5 voorwaarden voor een succesvolle ICT-kostendoorbelasting

Doorberekenen en doorbelasten
Kostprijsberekening en doorbelasting zijn niet hetzelfde maar liggen wel in elkaars verlengde. Om een succesvolle organisatie te hebben is een doorbelasting van kosten geen noodzaak. Het maken van een correcte kostprijsberekening is dat wel.

ICT-kosten
In onze praktijk zien we helaas weinig organisaties die een goede doorbelasting van ICT-kosten hebben opgezet. ICT is al lang niet meer de hulppost die het eens was: veruit de meeste producten en diensten kunnen niet meer geleverd worden zonder een aanzienlijke ICT ondersteuning. Daarom neemt de behoefte aan kostentoewijzing toe.

Tevens worden ICT-afdelingen steeds meer als autonome eenheid of Shared Service Center (SSC) neergezet. Hierdoor ontstaan binnen organisaties meer formelere klant-leverancier relaties. Financiële verrekening van de geleverde diensten is dan een logische keuze. Dit is natuurlijk geen verplichting, maar een best practice.

De keuze voor doorbelasting van ICT-kosten moet de organisatie drie belangrijke voordelen bieden:
• De ICT-afdeling moet ‘marktconform’ gaan leveren, dus net zo kosteneffectief en -efficiënt worden als een externe aanbieder. Zo niet, dan hangt outsourcing als het ‘Zwaard van Damocles’ boven de hoofden.
• Elke afdeling neemt alleen de diensten af die ze nodig heeft, hetgeen verspilling tegen gaat.
• De business is in staat om te zien welke kosten gepaard gaan met welke processen en producten. Dit is strategische informatie bij de beoordeling in welke mate ICT-uitgaven lonend zijn.

Kortom, een mooi stukje marktwerking binnen de eigen organisatie.

Aan dit Pay-Per-Use model zijn ook nadelen te onderkennen:
• Er moet een administratie worden bijgehouden en een periodieke afrekening gemaakt.
• Daarnaast kunnen -net als met een externe leverancier- conflicten ontstaan over de geleverde diensten, prijs, flexibiliteit, etc. Dit is veel negatieve energie die niet bijdraagt aan het succes van de organisatie. Het biedt echter ook een handvat om tot verbeteringen te komen.
• Vooral bij not-for-profit organisaties past het niet in de cultuur om commercieel te denken en elkaar ‘af te rekenen’. Dit kan leiden tot weerstanden en soms zelfs sabotage om maar aan te tonen dat een systeem van doorbelasten (hier) niet werkt.

De keuze voor alleen doorrekenen of ook echt afrekenen wordt door het hoger management gemaakt die de relevantie en voor- en nadelen zal afwegen.

Vijf punten
Voor een goede doorbelasting zijn vijf punten van belang. In de praktijk blijkt hiervan minimaal één -en vaak meerdere- te ontbreken:
1. De verdeling van de ICT kosten moet aantoonbaar en rechtvaardig zijn. Hiervoor is transparantie vereist.
Transparantie begint met een volledig inzicht hebben in alle kosten. De Ratio Kostenkubus is hierbij een goed uitgangspunt omdat hiermee de Total Cost of Ownership (TCO) eenduidig wordt bepaald. (zie: Hoeveel ICT zit er in een flesje bier?)
2. De ICT-dienst moet goed omschreven zijn en een voorspelbare prijs hebben.
Dit draagt bij aan de helderheid over wat afgenomen wordt en beperkt conflicten. Mits aanwezig, is de Product-en Diensten Catalogus (PDC) hiervoor een goed handvat.
3. Er moet een directe relatie zijn tussen de doorbelaste kosten en de afname.
Simpel gezegd komt het er op neer dat wanneer meer wordt afgenomen, de rekening hoger wordt: een kwestie van P x Q.
4. De afname -en daarmee de kosten- moet beïnvloedbaar zijn. De afnemer moet zelf kunnen bepalen hoeveel eenheden van een bepaalde dienst worden afgenomen.
5. Er moet een integrator zijn. Deze rol moet worden ingevuld door iemand die niet direct betrokken is als leverancier of afnemer.

Deze vijf voorwaarden zijn noodzakelijk om te komen tot een goed werkende doorbelasting. We hebben in de loop der jaren vele voorbeelden gezien waarbij hier tegen gezondigd wordt. Dat eindigt onherroepelijk in tijdverslindende discussies waarbij uiteindelijk de inhoud verloren gaat.

Tweezijdig snijdend mes
Het mes van doorbelasting snijdt gelukkig aan twee kanten. Punten drie en vier zijn krachtige middelen om ICT-kosten te verlagen. Afnemers van de dienst kunnen exact bepalen wat ze gebruiken en weten ook wat dat kost. De neiging zuinig om te gaan met het beschikbare budget dwingt tot het kiezen wat ze echt nodig hebben en ‘luxe’ blijft achterwege.

Op die manier is het een adequaat middel om bijvoorbeeld legacy-systemen te saneren.
Legacy-systemen zijn verouderde infrastructuur; duur en schijnbaar onuitroeibaar. Veel organisaties hebben het staan met alle risico’s en kosten van dien. Als organisaties de totale ICT-kosten omslaan over alle gebruikers, zal niemand investeren in vervanging van deze erfenis. De financiële voordelen hiervan worden immers dun uitgesmeerd over alle gebruikers. Niemand voelt echt de pijn van de kosten, en niemand krijgt echt de beloning van een besparing. Maar wanneer de enige gebruiker van het legacy systeem zowel de volle prijs van ‘laten staan’ als de baten van uitfasering in zijn rekening terug ziet, zal een vervanging veel eerder plaatsvinden.

Rol van de controller
Zoals genoemd als vijfde voorwaarde vinden wij de integrator essentieel om een succes te maken van ICT doorbelasting. Dit zal immers niet vanzelf gaan maar iemand moet hier actief monitoren en bijsturen. De Controller is hiertoe zeer geschikt doordat hij (zij) neutraal boven de ‘partijen’ staat, een directe relatie heeft met de directie en financieel onderlegd is, dus bekend met doorbelasting in het algemeen.

In de praktijk zien we vaak een bescheiden rol van de controller in het proces van ICT kosten doorbelasting. Dit lijkt vreemd want juist van de controller verwacht je dat hij of zij veel meer zichtbaar zou zijn. Toch is het begrijpelijk, want ICT is een aparte wereld waarvan de kostenopbouw vaak complex en weinig transparant is. Het vergt doorzettingsvermogen en tijd om zich de terminologie en het jargon eigen te maken en tot een juist kosteninzicht te komen.
Wij pleiten bij deze dan ook voor een prominentere rol van de controller in het proces van vaststellen en doorbelasten van ICT kosten.

Vaststellen kostprijs
Hoe de juiste kostprijs per dienst te bepalen zullen wij in ons volgende artikel toelichten. We zullen daarbij de Ratio ‘Stack’ introduceren.

Conclusie
ICT-afdelingen leveren hun diensten aan meerdere divisies, afdelingen, organisatieonderdelen, etc. zodat gebruikers met ICT ondersteund worden in hun businessprocessen. Deze diensten zijn zeer verschillend wat impliceert dat de bijbehorende kosten ook sterk van elkaar verschillen.
Een goede doorbelasting van ICT-kosten is noodzakelijk om grip te krijgen op de diensten en de afnemers bewust te laten zijn van de ICT-kosten die gemaakt worden ter ondersteuning van hun business. In de praktijk gebeurt dit helaas nog te veel te weinig.

In onze optiek is er een uitgelezen kans voor de controller om hierin het voortouw te nemen. Zijn kennis van soortgelijke berekeningen en onafhankelijkheid maken juist de controller de ultieme functionaris hiervoor.

Eerder verschenen de volgende gerelateerde artikelen op de website van Financial Management
14-05-2013: Hoeveel ICT zit er in een flesje bier
17-07-2013: Top 3 verborgen ICT kosten

Kurt de Koning en Tom Louwrier: Samen met twee andere partners zijn Kurt en Tom eigenaars en oprichters van Ratio Consultants. Ratio Consultants richt zich op het inzichtelijk maken van ICT-kosten voor haar relaties. Hiervoor hebben ze een eigen visie, methodiek, modellen en middelen ontwikkeld.

__________________________________________________________________________________ Meer weten over Finance & IT?
Bent u als financial (mede) verantwoordelijk voor het bewaken van het IT budget?  Wilt u wél rendement uit IT investeringen halen?  Beschik over essentiële IT kennis die iedere financial paraat moet hebben. Drie tips:

1. Vergroot uw kennis met topartikelen over Finance & IT op FM.nl en CFO.nl
– Framework voor wel of niet investeren in IT
– Big data plaatsen Financial voor nieuwe uitdagingen
– Top 3 verborgen ICT kosten en hoe ze te herkennen
– Financiële instellingen betalen te veel voor ICT-systemen
– Lees tientallen artikelen uit de dossiers Finance & IT op FM.nl en Digital Transformation op CFO.nl

2. Bezoek Financial Systems 2014: Unlock the Power of Technology
Kom 22 mei 2014 naar Financial Systems, dé IT beurs voor financiële professionals.
– Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1.000 professionele bezoekers op één dag
– Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
– Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Ontdek de laatste trends en ontwikkelingen in Finance & IT op donderdag 22 mei in NBC Nieuwegein.
Registreren voor een gratis bezoek? Ga naar Financial-Systems.nl

3. Onmisbare IT kennis voor financials in de Masterclass Finance & IT (14 PE Uren)
Ontdek in deze masterclass hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. 2 topexperts bieden u unieke inzichten, best practices, tips en praktijkervaringen. Volg de tweedaagse masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil. U kunt zich voor één dag of beide dagen inschrijven. Meld u hier aan.
__________________________________________________________________________________