5 struikelblokken van performancemanagement

Door Wimlesh Tewarie, projectconsultant bij TriFinance.

“If you can’t measure it, you can’t manage it.” – Peter Drucker

De belangrijkste focus van scale-ups is groei. Mede hierdoor ondervinden scale-ups vaak allerlei groeipijnen zoals snel veranderende bedrijfsprocessen, systemen en groei van het personeelsbestand. Performancemanagement kan deze pijn verlichten en soms zelfs voorkomen, maar dat vergt wel de nodige voorbereiding. We bespreken vijf struikelblokken bij het implementeren van performancemanagement en hoe deze te omzeilen en je scale-up de juiste richting op te sturen.

Wat is performancemanagement?

Met performancemanagement bedoelen we het opzetten van een continu proces waarbij vanuit de strategie verschillende prestatie-indicatoren (KPI’s) worden gedefinieerd, gemeten, gemonitord en verder ontwikkeld. Het doel hierbij is om de pijn tijdig te herkennen en bij te sturen waar nodig.
 
Vooral in deze tijd is het interpreteren en duiden van data rondom performancemanagement van cruciaal belang. Hierdoor kan op basis van heldere gegevens juiste beslissingen genomen worden op het gebied van performancemanagement. Hierbij moeten er echter wel een aantal struikelblokken overwonnen worden om de implementatie van performancemanagement tot een succes te maken.

1. Er zijn te weinig of helemaal geen KPI’s vastgesteld

In dit geval is men in de scale-up hard op weg naar een doel dat niet inzichtelijk of meetbaar gemaakt kan worden. Dit komt meestal doordat de missie, visie en doelstellingen niet of nauwelijks vertaald zijn naar meetbare KPI’s. Hier ontbreekt het vanuit strategisch oogpunt aan focus. Daarnaast kan het ontbreken van operationele ondersteuning het implementeren van KPI's in de weg zitten. Dit kan leiden tot inefficiëntie en ineffectiviteit in de bedrijfsvoering.

Hoe los je dit op?

• Zorg voor een duidelijke strategie.
• Stel duidelijke KPI's op in samenhang met de strategie.

Tip: Start met het in kaart brengen van een paar KPI's die duidelijk en helder geformuleerd zijn om bewustwording te creëren binnen de organisatie. Bewustwording is essentieel bij het embedden van performancemanagement in de scale-up.

2. De vastgestelde KPI’s zijn onsamenhangend

In dit geval hebben KPI's niet of nauwelijks samenhang met elkaar of met de strategie. Het is onduidelijk welke KPI’s bijdragen aan het resultaat of waarop gestuurd moet worden. Het meten van deze prestatie-indicatoren heeft geen of weinig zin. Het meten van je actieve gebruikers bijvoorbeeld is nutteloos als gestuurd wordt op ROI binnen de scale-up.

Hoe los je dit op?

• Formuleer KPI's S.M.A.R.T.
• Koppel missie, visie en doelstellingen aan de KPI's.

Tip: Zet de KPI's in lijn met de doelstellingen die bijdragen aan het grotere geheel. Een Balanced Scorecard kan hierbij helpen door prestatie-indicatoren te vertalen naar concrete acties. Een performancemanagementdashboard kan hier uitkomst bieden door prestaties van verschillende facetten van de organisatie – zoals finance, operations en sales – inzichtelijk te maken. Essentieel hierbij is hoe het dashboard opgezet wordt en hoe de mensen in de organisatie getraind worden om het dashboard samen te stellen, te gebruiken en te verbeteren.

3. Er zijn geen duidelijke kaders voor performancemanagement

Vaak is er bij een scale-up geen duidelijk framework waarbinnen wordt geopereerd en ontbreken de juiste randvoorwaarden en een PDCA-cyclus rondom performancemanagement om maximale resultaten te behalen. Als er geen duidelijke kaders zijn voor performancemanagement dan kan dit leiden tot frustratie en ongenoegen bij de medewerkers omdat zij niet precies weten wat van hen verwacht wordt.

Hoe los je dit op?

• Kies een bedrijfsspecifiek framework.
• Gebruik het framework om het performancemanagementproces op te zetten.

Tip: Schep vanuit de doelstellingen een duidelijk kader dat bijdraagt aan de algehele missie en visie van de onderneming. De kaders dienen goed afgestemd te worden rondom performancemanagement om deze goed uit te voeren. Een control framework zoals COSO in combinatie met KPI's kan een oplossing zijn waardoor de controls en prestatiemaatstaven een kader krijgen.

4. Er is geen draagvlak voor performancemanagement

Het kan ook zijn dat de organisatie tegenwerkt, waardoor het moeilijk wordt om een proces te implementeren door geen of een gebrek aan draagvlak. Hierdoor ligt het ownership bij niemand in de organisatie om dit tot een succes te maken. Dit maakt het des te moeilijker om performancemanagement te implementeren.

Hoe los je dit op?

• Benadruk het belang van KPI's. “If you can’t measure it, you can’t manage it”
• Neem stakeholders mee in het opzetten van het performancemanagement proces.

Tip: Wijs bepaalde mensen in de organisatie aan die capabel genoeg zijn om ownership te nemen rondom het performancemanagement vraagstuk. Zij zullen alles op alles zetten om de juiste resources erbij te halen om performancemanagement binnen de organisatie tot een succes te maken. UIt de praktijk blijkt dat de felste tegenstanders de ferventste owners worden van het proces.   

5. Gebrek aan kennis en ervaring rondom performancemanagement

Vaak ontbreekt het binnen de organisatie aan kennis en capaciteit om een performancemanagementproces op te zetten. Oorzaak kan zijn dat er een tekort is aan geschikte medewerkers die een performancemanagementproces kunnen opzetten, onderhouden en verder ontwikkelen. In dat geval is een implementatie van een performancemanagementproces niet verstandig. In een (te) laat stadium komen veel scale-ups erachter dat de strategie niet wordt bewaakt waardoor de groei kan stagneren.

Hoe los je dit op?

• Haal praktische kennis over performancemanagement in huis.
• Kies een geschikte partij om het performancemanagementproces te implementeren op basis van praktische oplossingen en expertise.

Tip: Mocht kennisdeling binnen de scale-up niets of weinig opleveren, wacht dan niet te lang met het benaderen van een gespecialiseerde partij die wel de kennis en ervaring heeft om het performancemanagementproces zo goed mogelijk op te zetten, rekening houdend met de specifieke businessbehoeften. Deze partij kan met een frisse en inzichtelijke blik het performancemanagementproces in gang zetten en de groei van de scale-up in stand houden.

Als je deze struikelblokken herkent dan kunnen de genoemde actiepunten helpen om de juiste oplossing te vinden om de groeipijnen te verlichten. De tips kunnen hierbij nog meer richting geven. Maak er werk van om de juiste richting te bepalen en kennis in huis te hebben of te halen om een efficiënt en effectief performancemanagementproces in te richten.

“Een doel zonder plan is slechts een wens.” – Antoine de Saint-Exupéry