6 best practices in Finance & IT

Met het uitreiken van de Controller of the Year Award brengen Alex van Groningen en het Controllers Netwerk jaarlijks de beste controllers in beeld en belonen zij uitmuntende prestaties. Behalve de Controller of the Year Award zijn er dit jaar ook vijf Special Achievement Awards te winnen.  

Alle 16 kandidaten voor de Controller of the Year Award 2015 zijn inmiddels geïnterviewd voor controlling.nl. De jury van de award heeft per categorie de topkandidaten eruit gehaald en hen uitgenodigd om deel te nemen aan een rondetafeldiscussie. 

In totaal vonden er vijf rondetafelgesprekken plaats binnen de vijf thema’s waarvoor een Special Achievement Award te winnen valt. In dit artikel laten we de zes kandidaten aan het woord die kans maken op de Special Achievement Award voor Finance & IT.

 

 

 

Fiona Beijdorff is sinds haar komst naar Atradius in 2008 overtuigd dat het bedrijf veel te winnen heeft bij investeringen in IT. Zelf maakt ze zich al jaren sterk voor investeringen in IT op haar eigen afdeling om de fiscale processen zoveel mogelijk te automatiseren en waar mogelijk optimaliseren. 

Een van de projecten die zij van de grond heeft gekregen betreft de implementatie van Oracle Hyperion Tax Provisioning (HTP) in 2014. Dit is een module van het Oracle Hyperion Financial Management consolidatiesysteem en het is een ‘tool’ dat het fiscale proces voor financiële rapportage (IFRS) van de groep standaardiseert, berekening van de fiscale positie per land automatiseert, en de consolidatie en disclosure van de fiscale positie voor jaarrekening doeleinden vereenvoudigt. 

Implementatie hiervan is normaliter een project dat anderhalf jaar in beslag neemt, maar dat zij in 6 maanden heeft afgerond met haar team en andere units. ‘En het had nog enkele weken sneller gekund als we een nieuwe release van Hyperion wat eerder hadden geïnstalleerd.’

Door implementatie van HTP is binnen Atradius nu onder meer bereikt dat: 

– De fiscale positie per land en geconsolideerd, efficiënt en nauwkeurig, binnen een kort tijdsbestek berekend kan worden. De tijd die aan de fiscale rapportage wordt besteed is overal teruggebracht. 

– Gedetailleerde correcte fiscale informatie is tijdig beschikbaar voor zowel interne als extern stakeholders;

– Handmatige processen zijn geminimaliseerd, wat efficiënt is en kans op fouten verkleint;

– Tijdsbesparing bij zowel de lokale als de centrale finance functie, hetgeen bijdraagt aan de optimalisatie van de finance functie als geheel. 

 

 

‘Heijmans heeft een tijdlang veel overnames gedaan waardoor we veel verschillende boekhoud- en ERP systemen hadden draaien’, aldus Kees Leenders, Corporate Controller bij Heijmans. ‘Dat is lastig sturen. Ook het implementeren van accounting methodieken op verschillende systemen was problematisch. Het doel van het traject was terug te gaan naar één ERP systeem. Hierdoor zullen alle financiële processen identiek zijn met één rekeningschema rechtstreeks gekoppeld aan ons consolidatiepakket. Dit wil zeggen: één werkwijze en dus ook appels met appels vergelijken. 

Hoe hebben Leenders en zijn teamleden het project aangepakt? ‘We zijn begonnen bij de divisie Wegen. Dat is een bedrijfsonderdeel waar het merendeel van onze bedrijfsprocessen in zit en waar de nood het hoogst was om tot één ERP model te komen. Mijn taak was zorgen voor een goede integratie van alle bedrijfsonderdelen binnen het ERP-systeem, dus hebben we een blauwdruk ontwikkeld voor deze divisie. Wanneer het daar goed zou werken, zouden we het uitrollen over alle divisies. Op basis van een programma van eisen hebben we een aantal partijen uitgenodigd als implementatiepartner. Één partij vond de PVE dermate goed dat ze de gehele implementatie voor een fixed price hebben uitgevoerd. Dat is voor Heijmans voordelig uitgepakt. 

___________________________________________________________________________________________________

Ontdek in deze masterclass hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. 2 topexperts bieden u unieke inzichten, best practices, tips en praktijkervaringen. Volg de tweedaagse masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil. U kunt zich voor één dag of beide dagen inschrijven. Meld u hier aan. 

___________________________________________________________________________________________________

 

Wij hadden een flink aantal functionaliteiten die we erin wilden, maar richting de livegang zijn er wat dingen doorgeschoven, want iedere maand die we zouden uitstellen zou ons geld hebben gekost. Het belangrijkste was dat de primaire processen goed ondersteund zouden worden door het systeem, de andere processen zouden  later volgen, zoals het genereren van managementrapportages. Oktober 2013 zijn we live gegaan en dat verliep vlekkeloos.

 

Een belangrijke bijdrage die ik geleverd heb is de scope van het project beperkt houden. We hebben echt de core gedaan – inkoop, verkoop, customer service, magazijnen, een stuk productie – en zijn bij de best practices van de modules gebleven. Maatwerk hebben we voorkomen en de frontside hebben we zeer gebruikersvriendelijk ingericht, zodat alles – bestellingen en uren – aan de frontside ingevoerd kunnen worden vanuit de bron. Werknemers krijgen precies te zien waar ze moeten zijn, wat ze nodig hebben aan materialen en wat ze moeten doen. Vervolgens voeren ze de uren en gebruikte materialen in en kunnen wij direct factureren. Hiermee denken we de totale doorlooptijd van administratieve processen te minimaliseren. Immers leggen we de gegevens eenmalig op de juiste plek door de juiste functionaris vast. De onderdelen Wegen, Holding en Civiel zijn nu live. Deze implementaties zijn zonder problemen verlopen. Later dit jaar volgt Woningbouw en daarna nog Utiliteit en vastgoed.’

 

 

De complexiteit  die grote organisaties als Achmea eigen is, speelde ook op bij het project op basis waarvan Matthy Groen, Manager Control and Insurance Risk bij Achmea, in aanmerking komt voor een bekroning als Controller of the Year in de categorie Finance & IT.

Groen heeft dit project geïnitieerd om te snoeien in de 8 methoden van resultaatvaststelling waarbij input wordt verkregen van 26 bronsystemen waarin voor de labels en producten binnen dS&I de rendementscijfers van de diverse verzekeringsportefeuilles worden bijgehouden, en deze terug te brengen tot één systeem (dat weer gelinkt is aan het bedrijfsbrede ERP-systeem van SAP waarmee Achmea werkt). Niet alleen was dit bijzonder inefficiënt, maar bracht ook een kans op fouten met zich mee. ‘Het was een erg arbeidsintensief proces met veel handmatige ingrepen en een lange doorlooptijd’, aldus Groen. ‘Bovendien kon ik de uitkomst van de ene verzekeringsportefeuille niet vergelijken met die van een andere. En ik wilde voor alle labels kpi’s hebben die onderling vergelijkbaar waren om zo goed mogelijk te kunnen bijsturen.’

In een jaar tijd heeft Groen het voor elkaar gekregen om het proces volledig te automatiseren met behulp van een door Achmea zelf geprogrammeerde applicatie. 

Daarnaast werd op een handmatige, arbeidsintensieve wijze de kostprijscalculatie van verzekeringspremies uitgevoerd. Ook dit proces is opnieuw ingericht waarbij nu met behulp van een tariferingsapplicatie de tarieven worden uitgerekend. Dit proces is niet alleen sneller, nauwkeuriger en goedkoper dan eerst, ook kent deze nieuwe applicatie uitgebreide mogelijkheden voor het uitvoeren van scenarioplanningen. ‘Hierdoor kan heel efficiënt een groot aantal scenario’s en combinaties daarvan worden uitgerekend. Door de implementatie zijn wij in staat om in een veel korter tijdsbestek een nieuwe premiecalculatie op te stellen met een optimaal scenario voor winstbijdrage. Time to market van een nieuw tarief is fors verbeterd. De volgende stap is om deze applicatie uit te rollen bij andere afdelingen die zich ook bezig houden met het opstellen van de verzekeringspremies.’

 

 

Wim Boer is een passievolle financial die zich graag focust op complexe finance-projecten met een sterke organisatie- en IT component. De laatste jaren voerde hij bij Mediq Apotheken met succes onder meer verschillende automatiserings- en veranderprojecten uit, zoals de centralisatie van de apotheken in één datawarehouse.

‘De afgelopen jaren hebben we veel IT-projecten gedaan, gericht op het harmoniseren van systemen en het automatiseren van processen. Binnen Mediq Apotheken Nederland hadden we op de administratie drie verschillende boekhoudsystemen, dat hebben we teruggebracht naar één systeem met als reden dat ik vind dat je als FSSC maar met één pakket moet werken. Een ander project was de implementatie van Basware dat we hebben aangesloten op de verschillende ERP-systemen van zustermaatschappijen. Ook hebben we een groot datawarehouseproject gedaan voor de apotheken.’  

___________________________________________________________________________________________________

Bent u op zoek naar perfecte financiële software? 

Kom donderdag 21 mei 2014 naar dé jaarlijkse IT beurs voor financiële professionals:

• Ontmoet 30 topaanbieders en honderden professionele bezoekers op 1 dag

• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software

• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties

Entree is kosteloos voor de doelgroep. Meld u direct aan via http://Financial-Systems.nl

___________________________________________________________________________________________________   

 

‘Aanleiding hiervoor waren onder andere opmerkingen van de accountant over het niet voldoende kunnen reproduceren van een gesloten geld/goederen beweging. In 2008 is besloten een datawarehouse te bouwen om meer inzicht te krijgen in wat er in de apotheken gebeurt en de financiële administratie van deze apotheken te optimaliseren. Toen ik binnenkwam in 2010 ben ik dat project mede gaan trekken en is het datawarehouse binnen Mediq een belangrijk systeem geworden. Samen met ICT en andere afdelingen hebben we een systeem neergezet dat gegevens uit de apotheekinformatiesystemen (AIS) van de Mediq Apotheken ontsluit. Daarna zijn we flink gaan spitten in de data (analyseren) om te bepalen welke gegevens we goed konden gebruiken voor onze financiële administratie. Dat was niet zo makkelijk, want we hebben twee apotheekinformatiesystemen waarvan de gegevens moeten worden opgenomen in één datawarehouse. Dat was behoorlijk complex. Voor het bouwen van deze interfaces zijn externe experts aangetrokken die onder leiding van het FSSC de financiële administratie hierop hebben aangesloten.’

‘Vervolgens zijn we aan de slag gegaan om de geld/goederen beweging te reconstrueren’, aldus Boer. ‘Onze inspanningen hebben er toe geleid dat we de data nu heel goed kunnen doorgronden. Dit jaar hebben we een groot compliment gekregen van de accountant voor het succesvol sluiten van onze geld/goederen beweging.’

 

 

DGI heeft sinds vorig jaar veel meer inzicht in de performance dan voorheen. Dankzij Robert Don: hij heeft toen een CPM-project ten behoeve van de planning- & controlcyclus geleid. ‘Een project waarop ik enorm trots ben.’

DGI heeft in 2014 geïnvesteerd in CPM software solution Tagetik, door een redesign en een upgrade uit te voeren. In september 2014 is de livegang gerealiseerd en Tagetik support nu de gehele Planning & Control cyclus. Daarbij wordt zowel financiële als niet financiële informatie uitgevraagd aan de regio’s. 

Dit project heeft Don aangestuurd; ook was hij eindverantwoordelijke voor de inrichting en verdere strategiebepaling. Het systeem is veel informatiever dan eerst, is dynamisch waar het voorheen statisch was, is toekomstbestendig (als DGI weer het overnamepad op gaat, kan Tagetik makkelijk worden uitgebreid) en biedt vele mogelijkheden tot forecasting. ‘Het financiële design van de applicatie is dermate krachtig dat na inlezen van een trial-balans in de applicatie en het invullen van een select aantal movements (ca. 90% wordt automatisch berekend) automatisch een cash flow statement wordt gegenereerd. Op entiteit niveau heeft dit er toe geleid dat lokale controllers een veel beter begrip hebben gekregen van het cash flow statement’, aldus Don. ‘Op geconsolideerd niveau is het vervolgens mogelijk om dit zelfde inzicht te verkrijgen, maar ook op regioniveau of subconsolidatie niveau.’

 

 

‘Het IT-project Unite bij Nutreco stamt uit 2010’, aldus Group Controller Roger Sonneville. ‘Het doel was om Nutreco’s legacy systemen terug te brengen tot één enkele IT-oplossing en zo optimalisatie en harmonisatie te realiseren in processes, masterdata en management informatie. Om tot een optimaal design te komen hebben we blueprints gemaakt van alle bedrijfsprocessen. Onze diervoer en visvoer businesses zijn op bepaalde gebieden behoorlijk anders, dus het design hebben we bij de diverse businesses gevalideerd. Ik ben binnengekomen in de fase daarna: de construct fase. We zijn systemen en processen gaan inrichten langs vier werkstromen: sales, supply chain, procurement en finance.’

‘Voor iedere werkstroom hebben we een business eigenaar die verantwoordelijk is voor een juiste en consistente vertaling van design naar construct. Ik ben de business eigenaar voor de finance werkstroom. Het is mijn taak te zorgen dat de accounting processen, het internal control framework (waaronder de juiste functie-scheidingen) goed ingericht worden tijdens de roll-out-fase. In hoogtijdagen was ik hier wel 40 procent van mijn tijd mee bezig. Ik was nieuw en wilde niet alles voor absolute waarheid aannemen. Soms stond er iets in het design dat ik niet in de construct wilde hebben, bijvoorbeeld omdat het niet bij de huidige staat van het bedrijf paste. Dat leverde wel eens discussies op. Kreeg ik altijd gelijk? Nee, maar geregeld wel. In de design-fase was bijvoorbeeld ’18 month rolling forecasting’ als een belangrijk business proces gedefinieerd, maar dat is ontzettend lastig als je je basis daarvoor niet goed op orde hebt, dus dat proces hebben we gestopt voorlopig – eerst werken aan die basis.’

‘De grootste valkuil is buiten de scope van het project gaan door er van alles bij te halen. Dan verlies je focus; je moet koers houden. Standaardisatie betekent voor iedereen verandering, maar je moet wel zorgen dat het daadwerkelijk wordt doorgevoerd en niet alsnog op de oude manier gedaan blijft worden. Daar hebben we indicatoren voor ontwikkeld. We dwingen het ook af bij de opco’s, want we moeten als Nutreco geharmoniseerder worden om op onderdelen, maar ook als geheel, effectiever en efficiënter te worden.’