5 tips: Kostenbesparingen door e-Procurement

1. Zichtbaar maken van de uitgaven
Veel bedrijven beschikken over IT-systemen die grote hoeveelheden verborgen data bevatten. Deze kunnen zeer waardevol zijn, maar zijn vaak nog niet ontdekt door inkoopprofessionals. In 2009 is er een groeiende behoeft e ontstaan aan op lange termijn meetbare ROI door gebruikmaking van een uitgavenanalyse. Hiermee kunnen bedrijven hun uitgaven effectief analyseren en dit is een voorwaarde om te komen tot grotere besparingen.

Om hiermee te starten, moet u eerst een belangrijke uitdaging aangaan: alle uitgaven in één algemene gecategoriseerde lay-out zetten, waardoor het maken van totaaloverzichten en analyses zeer gemakkelijk en herhaalbaar wordt. Als eenmaal een uitgavenanalyse is opgezet en uitgevoerd, is deze snel en eenvoudig periodiek te herhalen.

2. e-Tendering
Het gebruik van e-Tendering is de afgelopen jaren steeds gangbaarder geworden. Met e- Tendering kunt u geheel elektronisch en online off ertes aanvragen bij net zoveel leveranciers als u wenst. De leveranciers weten niet wie hun concurrentie is en wat deze concurrenten aanbieden. Uw organisatie beoordeelt de off ertes die binnenkomen en onderhandelt online met de beste leverancier(s). Het voordeel van elektronisch aanbesteden is dat de doorlooptijd van het inkoopproces wordt verkort. Bovendien is het proces traceerbaar en strikt neutraal.

Kennis en ervaringen worden opgeslagen voor toekomstige aanbestedingen. Zo creëert u een transparant en objectief inkoopproces. Het hele proces wordt elektronisch vastgelegd, inclusief alle uitgewisselde informatie en documentatie. Rapportage achteraf wordt zo eenvoudig en compleet.

De uitdaging voor 2010 is om e-Tendering nog breder in te gaan zetten voor meer inkoopcategorieën. Als u dit doet, zult u zien dat de mogelijke besparingen die u zichtbaar heeft gemaakt met uw uitgavenanalyse beter haalbaar zijn. Bedrijven zullen het komende jaar meer moeten bereiken met minder middelen en dus effi ciënter gaan werken. Het is daarom belangrijk om een positieve en gezonde relatie te onderhouden met uw leveranciers. Zorg ervoor dat uw e-Tendering tool eenvoudig toegankelijk is en bovendien gebruiksvriendelijk. Zo zult u er meer van profiteren.

3. Leveranciersmanagement en risicobeheersing
De huidige economische omstandigheden hebben een aantal belangrijke gevolgen voor uw organisatie. Ten eerste staat er meer druk op de kostenbesparingen die u door de gehele supply chain moet realiseren. Ten tweede is het nu meer dan ooit nodig om te bepalen welke leveranciers in uw leveranciersbestand risico lopen om failliet te gaan. Tenslotte moet u ervoor zorgen dat u de diversiteit en de daarbij behorende risico’s van uw leveranciersbestand begrijpt en beheerst.

U zult constant moeten nadenken over de aard van de relaties die u onderhoudt met uw leveranciers. Bepaal per product(groep) uw positie ten opzichte van uw leveranciers met minimale eisen over omzet en klantenkring. Vraag naar referenties van klanten die vergelijkbaar zijn met uw eigen bedrijf. Zorg dat uw inkoop nooit meer dan twintig procent bedraagt van de totale omzet van uw (strategische) leveranciers. Kortom, zorg overzichtelijk in kaart brengt. Op deze manier creëert u een hoogwaardig concurrentievoordeel op, met name, het gebied van risicomanagement, continuïteit en leverbetrouwbaarheid.

####

4. Evaluatie
Om op doordachte wijze voordelige contracten af te sluiten, heeft u een goed evaluatieproces nodig. Of u nou keus heeft uit één of meerdere voorstellen, het is het evaluatieproces dat ervoor zorgt dat het contract waardevol wordt. Evaluatie is vaak een ingewikkeld proces dat goed gestructureerd moet worden. Veel voorkomende problemen zijn dat het evaluatieproces teveel tijd en geld kost, dat er uiteindelijk verkeerde contracten opgesteld worden of dat de evaluatieprocessen helemaal niet inzichtelijk zijn.

Het is dus belangrijk om het evaluatieproces middels duidelijk gespecificeerde criteria vooraf goed in kaart te brengen om uiteindelijk de beste keuze te kunnen maken. Het is essentieel om altijd een goede indeling te maken van de diverse benodigde productgroepen. Men dient structureel anders om te gaan met de producten/diensten strategisch belang zijn voor de eigen bedrijfscontinuïteit en winstgevendheid.

De leveranciers die deze producten leveren, moeten in het verlengde hiervan ook op andere criteria worden beoordeeld en beheerd. Gebruik hiervoor een professioneel evaluatie- en beoordelingssysteem, zodat geen enkel aspect van de belangrijke evaluatieactiviteit wordt vergeten. Alleen op deze manier krijgt u de beschikking over de relevante informatie op basis waarvan u de juiste beslissingen kunt nemen.

5. Contractmanagement
U bent aan het einde van uw inkoopproces en de contracten zijn toegekend, maar weet u of uw leveranciers ook aan de contractverplichtingen voldoen? Tachtig procent van de businessto- business transacties zijn vastgelegd in contracten. Wanneer belangrijke data en bindende voorwaarden in een contract niet inzichtelijk zijn, kan dit zeer vervelende fi nanciële gevolgen hebben voor uw organisatie en zelfs leiden tot rechtzaken. Zorg ervoor dat u altijd een gedetailleerd overzicht heeft over de inhoud van uw contracten en andere belangrijke informatie. Hiermee minimaliseert u de risico’s en krijgt u waar voor uw geld.

Organisaties moeten alle documentatie, zoals contracten, prijsoverzichten en (inkoop)voorwaarden, veilig, centraal en samen met informatie over de leveranciers zelf en bijbehorende correspondentie opslaan. Dit kan het beste elektronisch. U houdt de originele, vaak ondertekende, documenten in de kluis en doet het beheer in een professioneel contractmanagement systeem. Elektronisch beheer maakt het mogelijk om de juiste personen binnen uw bedrijf de autorisatie toe te kennen om bepaalde delen van de contractinformatie in te zien en/of te beheren. Als u uw contractbeheer op deze manier inricht, zult u bovendien merken dat zoeksessies naar de juiste gegevens tot het verleden behoren en nadelige fouten in binnenkomende facturen direct worden opgemerkt.

Op dit moment wordt bij bedrijven gemiddeld vijft ien procent van de contracten voor langere of kortere tijd ‘vergeten’ en dus stilzwijgend verlengd, met alle slechte commerciële en fi nanciële gevolgen van dien. Contractbeheer is dus niet alleen een kwestie van netjes en overzichtelijk opbergen, maar levert een actieve bijdrage aan de professionalisering van uw bedrijfsvoering en optimalisatie van resultaten.

Aanrader van de redactie: De 8 do’s en 8 don’ts bij een doorstart