5 tips en 5 valkuilen voor outsourcen

De herstructurering van financiële operaties is uitdagend en veel organisaties overwegen het (gedeeltelijk) outsourcen van hun financiële processen. Finance en Accounting (F&A) business proces outsourcing (BPO) wordt steeds gebruikelijker. Ondanks dat de markt voor F&A outsourcing meer volwassen is geworden, stelt Gartner vast dat kopers vaak niet voldoende georganiseerd zijn voorafgaand aan de outsourcing, waardoor ze onvoldoende profiteren van de potentiële besparingen.

‘Wat vaak wordt onderschat is de grote hoeveelheid werk die moet worden verricht voorafgaand aan de outsourcing’, zegt Cathy Tornbohm, Vice President Research bij Gartner. ‘Voor de outsourcer is het nodig om de financiële processen op een effectieve manier te ondersteunen. Het is hierbij belangrijk om geen kostbare tijd te verdoen aan het begin van het initiatief door een slechte voorbereiding. Ook is het belangrijk om de kosten van de business en IT implicaties van het outsourcing traject goed op een rijtje te zetten.

Volgens Gartner zijn er vijf veelgemaakte fouten die organisaties maken wanneer ze een F&A BPO adopteren. Ze stellen hier vijf oplossingen tegenover:

Fout 1 – Veel organisaties falen om ervaren en toegewijde medewerkers in te zetten voor dit doel wat regelmatig leidt tot meerdere problemen in de beginfase van de deal.
Oplossing – Het is aan te raden om voor het project een team samen te stellen met specialisten uit verschillende disciplines zoals sourcing, IT en HR. Verder kan van het financiële team het beste een juridisch- en een operationeel expert worden ingezet.

Fout 2 – Het niet inzetten van het IT-team in de planningsfase van de F&A BPO of in de planningsfase van de overgang.
Oplossing – Het is belangrijk om tijdig een IT-team in te zetten dat in ieder geval moet bestaan uit een softwarecontract manager, een IT ERP specialist en een beveiligingsdeskundige. Zij kunnen onnodige vertragingen in de beoordeling van interne systemen voorkomen.

Fout 3 – Te snel een voorstel opvragen bij de outsourcing provider in plaats van onderzoek te doen om meer over de markt te weten te komen.
Oplossing – Kopers worden geadviseerd om de BPO provider te verzoeken om duidelijke begeleiding in het gebruik van de nieuwste tools waarmee F&A processen geautomatiseerd worden. Zodoende krijgt het IT-team de kans om de verschillende manieren van aanpak te evalueren. Het gebruik van best-practice sourcing en research consultants is ook aan te bevelen, evenals het verwerven van inzicht omtrent de inshore en ‘nearshore’ issues.

Fout 4 – De BPO provider verzoeken om een te groot aantal service-level-agreements (SLA’s) te monitoren.
Oplossing – De meer ervaren gebruikers van F&A BPO hebben minder SLA’s vastgesteld en gebruiken niet meer dan vijftien key performance indicators (KPI’s). Zelfs bij complex werk. Dit zorgt voor een betekenisvollere evaluatie van de providers. Het team van de CIO kan de CFO helpen om prioriteiten te stellen in de SLA’s en hoe die met de KPI’s verbonden kunnen worden.

Fout 5 – Falen om voldoende acceptatie en samenwerking te krijgen van verschillende business divisies voor de niveaus in financiële en technische ondersteuning, evenals het onvoldoende vergaren van documentatie over de bestaande procesactiviteiten.
Oplossing – Integratie met bestaande processen moet vooraf berekend en overeengekomen zijn met de provider. De CIO en zijn team zouden zich in een positie moeten bevinden waarin ze de business kunnen ondersteunen in het nemen van de optimale beslissingen.

Gartner pleit voor een gezamenlijke aanpak van financieel leiders en de CIO om ervoor te zorgen dat BPO overeenkomsten succesvol zijn. Hierbij is het essentieel dat de IT strategie de hele organisatie ondersteund. Zodoende kan de CIO de CFO en zijn team helpen om veelgemaakte fouten te vermijden en proactieve stappen te nemen om ervoor te zorgen dat teamleden goed geïnformeerd zijn over alle technische en outsourcing implicaties bij aanvang van het proces, en of het proces geschikt en klaar is voor outsourcing.

Bron: Gartner, Inc.