7 componenten van een overtuigende ICT business case

Het is noodzakelijk de gekleurde bril af te zetten en de wereld door de ogen van de beslissingnemer te bekijken. Past het project in zijn/haar visie? Wat zijn de belangrijkste strategische doelstellingen? 

Denk aan de volgende potentiele winsten van het project:

– Verbeteren klantenservice en communicatie.

– Besparen kosten en het stroomlijnen van operaties.

– Verhogen van de productiviteit van medewerkers.

– Sneller reageren op veranderingen.

– Bevorderen van het delen van kennis binnen de organisatie.

– Implementeren van thuiswerken of flexibel werken.

In dit onderdeel kijkt u naar de functionele structuur van de organisatie, en hoe ICT bijdraagt aan de kernactiviteiten, zoals het werk van productie, operaties en klantenservice. Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van deze gebieden? Bijvoorbeeld, belooft u klanten om orders binnen 48 uur te bezorgen? Hoe zorgt u ervoor dat de voorraad op pijl blijft? Et cetera.  

Wat zijn de grootste uitdagingen in het bedrijf die een beroep (gaan) doen op de ICT-infrastructuur? Hoe gaat dit naar waarschijnlijkheid veranderen? Breng dit in kaart. Mogelijke ICT-vereisten vanuit de business:

– Veranderende vraag vanuit de klant. Klanten willen bijvoorbeeld meer online interactie. 

– Reageren op nieuwe regelgeving, zoals het beschermen van klantgegevens.

– Leveranciers die op een andere wijze gaan werken. 

– Het mobieler worden van medewerkers.

– Betere klantenservice.

– Efficientere samenwerking. 

Wat doen uw concurrenten? Hoe gebruiken zij technologie om hun dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren? Het is aan te raden om een paar bedrijven op de voet te volgen, en u hierdoor te laten inspireren. Bepaal vervolgens welke trends het belangrijkste zijn voor uw business en uw klanten. U hoeft niet overal in voorop te lopen, soms is volgen prima. Maar daar waar u het meeste klantwaarde kunt toevoegen heeft vooroplopen de duidelijke voorkeur.  

Disruptie van systemen kan rampzalige gevolgen hebben voor de hele organisatie. Heeft u externe support nodig om dit te voorkomen? Zo ja, voor hoe lang? Wat is er nodig aan interne opleiding om de nieuwe of vernieuwde systemen effectief te laten functioneren? Breng dit allemaal in kaart. 

Produceer een inventaris van alle software en hardware van het bedrijf. Wat is de levensverwachting hiervan? In het geval van on premise software kunt u zich afvragen of een cloud-dienst niet voordeliger is tegen aanvaardbaar risico. Het huidige ICT-portfolio houdt u naast de toekomstige ICT vereisten die u aan ziet komen. Stel vervolgens een programma samen om deze kloof te dichten, met realistische kostenplaatjes erbij van wat u wanneer zult moeten uitgeven.  

Investeringen worden gedaan om succesvolle en meetbare resultaten te genereren. De bijdragen van een ICT-activiteit zijn soms moeilijk meetbaar, maar het kan wel. U kunt denken aan de volgende meetbare winstgebieden:

– Hogere klanttevredenheid.

– Meer omzet.

– Minder kosten.

– Tijd besparing in processen.

– Reductie in budgetten.

– Meer herhalingsopdrachten.

– Hogere productiviteit medewerkers. 

Tot slot, de sleutel om budget te krijgen voor een ICT-project is het management demonstreren dat het in stand houden van de huidige situatie ze op termijn meer gaat kosten. Deze 7 componenten helpen u dit op een overtuigende manier in kaart te brengen.