6 stappen voor de invoering van uw e-Mandates

Het is tijd om uw e-Mandates project te starten. Naast de eerdere e-Mandate-oplossingen in de markt, zoals die van Acceptemail, hebben nu ook de Nederlandse banken de handen ineengeslagen en een e-Mandate-variant bedacht die geïnspireerd is op de zo succesvolle iDEAL oplossing. Met deze wettelijk geaccepteerde oplossing kunnen consumenten online hun incassomachtiging registreren en beheren. In mei gaat de eerste Nederlandse bank live en volgens de huidige planning zal aan het einde van dit jaar de laatste bank volgen.

De volgende 3 drivers zullen het gebruik van e-Mandates tot een succes maken. 

1. Digitalisering – Met de introductie van e-Mandates kunnen bedrijven weer een stap zetten in de steeds verdergaande trend van digitalisering. De te behalen voordelen van een volledig digitaal proces zijn evident: papieren machtigingsformulieren met de ‘natte’ handtekeningen zijn inefficiënt en foutgevoelig met als gevolg hogere administratieve afhandelings- en reconciliatiekosten. 

2. Whitelisting – Via Whitelisting kunnen consumenten binnenkort via hun bankportalen een totale incassoblokkade instellen en alleen die bedrijven toestaan c.q. selecteren die wel mogen incasseren (en daarmee dus op de Whitelist komen). Onze verwachting is dat het aantal storneringen door de introductie van Whitelisting zal toenemen en daarmee ook de druk op de reconciliatie-afdelingen. Door echter gebruik te maken van de e-Mandate-oplossing worden bedrijven automatisch op de Whitelist bij de bank van de consument gezet en kan het storneringsrisico worden geminimaliseerd. 

3. Wettelijk – Veel bedrijven maken op dit moment gebruik van incasso’s. Voor bijvoorbeeld telecombedrijven, verzekeraars, nutsbedrijven en goede doelen is de incasso de belangrijkste en meest efficiënte betaalvorm. En in alle gevallen is een geldige machtiging juridisch vereist. Op dit moment maken veel bedrijven nog gebruik van het zogenaamde internetvinkje, deze is in juridische zin ongeldig maar wordt op dit moment nog gedoogd. Of dit op lange termijn nog het geval zal zijn is zeer de vraag. Met de introductie van de e-Mandate is in ieder geval “het ontbreken van een wettelijke digitale variant” geen argument meer. 

Er zijn dus een aantal redenen vanuit efficiency- en risicoperspectief om het gebruik van e-Mandate binnen uw bedrijf serieus te overwegen.

 

Vanuit de ervaringen met SEPA hebben we geleerd dat het niet eenvoudig is om aanpassingen in de betalingsverkeerprocessen van bedrijven te realiseren. Een groot deel van het proces- en ICT landschap wordt geraakt, van online portals tot de achterliggende contract- en debiteuren/crediteurenadministraties. De implementatie van e-Mandates mag dan ook niet onderschat worden en moet gestructureerd worden aangepakt. Houd er rekening mee dat u er gemiddeld gezien 6 tot 9 maanden voor nodig heeft om e-Mandates te implementeren binnen uw bedrijf (van analyse tot en met de implementatie). 

 

1. Wijs de kennisdragers aan binnen uw bedrijf 
Wijs de kennisdragers aan binnen uw bedrijf en zorg dat u voldoende kennis vergaart over e-Mandates, de kenmerken, de mogelijkheden en de oplossingsscenario’s. Organiseer een kennissessie voor alle stakeholders binnen uw bedrijf.

 

 

 

Is het noodzakelijk voor uw bedrijf om e-Mandates aan uw klanten aan te bieden? Zullen uw klanten er straks om vragen en hoe schat u de impact in van de Whitelisting optie die banken vanaf mei 2015 moeten bieden? Zal dit de efficiency van u proces ernstig beïnvloeden? Analyseer de kansen die de nieuwe e-Mandates processen bieden zoals het incasso- en factureringsproces en credit-management. 

Gaat u de e-Mandates zelf in beheer nemen of een e-Mandates Service provider inschakelen (MSP of CPSP) en wat zijn de voor- en nadelen? Welke e-Mandates oplossing kiest u? Hoe gaat u omschakelen? Gaat u de fysieke mandaatvorm nog ondersteunen, zo ja hoe lang nog? 

Denk bijvoorbeeld aan: wijzigingen in het aanmeld/orderproces, wijzigingen in het incassobestand, wijzigingen in de mandaatgegevens, wijzigingen in het beheerproces van de machtigingen. Elk bedrijf zal specifieke afwegingen moeten maken op een 15-tal terreinen om tot een passende implementatie te komen.

Maak afspraken op het gebied van contractaanpassingen met uw bank én met uw ERP- of CRM-leverancier. Zorg voor een helder communicatieplan met uw klanten. 

Het implementeren van e-Mandates vereist niet alleen gedegen kennis van de betaalstromen. Net als bij de migratie naar SEPA moeten eerst een aantal businessvragen worden beantwoord. Een gedegen analyse is van cruciaal belang.