsystemen die draaien in de cloud dankzij gebruik van moderne standaarden eenvoudig te koppelen aan je ERP en financieel systeem. Inkomende facturen worden automatisch gematcht met de contractafspraken en bestellingen met de leverancier. Daardoor gaat de verwerking automatomatisch. Dankzij de workflow krijgen managers die moeten goedkeuren via hun smartphone een seintje. En ook het aanmaken van een purchase order kan via mobiel. Je neemt de software af als dienst en hebt helder inzicht in de kosten ervan.
6. Betrek belangrijke stakeholders op elk niveau in de organisatie om draagvlak en betrokkenheid te creëren.
   Hierdoor voorkom je dat collega’s denken dat ze worden gecontroleerd en gekort op hun budget. Het gaat ook om het creëren van toegevoegde waarde voor de medewerkers door betere dienstverlening en prestaties van de leveranciers. Communiceer het nieuwe beleid richting de organisatie en help medewerkers op weg in het systeem.

Heb je dit afgerond dan zul je zien dat medewerkers hun inkoop regelen volgens het beleid en via het systeem dat jij hebt bepaald. Daardoor verbetert de medewerkerstevredenheid, de productiviteit en de winstgevendheid van je bedrijf. En ook niet onbelangrijk: jouw werkende leven wordt een stuk leuker en makkelijker