5 tips voor de transitie naar een geïntegreerde workflow

De vraag naar inzicht in KPI’s neemt vanuit het senior management flink toe. Hiervoor zijn actuele en overzichtelijke managementrapportages van groot belang. Veel bedrijven werken nu met lokale administraties en zetten Excel in bij het opstellen van managementrapportages. Binnen organisaties ontstaan zo eilandjes waar bedrijfsinformatie blijft hangen.

Om inzicht in KPI’s te genereren, stappen steeds meer organisaties over naar een systeem met een geïntegreerde workflow. Dit transitietraject blijkt echter niet zo eenvoudig en heeft een grote impact op de organisatie. Zo is het voor werknemers niet eenvoudig om een vertrouwd werkpatroon vaarwel te zeggen en spelen persoonlijke belangen een grote rol. Het middenmanagement staat voor de uitdaging om werknemers voor te bereiden en te begeleiden bij een transitietraject naar een geïntegreerde workflow.

In dit artikel komen de vijf grootste uitdagingen aan bod waarmee het middle management tijdens een transitietraject te maken krijgt. Dankzij de geboden handvatten bent u goed voorbereid op toekomstige transitietrajecten.

1. Zorg voor een gemeenschappelijke visie

Het is belangrijk dat degene die het transitietraject leidt de juiste motivatie bezit en denkt vanuit het oogpunt van de organisatie. Het komt vaak voor dat puur vanuit de eigen afdeling wordt gedacht en gehandeld. Werknemers die op deze wijze denken kunnen beter niet verantwoordelijk worden gesteld voor het leiden van een transitietraject. Onderschat ook niet de invloed en druk die interne politiek met zich meebrengen. Het is zaak de strategie en uitvoering vooraf goed door te nemen, zodat het gehele management dezelfde visie heeft en op één lijn uit de startblokken komt.  

2. Pas verandermanagement toe

De meeste werknemers houden niet van veranderingen in het werkproces. Het is zaak om diegene met weerstand op de juiste wijze te motiveren om toch te veranderen. Bedenk dat elke softwareoplossing wordt gebruikt door mensen. Als werknemers bedrijfssoftware niet accepteren of niet eigen maken zal het product nooit optimaal gebruikt worden. Het is dus zaak om weerstand te voorkomen. U kunt uw eigen werknemers in delen in categorieën van potentiële weerstand. Grofweg onderscheiden we drie groepen:

– Not invented by me: De aangedragen oplossing is niet door hen bedacht en wordt daarom niet direct geaccepteerd. Ze zien niet in welk voordeel de organisatie kan behalen met deze oplossing.

– De veteranen: Deze groep bestaat uit ervaren medewerkers die al jarenlang, met succes, het zelfde kunstje opvoeren. Er is een grote kans dat een transitietraject vastloopt op dit type personen. Het kost hen namelijk teveel moeite om het werkpatroon in dit late stadium van hun carrière te veranderen. Met hun negatieve motivatie kunnen zij ook andere collega’s demotiveren. In eerste instantie kunt u zich beter richten op andere medewerkers.

– What’s in it for me?: Deze groep moet overtuigd worden op basis van persoonlijke voordelen. Ga op zoek naar persoonlijke voordelen (incentives) of compensatie van de nadelen.  

Het ‘what’s in it for me?’ principe komt in de volgende case duidelijk naar voren. Een handelsbedrijf wilde graag inzicht in de capaciteitsplanning van haar accountmanagers door middel van een geïntegreerde workflow. Veel kostbare tijd ging verloren door inefficiënte planning. Afspraken werden vaak ad hoc ingepland en het invullen van de urenverantwoording was vaak een last minute klus. Het management wilde graag dat accountmanagers voortaan hun agenda’s een week van tevoren indienden bij het middenmanagement.

De accountmanagers waren hier fel op tegen omdat zij dachten commerciële tijd te verliezen aan administratieve werkzaamheden en voelden zich bovendien gecontroleerd. Deze negatieve verwachtingen werden omgebogen door hen een voordeel te bieden. Doordat de weekplanning werd gekoppeld aan de urenverantwoording, hoefden de accountmanagers niet meer achteraf hun uren in te voeren. Hoe beter vooraf werd gepland, hoe minder achteraf hoeft te worden gewijzigd in de urenverantwoording. Het gevolg was een tijdsbesparing van negentig procent. Een goede planning werd dus beloond.

####

3. Neem afstand van het oude administratiesysteem

Losse managementrapportages die door het bedrijf zwerven zijn funest voor een geïntegreerde workflow. De enige manier om een transitietraject vlot te laten verlopen is om de zogenaamde botte bijl te hanteren. Hak knopen door en neem afscheid van uw oude administratie. U kunt medewerkers beter ruim vooraf op de hoogte stellen van deze beslissing én deadline. Zo kunnen zij beter afstand nemen van hun oude werkwijze en informatiesysteem.  

Als geen afstand wordt genomen van het oude administratiesysteem kan een transitietraject jarenlang duren, zo blijkt uit de volgende case. Een klant had in de loop der jaren zelf een eigen administratiesysteem ontwikkeld en heeft  besloten om over te stappen naar een systeem met een geïntegreerde workflow. De directie koos ervoor om de persoon die verantwoordelijk was voor het oude systeem ook verantwoordelijk te maken voor het transitietraject.

Het is voor werknemers echter moeilijk om afstand te nemen van een vertrouwd systeem, zeker voor degene die verantwoordelijk was voor de ontwikkeling ervan. Het gevolg was dat het gehele project aanzienlijk werd vertraagd en er nog jaren met het oude systeem is gewerkt. U kunt de ervaring van systeembeheerders beter benutten bij het signaleren van knelpunten en het aanleveren van gegevens, dan bij de inrichting van het nieuwe systeem.

4. Vermijd een negatieve katalysator

Bij de overstap naar nieuwe bedrijfssoftware is het belangrijk dat werknemers actief worden betrokken bij het transitietraject. Door werknemers mee te laten werken bij het overhevelen van gegevens leren zij direct omgaan met de nieuwe bedrijfssoftware. Hier gaat veel kostbare tijd in zitten, bovendien gaat het dagelijkse werk gewoon door. Dit is bij een transitietraject helaas onvermijdelijk. Het is belangrijk dat u ervoor waakt dat werknemers niet terecht komen in een negatieve katalysator. Tijdgebrek demotiveert en zorgt ervoor dat zij minder hard werken, zowel aan de implementatie als aan hun dagelijkse werk. Hierdoor beleeft de implementatie van de bedrijfssoftware een valse start en wordt deze nooit geheel aangepast aan de wensen van uw werknemers. Oplossingen hiervoor zijn:

– Belonen van overwerk

– Inhuren van een tijdelijke kracht om te ondersteunen bij het dagelijks werk. Laat een tijdelijke kracht liefst niet werken aan de implementatie van de bedrijfssoftware. Wanneer het tijdelijk dienstverband stopt, verdwijnt de opgedane kennis immers uit het bedrijf.

– Empowerment: Het senior management doet er goed aan het middenmanagement te laten merken dat er veel waarde wordt gehecht aan de implementatie van de bedrijfssoftware. Het moet duidelijk zijn dat een deel van het dagelijks werk moet wijken voor het transitietraject.

5. Besteed aandacht aan het opnieuw definiëren van bedrijfsprocessen

Niet alle standaard bedrijfssoftware sluit naadloos aan op de bedrijfsprocessen. Het is daarom belangrijk dat u vooraf goed toetst waarom bepaalde bedrijfsprocessen worden uitgevoerd. De beste informatie hierover haalt u uit gesprekken met werknemers, zij hebben veel operationele kennis. Als blijkt dat uw bedrijfsprocessen u een concurrentievoordeel opleveren is het raadzaam de software op uw wensen aan te passen. Tegen een meerprijs kan er bij de meeste leveranciers gesleuteld worden aan de geboden standaardoplossing. Als blijkt dat bedrijfsprocessen puur uit gewoonte worden uitgevoerd, dan doet u er goed aan om uw werkwijze aan te passen aan de standaardsoftware. Maak in beide gevallen een goede kosten-batenanalyse.

Auteur: Henk Noordhuis, consultant bij AllSolutions

Klassieker uit het archief van Financieel-Management.nl: 10 veel voorkomende fouten in Excel