6 best practices voor effectieve dashboards

 

Dus u heeft data die u wilt analyseren en waar u van wilt leren middels een dashboard? De kans is groot dat uw data verspreid staat opgeslagen op veel verschillende plaatsen. De eerste stap is om al deze data te verbinden, of die nu intern of extern staat opgeslagen. Neem geen genoegen met alleen de data die makkelijk toegankelijk is, maar begin met alle data te gebruiken die relevant is voor uw belangrijke zakelijke besluiten.

 

Er was een tijd waarin organisaties ernaar streefde om al hun gegevens op één plaats te hebben, maar met de huidige stand van de technologie is dat niet langer nodig, en zelfs geen best practice. Cloud-gebaseerde analytics oplossingen staan nu op gelijke voet met on-premise software in termen van betrouwbaarheid, performance, veiligheid en flexibiliteit. De nieuwe best practice is het verkrijgen van toegang tot de data waar deze zich ook maar bevindt, in een data warehouse of in de cloud. 

 

JetSuite, een privé-jet charter bedrijf gevestigd in Californië, wilde de snelheid van de besluitvorming vergroten met dashboards. Maar ze ondervonden dat het centraliseren van hun gegevens naar slechts een select aantal beslissers het bedrijf aanzienlijk trager maakte. “We wilden de besluitvorming en macht bij onze managers leggen die uiteindelijk verantwoordelijk zijn”, aldus Keith Rabin, president bij JetSuite. “Om dat te doen moesten we ze toegang geven tot inzichten afkomstig van grote datasets uit verschillende systemen en die met elkaar verbinden. Door de organisatie te empoweren met de juiste data uit verschillende bronnen hebben we iedereen geholpen hun werk beter te doen. De beslissingen worden niet alleen sneller genomen, ze zijn ook accurater.”

 

 

Één set van gegevens is doorgaans minder krachtig dan twee datasets. Neem bijvoorbeeld een sales dashboard dat alleen winstgegevens laat zien zonder regio-, klant- of marketing- data. Een dergelijk dashboard heeft een verminderde waarde en het ondersteunt slechts een beperkt aantal beslissingen.

 

Unilever, de Brits-Nederlandse producent van consumentengoederen, maakt gebruik van verschillende dashboards om een holistisch beeld te krijgen van klantbewegingen en consumententrends. Rishi Kumar, Director Analytics, bespreekt hoe het mengen van data het vermogen van Unilever vergroot om vragen over de consument te beantwoorden. 

 

 

“Een van de interessante dingen van onze business is dat je een rijke variëteit aan data binnen krijgt – je krijgt kwalitatieve data over de sentimenten rond je merken, kwantitatieve data over koopgedrag, en bredere marktdata via ACNielsen en IRI. Het is belangrijk dat Unilever in staat is om al deze gegevens bij elkaar te brengen en om te leren begrijpen waarom mensen de winkel binnenlopen en hun mandje vullen met Unilever-producten. Op basis van deze drivers kunnen wij bepalen in welke producten of trends wij ons moeten bevinden.” 

 

 

Het kiezen van de juiste metrics is essentieel. Het belangrijkste is dat de metrics relevant zijn voor de rol van de persoon die ze op het dashboard te zien krijgt. Maar niet alle metrics moeten toegevoegd worden. Sterker nog, u moet zeer selectief zijn in de bepaling welke metrics een plek verdienen. 

 

De meeste performance metrics stellen gebruikers in staat om te ontdekken wat er gebeurt, maar de beste metrics helpen hen ontdekken waarom het gebeurt. Onderstaande dashboard laat bijvoorbeeld zien hoe u effectief de performance kunt meten. Door de eindejaars performance tegen het budget in dezelfde periode aan te houden voor twee jaar achter elkaar, kunt u vragen beantwoorden als:

• Wat is de snelheid van de groei?

• Wat zijn de uitschieters of abnormale trends?

• Zijn de prestatiedoelen bereikt of niet? 

 

 

 

 

Dashboards zijn bedoeld om snel en gemakkelijk te lezen. Veel cijfermatige tabellen en spreadsheets creëren het tegenovergestelde effect. Een beeld zegt vaak meer dan duizend woorden. Wanneer men grote vragen probeert te beantwoorden, zijn vrijheid en flexibiliteit om antwoorden te exploreren in verschillende visuele structuren een must.  

 

De kern van moderne visualisatie:

• Variëteit – Niet alles hoeft een pie chart of een bar chart te zijn (gebruik liever maar helemaal geen pie charts). Het proces van inzicht verkrijgen gaat vele malen sneller en makkelijker wanneer informatie in verschillende charts, graphs en infographics is weergegeven. 

• Actueel en interactief – Heeft u direct antwoorden nodig in een vergadering? Interactieve dashboards met actuele data kunnen snel belangrijke analytische taken uitvoeren en de onderliggende data doorgronden. Beantwoord onverwachte vragen met een paar klikken van uw muis. 

• Vooruitkijkend – Een modern dashboard stelt u in staat vooruit te kijken om plannen en forecasten mogelijk te maken. Extrapoleer data om aankomende perioden te analyseren zodat uw business collega’s kunnen vaststellen welke (extra) acties nodig zijn om targets te halen.

 

 

 

 

Mobiele technologie stelt u in staat informatie te leveren waar en wanneer dat nodig is. Gelukkig maar, want mensen brengen steeds minder tijd achter hun bureau door. Coca-Cola Bottling Co. Consolidated (CCBCC), de grootste onafhankelijke bottelaar van  Coca-Cola, maakt hier dankbaar gebruik van door meer dan 800 werknemers dagelijks ge-update stuurinformatie op hun mobiel aan te bieden in dashboard-vorm.  

 

“We rapporteren op continue basis aan verkopers en de mensen die de leveringen doen”, aldus CCBCC’s senior business analist Shawn Crenshaw. “Bijvoorbeeld op ons dagelijkse operationele dashboard, vooral bedoeld voor de mensen die de producten leveren. Zij hoeven daardoor geen tijd meer te besteden aan de vraag welke bezorging als volgende te doen. Ze zien precies wat de meest winstgevende en efficiënte leveringen zijn die ze kunnen doen. Als ze in de bezorgauto zitten kunnen ze real-time op hun iPad bepalen wat de beste beslissing is die ze kunnen nemen. Dat scheelt ze wekelijks vele uren puzzelwerk.”

 

 

Delen is waar het bij dashboards om draait. De kracht is dat iedereen hetzelfde ziet. Wanneer niemand toegang heeft of interactie niet slaagt, dan hebben bovenstaande stappen geen enkele zin. Het is van cruciaal belang ervoor te zorgen dat uw dashboards gemakkelijk te delen zijn. Gebruik simpele distributie per browser om het delen mogelijk te maken mits u de veiligheid kunt borgen. 

 

Zoals bij ieder project is testen cruciaal. Lanceer het dashboard en monitor welke informatie en features mensen gebruiken, leer daarvan en update vervolgens de dashboards en het distributieproces. Vaak hebben verschillende gebruikers verschillende vragen bij de data die ze zien. Daarom is het belangrijk dat ze kunnen ‘spelen’ met de data. In onderstaand dashboard zit bijvoorbeeld een link naar Google Analytics zodat gebruikers makkelijk het webverkeer van hun sites kunnen analyseren en in het diepe kunnen duiken. 

 

 

Conclusie, kenmerkend aan de beste dashboards is het vermogen om data te zien en te begrijpen met de snelheid van gedachten. Door zakelijke leiders en kenniswerkers te helpen om vragen real-time te beantwoorden, vertalen dashboards inzichten in acties en inspireren ze daarmee echte innovatie.

 

Ontdek hoe u Big Data & Analytics succesvol toepast. 2 tips:

 

Wilt u als partner betrokken zijn bij de Big Data Day? Neem dan gerust contact op met Michael van Asperen via mvanasperen@alexvangroningen.nl of 06 1588 5665.

 

FM Magazine duikt in het meest belangwekkende business onderwerp van dit moment: Big Data & Analytics. Met de passievolle medewerking van gasthoofdredacteur Marco de Jong (Experience Data). Middels expertvisies en praktijkcases van (finance) professionals die al grote stappen gezet hebben bieden we u inspiratie en knowhow over hoe u data kunt inzetten voor geweldige nieuwe inzichten en een betere performance. Lees hier het volledige magazine.

 

Sluit u aan bij het Controllers Netwerk voor persoonlijke en professionele groei. Het Controllers Netwerk biedt u en uw collega controllers een uniek concept om kennis, ervaringen en opinies te delen. Laat u inspireren tijdens Peer Group bijeenkomsten en help vakgenoten met hun vraagstellingen. Voor meer informatie en aanmelden, gaat u naar Controlling.nl.