5 trends en ontwikkelingen in e-invoicing

Veel financiële afdelingen denken na over het optimaliseren van hun purchase-to-pay(P2P)proces, waar inkomende factuurverwerking onderdeel van is. Een volledig geautomatiseerd P2P-proces omvat een webbased inkoopsysteem waarmee medewerkers toegang krijgen tot de webportalen van hun leveranciers. Wanneer het bestelde product arriveert bij goederenontvangst wordt er in het systeem automatisch een match gemaakt tussen de inkooporder en de factuur. Als die match klopt, wordt de betaling automatisch klaargezet in het ERP-systeem. Dit laatste stuk staat bekend als e-factureren of e-invoicing.

Voor alle duidelijkheid: de nu nog veelgebruikte pdf is weliswaar ook een digitaal bestand, maar dit wordt niet bedoeld met e-factureren. De factuur moet automatisch te verwerken zijn in een systeem zonder handmatige handelingen. De belofte van e-factureren is groot. Het is stukken efficiënter dan het huidige proces, levert inzichten op in de inkoopuitgaven en liquiditeit, maakt nieuwe vormen van werkkapitaalfinanciering mogelijk en levert ook geld op in de vorm van kostenbesparingen en betalingskortingen. De praktijk leert echter dat elektronisch factureren nog lang niet zo is ingeburgerd als gewenst. Een aantal grote organisaties, zoals Heineken en KPN, zetten grote stappen, maar veel organisaties nemen een afwachtende houding aan en schuiven de voordelen die met elektronisch factureren te behalen zijn voor zich uit. 

De Rijksoverheid heeft een grote stap voorwaarts gezet en haar leveranciers per 1 januari 2017 verplicht facturen elektronisch aan te leveren. Het doel van de Rijksoverheid is bedrijven en medeoverheden ertoe aan te zetten ook versneld op e-factureren over te gaan. E-factureren is namelijk de toekomst. 

In een recent trendrapport van Ricoh, leverancier van innovatieve documentbeheer services (te downloaden via fm.nl/whitepapers), wordt de huidige stand van zaken op het gebied van e-invoicing besproken. Hierin komen de volgende trends naar voren. 

1. Het einde van papier 
Papieren facturen versturen, al dan niet op verzoek van klanten, is in de huidige tijd ‘not-done’. Veel bedrijven digitaliseren hun papieren facturen. Ze versturen pdf’s via e-mail naar hun klanten en scannen inkomende facturen in of halen ze op bij factuurportals. Dit is de eerste stap (digitaal factureren 1.0) naar volledige automatisering waarbij berichtenverkeer tussen klant en leverancier volledig automatisch verloopt en facturen direct in de boekhouding worden verwerkt (e-invoicing 2.0). 

2. Scannen en herkennen van boekingsdocumenten
Als gevolg van de eerste trend is in het scannen en herkennen van boekingsfacturen al enkele jaren een explosie zichtbaar. “Dit is feitelijk een voorloper van volledig elektronisch factureren”, aldus Gerard Bottemanne, een expert in financiële software. “Door middel van tekstherkenning kunnen grote aantallen documenten automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Behalve dat dit veel handmatig werk scheelt is het grote voordeel dat oude documenten gemakkelijk teruggevonden kunnen worden. Grote organisaties hebben dit allemaal in gebruik.”

3. UBL wint terrein
Elektronisch factureren via UBL (Universal Business Language) wordt door vele experts en marktpartijen gezien als de nieuwe standaard in Nederland. UBL omvat afspraken over de digitale gegevensstructuur van een factuur in XML-formaat waardoor 100 procent herkenning van een factuur mogelijk wordt. Steeds meer softwareleveranciers ondersteunen UBL om elektronisch factureren mogelijk te maken, zowel voor uitgaande facturen als voor inkomende factuurverwerking. 

4. Implementatie Accounts Payable-oplossingen 
Bedrijven die vooroplopen op het gebied van e-invoicing hebben de laatste jaren al stappen gezet om een groot deel van hun factuurstroom te automatiseren. Doorgaans beginnen deze organisaties bij de binnenkomende factuurstroom. Na de implementatie van een document handling-oplossing of accounts payable-systeem komen de facturen typisch binnen op één centraal e-mailadres vanwaar ze – grotendeels automatisch – geboekt en betaald worden. Voordelen zijn:
– Centrale boeking leidt tot minder fouten (bij decentrale factuurverwerking worden kosten vaak op verschillende plaatsen geboekt);
– Minder medewerkers zijn bezig met factuurverwerking;
– Efficiencywinst en meer inzicht in inkoopuitgaven.  

5. Outsourcing aan Billing Service Provider (BSP)
De voorlopers kiezen er ook regelmatig voor om hun factuurverwerking uit te besteden aan een Billing Service Provider (BSP). Leveranciers van deze organisaties kunnen de facturen nu in elk formaat aanleveren en de BSP zorgt ervoor dat de factuur wordt omgezet en direct geboekt kan worden in het financiële systeem van de uitbestedende partij. Uiteraard is deze dienstverlening niet gratis, maar met de veel efficiëntere workflows die dit oplevert, kan de uitbestedende organisatie dit er ruimschoots uithalen. 

Transitie nog aan het begin
Ondanks bovengenoemde ontwikkelingen zeggen verschillende experts in de whitepaper van Ricoh dat we echt nog aan het begin staan. Er moet nog enorm veel gebeuren om dit op grote schaal van de grond te krijgen. De verplichting vanuit de Rijksoverheid zou bedrijven kunnen aanzetten om stappen te zetten, maar vooralsnog laten veel bedrijven de XML-stroom links liggen en maakt het merendeel van hen nog gebruik van de pdf als e-mailbijlage. Jan Nienhuis, Manager bij Simplerinvoicing, een community van leidende Europese e-facturatie- en accountingsoftwareleveranciers, schat de adoptiegraad van XML momenteel lager dan 15 procent. “Het staat nog echt in de kinderschoenen.” 

Een belangrijke oorzaak van de lage adoptie is dat het invoeren van verregaande automatisering in de purchase-to-pay processen en gevoelige snaar raakt op de financiële afdeling: het besparen van personeel. Op veel finance-afdelingen, zeker wanneer die zich nog grotendeels bezighouden met transactieverwerking, bestaat vaak grote weerstand tegen verandering. “Wanneer je inkomende facturen automatiseert kun je wel 50 procent medewerkers op je crediteurenadministratie besparen”, constateert Ron Müller, Business Development Manager bij Ricoh Nederland. “Dat is een behoorlijk groot issue voor de financieel managers van zulke omvangrijke administraties. Daar werken soms honderden mensen, dus de impact van e-invoicing is dan enorm groot. Aan de andere kant komen deze mensen wel vrij voor belangrijkere zaken, zoals het analyseren van de uitgaven en het adviseren van de business managers. Aangezien financiële rollen die erg repeterend van aard zijn in de nabije toekomst geautomatiseerd gaan worden, is het voor financiële professionals raadzaam zo snel mogelijk op te schuiven naar rollen en taken die van onmisbare waarde zijn voor hun onderneming. E-invoicing kan daarbij helpen.”

Er is al langer een transitie gaande binnen de finance afdeling. Financiële professionals werden tot voor kort vooral gezien als boekhouders die de achteruitkijkspiegel bedienden. Inmiddels schuiven zij op in de waardeketen. Müller constateert een attitudeverandering onder CFO’s en financieel managers. “Ze treden proactiever op en zijn op zoek naar de business drivers van hun onderneming”, stelt hij. “Ook signaleren ze trends in hun markten en brengen ze op elegante wijze risico’s ter sprake. Ik wil het belang van e-invoicing niet overdrijven, maar het kan één van de dingen zijn die financieel managers verder helpt de transitie naar hun nieuwe rol te maken.”

In 7 stappen volledig digitaal factureren 
Stap 1. Oriënteer u op de kansen en mogelijkheden
Stap 2. Maak een softwareselectie en kies een implementatiepartner 
Stap 3. Stel een businesscase en plan van aanpak op
Stap 4. Neem andere afdelingen mee
Stap 5. Implementeer (en houd het menselijk)
Stap 6. Faciliteer uw ketenpartners
Stap 7. Pluk de vruchten van e-invoicing 

Meer over e-invoicing vindt u in de whitepapers:
– Trendrapport digitaal factureren: pure winst voor de financieel manager
– Stappenplan digitaal factureren: In 7 stappen volledig digitaal factureren