6 tips voor cashflowverbetering

In een tijd van crisis is de CFO degene op wie alle ogen zijn gericht. Is er nog budget voor investeringen in marketing, sales en R&D? In hoeverre wordt de geldkraan dichtgedraaid en waar zitten de bezuinigingen? Die zijn per bedrijf anders en niet elke organisatie ervaart nadelige gevolgen. Maar dat cashflow management juist nu cruciaal is, dat is een gegeven.

Veel MKB’ers zien hun marges verdampen. Door het plotseling wegvallen van bedrijvigheid en vraag naar hun product of dienst, komen ze in de problemen. Nadat het de afgelopen jaren voor de wind ging, schudt moeder natuur ons allemaal nu hard wakker. Tijd dus, om in actie te komen en veerkracht te tonen, daardoor is de kans aanzienlijk groter om een crash af te wenden.

Door Monique Engelaar, Exact

1. Vergroot financieel inzicht

Veel bedrijven houden een financiële administratie bij omdat het moet vanwege de btw-aangifte. Ze zien het als noodzakelijk kwaad, terwijl de administratie juist een bron van informatie en inzicht is. Dáár zie je hoe je marges zijn. Leg alle inkopen en verkopen vast. Zorg dat je op detailniveau weet op welke producten, diensten en klantgroepen je hoeveel verdient. Breng in kaart welke klanten geld kosten en neem daar actie op. Mogelijk kun je ze helpen zodat je toch sneller betaald krijgt en je klanten er ook baat bij hebben. Doe dit direct en niet pas als de btw-aangifte nadert. Een financiële administratie die up-to-date is, geeft de juiste stuurinformatie, waardoor je in een onverwachte crisis snel kunt handelen.

2. Let op late betalingen

Uit de Exact MKB monitor blijkt dat een MKB gemiddeld ruim 30 dagen moet wachten op de betaling van zijn factuur bij een gestelde betalingstermijn van 30 dagen. Handelsbedrijven wachten bijna 31 dagen, productiebedrijven 33 dagen, bouwbedrijven 26 dagen en accountantskantoren bijna 33 dagen. Deze cijfers zijn echter nog voor de Corona-uitbraak en je kan stellen dat de betaalmoraal in het MKB lang niet verkeerd is. Toch is het mogelijk om minder lang te hoeven wachten op de betaling. Sommige maatregelen klinken logisch, maar worden toch vergeten omdat veel financials er onvoldoende bij stil staan. In moderne financiële systemen kan je veel automatiseren waardoor je er niet meer aan hoeft te denken.  Verstuur de factuur direct na levering, vraag een voorschot bij een levering waarbij je vooraf veel kosten maakt, verlaag de betalingstermijn en reageer sneller op overschrijding van de betaaltermijn.

3. Zorg voor betaalgemak

Maak het voldoen van facturen zo makkelijk mogelijk, dan verlaag je de drempel voor je klant om sneller te betalen. Stuur je zakelijke klanten bijvoorbeeld elektronische facturen via het Peppol-netwerk. Daarbij komt de factuur rechtstreeks in het financiële systeem van de ontvanger. Lever je aan consumenten, voorzie facturen dan via een verschillende betaalmogelijkheden als Ideal, creditcard, PayPal of QR-code waarbij de factuur makkelijk via de bank app is te voldoen. Check regelmatig het betaalgedrag van je klanten en vertel te late betalers vriendelijk dat ze zich moeten houden aan de betaaltermijn. Doen ze dit niet, dan is het verstandig om afscheid van ze te nemen.

4. Beheers je voorraden

Of je voorraden aanhoudt voor eigen gebruik of voor de verkoop, een overschot ontstaat ongemerkt. En overtollige aantallen kosten geld. Daardoor verdampt je marge. Bedenk daarom goed wat je op voorraad houdt en hoeveel. Doe dit aan de hand van de vragen: Is de voorraad tijdgevoelig? (denk aan seizoensgebonden producten). Heeft de voorraad bepaalde bewaareisen, zoals bederfelijke goederen? Hoe groot is de vraag? (hoge vraag, snel verkopen dus ruimere voorraad aanhouden). Is het nodig dat je bepaalde producten zelf op voorraad houdt? (bij een kleine vraag of hoge kosten van het op voorraad houden is het wellicht interessant om het voorraadbeheer uit te besteden). Zorg ook dat je realtime inzicht hebt in je voorraadniveaus en dat van je leveranciers en regel een tijdige signalering bij het bereiken van een bepaald niveau.

5. Huren in plaats van kopen

Wil je groeien dan moet je investeren. Daarvoor heb je kapitaal nodig. Door kapitaalintensieve bedrijfsmiddelen als panden, machines, kantoorapparatuur en meubelen te huren in plaats van te kopen, zijn hoge investeringen vooraf niet nodig. Dat scheelt weer leningen en je houdt geld over om een crisisklap op te vangen. Tegenwoordig zijn veel bedrijfsmiddelen als abonnement af te nemen; inclusief onderhoud. Voordeel is dat je kunt schalen naar je behoefte. Gaat het goed, dan neem je extra af. Stort de omzet in, dan zeg je het abonnement op en heb je na de opzegtermijn geen kosten meer.

6. Onderhandel met je leveranciers

Als je uitgaande betalingen uit je bedrijf kan vertragen of verminderen tijdens een cashflowcrisis, vermindert de druk op je werkkapitaal. Onderhandel daarom met je leveranciers over betalingen of informeer naar het uitstellen van betalingen. Hoewel sommigen misschien niet bereid zijn tot uitstel, is de kans groot dat leveranciers aan wie je loyaal bent geweest bereid zijn om voor een regeling als je even krap zit.
Er zijn genoeg mogelijkheden om je cashflow te beheersen in tijden van crisis. Het is nooit te laat om direct maatregelen te treffen; rigoureuze of minder ingrijpende, zeker als de overheid bereid is tot steunmaatregelen. Het is wel zaak om nu in actie te komen, samen de schouders eronder en veerkracht tonen. Samen sta je sterk, is in deze crisis een uitstekend uitgangspunt.

Kijk hier voor meer informatie en krijg meer inzicht in je financiële processen.