6 tips voor goed contractmanagement

Terwijl veel bedrijven de mogelijkheden van reorganisaties afwegen en zoeken naar kostenbesparende maatregelen, blijven de energie-, telefonie- en internetcontracten vaak ongemerkt doorlopen. Wie jaarlijks investeert in het vergelijken van leveranciers, profiteert van de meest aantrekkelijke prijs tegen de beste voorwaarden. Daarom:

1. Breng risico’s en schades in kaart
Een afgewogen en optimaal pakket van bijvoorbeeld verzekeringen of energie komt onder meer tot stand op basis van een uitgebreide risicoanalyse. Welke risico’s loopt het bedrijf, welke wil het zelf dragen en welke moeten worden afdekt? Op basis van een risicoanalyse bepaal je het eigen risico en de condities. Een adviesbureau zal logischerwijs een opstalverzekering met een hoger eigen risico en met minder uitgebreide condities nemen dan een houthandel of timmerfabriek.

2. Haal voordeel bij huidige leverancier
Het idee heerst dat afnemers alleen kunnen onderhandelen bij het overstappen van de huidige naar een nieuwe leverancier. Niets is minder waar. Er is namelijk altijd ruimte voor onderhandelingen; ook wanneer het gaat om het continueren van een contract. De afdelingen Verlengen en Behoud mogen vaak een aanbod doen wanneer bedrijven bij de huidige maatschappij willen blijven.

Verder is het vaak mogelijk besparingen te realiseren op lopende contracten door de condities tussentijds aan te passen. Bij verzekeringen heeft het verhogen van het eigen risico direct invloed op de premie. Op telefoonabonnementen is vaak voordeel te behalen door de internet- of belbundel te verlagen. En de wijze van betaling heeft ook gevolgen voor de hoogte van het bedrag. Maak een weloverwogen keuze tussen acceptgiro of automatische incasso. En bekijk of betaling op jaarbasis interessant is. Dit levert soms tot wel 6 procent besparing op.

3. Vergelijk ieder jaar opnieuw
Leveranciers gebruiken vergelijkingssites vaak als marketinginstrument. Op deze sites bieden ze exclusieve deals aan, waardoor contracten via een vergelijkingssite doorgaans goedkoper zijn dan rechtstreeks bij de leverancier. Bedrijven kunnen daar hun voordeel mee doen.

Goed contractmanagement houdt onder meer in dat je leveranciers geprikkeld worden met goede voorstellen te komen. Als het gaat om 3play (internet, telefonie, televisie) en verzekeringen zijn eenjarige contracten doorgaans het meest interessant. Agendeer de vergelijkingsprocedure dan ook ieder jaar, daarbij rekening houdend met de opzegtermijn. Deze is doorgaans twee tot drie maanden voor de contractvervaldatum.

4. Vraag verhuurder om specificaties
Vaak zijn de servicekosten inbegrepen bij de huur. Dat wil zeggen dat je als bedrijf doorgaans een vast bedrag per vierkante meter aan energie betaalt aan de verhuurder. Deze constructie is overzichtelijk, maar tegelijkertijd ondoorzichtig. Andere pandhuurders kunnen de prijs immers flink opdrijven en dat wordt uiteindelijk op iedereen doorberekend. Het is dan ook raadzaam om, indien een energiemeter aanwezig is, de meterstanden bij te houden en jaarlijks een specificatie op te vragen bij de verhuurder. Klopt alles wel? Is de verhuurder niet ‘vergeten’ eventuele kostenverlagingen te delen met de huurders?

####

5. Zorg voor een plan B
Over het algemeen is het onderbrengen van telefonie, internet en televisie bij één maatschappij goedkoper dan wanneer die contracten bij verschillende maatschappijen worden afgesloten. Bovendien levert het als voordeel op dat je van slechts één maatschappij de facturen krijgt en je doorgaans meer service krijgt.

Een kleine waarschuwing is echter wel op zijn plaats. Tegenwoordig lopen internet en telefonie vaak over dezelfde kabels. Dat heeft tot gevolg dat bij een storing er zowel niet meer gebeld als gemaild kan worden en dat kan catastrofale gevolgen hebben. Voor bedrijven op wie dergelijke storingen inderdaad een grote impact hebben, is het raadzaam om een back-upplan op te stellen. Bijvoorbeeld twee types verbindingen (ASDL en kabel) of een (goedkopere) verbinding bij een andere maatschappij.

6. Stap slim over
Leveranciers lokken klanten vaak met interessante kortingen. Dat maakt overstappen in veel gevallen aantrekkelijker dan contracten verlengen. De meeste providers zeggen het oude contract op en sluiten vervolgens het nieuwe af. Sommige leveranciers nemen eventuele contractbreukboetes daarbij ook voor hun rekening. ‘Shoppen’ loont dus zeker; één offerte is immers geen offerte!

Wanneer het gaat om een groter zakelijk verzekeringspakket is het raadzaam de schadestatistiek in bezit te hebben. Dit vergroot je eigen inzicht, onderhandelingspositie en snelheid bij het aanvraagtraject.

Idealiter vindt de overstap in het weekend of buiten kantoortijden plaats; zeker wanneer het om telefoon of internet gaat. Zo voorkom je eventuele uitval.

Over de auteurs
Arie Verhoeven (43) is bijna twintig jaar werkzaam binnen de verzekeringsbranche en de financiële dienstverlening. Sinds 2010 is hij manager Verzekeringen en Financiële diensten bij Easyswitch.nl en Overstappen.nl.

Jelle Feenstra (34) werkte voorheen bij Aegon Bank en is sinds vier jaar werkzaam in de e-commerce. Feenstra is founder en Managing Director van Easyswitch.nl en Overstappen.nl.