5 Stappen voor finance management richting Europees BTW-systeem (ViDA)

De Europese Commissie heeft onlangs een nieuwe stap gezeg om het BTW-systeem in de EU te moderniseren en aan te passen aan digitale mogelijkheden. Dit initiatief, genaamd ViDA (VAT in the Digital Age) heeft als doelstelling om de wijze waarop EU-bedrijven hun fiscale verplichtingen beheren, te veranderen. Deze hervorming, die deel uitmaakt van de bredere digitale strategie van de Europese Unie, streeft ernaar procedures te vereenvoudigen, fraude te verminderen en belastingregels binnen de interne markt te harmoniseren. De voorstellen hebben impact op EU-bedrijven die BTW betalen.

Vereenvoudiging

Een van de belangrijkste beloften van het ViDA-voorstel is de vereenvoudiging van administratieve procedures gerelateerd aan btw. Momenteel moeten bedrijven namelijk navigeren door de lidstaateigen procedures en processen van nationale regelgeving, wat kosten met zich mee brengt en tijdrovend kan zijn. ViDA introduceert beoogt een digitaal loket (OSS – One Stop Shop) dat bedrijven in staat stelt om btw te verklaren en te betalen voor alle grensoverschrijdende transacties via één online platform. Deze centralisatie zou de administratieve last en de nalevingskosten voor bedrijven, met name voor mkb’s en startups, moeten verminderen.

Vermindering van btw-fraude

Btw-fraude is een groot probleem binnen de EU, met jaarlijkse verliezen die in miljarden euro’s lopen. Het ViDA-voorstel voorziet verschillende maatregelen om dit probleem aan te pakken. Hiertoe behoren de invoering van verplichte elektronische facturering en het gebruik van blockchain-technologie om transacties te traceren. Deze innovaties zouden fraude moeilijker maken en controle door de belastingautoriteiten vergemakkelijken. Voor bedrijven betekent dit een veiliger en eerlijker zakelijk klimaat, waar oneerlijke concurrentie door belastingfraude wordt verminderd.

Harmonisatie

De Europese harmonisatie van belastingregels is een andere pilaar van het ViDA-voorstel. Momenteel variëren btw-tarieven en vrijstellingen aanzienlijk per lidstaat, wat vervormingen in de concurrentie veroorzaakt. ViDA streeft ernaar de btw-regels binnen de EU te standaardiseren, met name voor digitale diensten en immateriële goederen. Deze harmonisatie zou een eerlijker speelveld voor bedrijven creëren, grensoverschrijdende handel vergemakkelijken en economische groei stimuleren. Sommige critici menen dat hiermee een stap wordt genomen richting Europese betasting.

Impact op digitale bedrijven

Met name de e-commerce, de online diensten en de digitale platformen, zullen het meest worden beïnvloed door het ViDA-voorstel. De hervorming voorziet namelijk in specifieke regels voor deze sectoren, waaronder de verplichting voor online platformen om btw te innen op verkoop door derden via hun platformen. Deze maatregel streeft ernaar om te garanderen dat btw correct wordt geïnd op alle transacties, inclusief die door verkopers die niet in de EU zijn gevestigd.

Uitdagingen en kansen

Hoewel het ViDA-voorstel veel kansen biedt, brengt het ook uitdagingen met zich mee. De implementatie van deze hervormingen vereist aanzienlijke investeringen in technologische infrastructuur en opleiding van personeel. Bedrijven moeten zich snel aanpassen aan nieuwe procedures en systemen, wat aanvankelijk hoge kosten kan veroorzaken. Op de lange termijn zouden de voordelen in termen van vereenvoudiging, veiligheid en harmonisatie deze kosten echter ruimschoots compenseren. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Belangrijkste veranderingen en implementatieplanning

Het ViDA-voorstel, dat sinds de initiële introductie in december 2022 is herzien, draait om drie hoofdpijlers: e-facturering en digitale rapportage, één BTW-registratie, en BTW-behandeling van de platformeconomie.

E-facturering en digitale rapportage

Een van de meest impactvolle aspecten van ViDA is de overgang naar verplichte EU e-facturering en digitale rapportage voor BTW. Deze verandering wordt in fasen geïmplementeerd:

Fase 1 Vanaf begin 2025: Lidstaten kunnen e-facturering voor binnenlandse transacties verplicht stellen zonder EU-Raad autorisatie.

Fase 2 Vanaf 1 juli 2030: Verplichte e-facturering voor intra-EU B2B-transacties en bijna realtime digitale rapportage van transactiegegevens aan belastingautoriteiten.

Fase 3 Vanaf 1 januari 2035: Volledige harmonisatie van e-facturerings- en digitale rapportageverplichtingen in alle EU-lidstaten.

Eén BTW-registratie

Om de nalevingslasten te verminderen, beoogt ViDA buitenlandse BTW-registratieverplichtingen te minimaliseren. Vanaf 1 juli 2028 wordt een verplicht BTW-verleggingsmechanisme ingevoerd voor grensoverschrijdende transacties waarbij de leverancier niet gevestigd is in het land waar BTW verschuldigd is.

Belastingheffing platformeconomie

Het voorstel introduceert nieuwe regels voor platforms die kortetermijnaccommodatieverhuur en personenvervoerdiensten faciliteren. Vanaf 1 juli 2028 worden deze platforms geacht de leverancier te zijn voor BTW-doeleinden, met een optie voor lidstaten om de implementatie uit te stellen tot 1 januari 2030.

Implicaties voor EU-bedrijven

Technologische aanpassing

De verschuiving naar e-facturering en digitale rapportage vereist aanzienlijke technologische investeringen. Bedrijven moeten hun systemen upgraden om te voldoen aan de nieuwe EU e-factureringsnorm en ervoor zorgen dat ze gegevens bijna realtime kunnen verzenden. Dit kan uitdagingen opleveren, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) die mogelijk de middelen missen voor snelle digitale transformatie.

Nalevingskosten en complexiteiten

Hoewel ViDA beoogt de BTW-naleving te vereenvoudigen, kan de overgangsperiode aanvankelijk de complexiteit verhogen. Bedrijven die in meerdere EU-landen opereren, kunnen te maken krijgen met verschillende e-facturerings- en rapportageverplichtingen, aangezien sommige lidstaten bestaande systemen behouden. Deze fragmentatie zou op korte termijn kunnen leiden tot verhoogde nalevingskosten. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Verminderde BTW-fraude en verbeterde efficiëntie

De implementatie van digitale rapportagevereisten zal naar verwachting de BTW-efficiëntie verbeteren en fraude minimaliseren. Dit zou kunnen leiden tot een gelijker speelveld voor naleving door bedrijven en mogelijk de BTW-kloof in de EU verkleinen.

Impact op cashflow

De overgang naar realtime rapportage kan het cashflowbeheer van bedrijven beïnvloeden. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun financiële processen de snelle overdracht van factuurgegevens en mogelijke veranderingen in BTW-betalingstermijnen aankunnen.

Vereenvoudiging grensoverschrijdende handel

De uitbreiding van het éénloketsysteem (OSS) en de invoering van een verleggingsregeling voor bepaalde grensoverschrijdende transacties kunnen de noodzaak voor meerdere BTW-registraties aanzienlijk verminderen. Deze vereenvoudiging kan meer bedrijven aanmoedigen om deel te nemen aan grensoverschrijdende handel binnen de EU.

Aanpassingen platformeconomie

Platforms die kortetermijnaccommodaties en personenvervoer faciliteren, krijgen te maken met nieuwe BTW-verplichtingen. Deze bedrijven zullen hun systemen moeten aanpassen om BTW-inning en -afdracht te verwerken, wat mogelijk invloed heeft op hun prijsstrategieën en relaties met dienstverleners.

Uitdagingen en zorgen

Ondanks de potentiële voordelen heeft het ViDA-voorstel zorgen opgeroepen bij bedrijven en belastingprofessionals:

1. Implementatieplanning: Hoewel het herziene voorstel sommige deadlines heeft verlengd, blijft de algehele planning ambitieus. Bedrijven moeten voldoende tijd inplannen om hun systemen en processen aan te passen en de veiligheid te testen.

2. Harmonisatieproblemen: De mogelijkheid voor lidstaten om bestaande rapportagesystemen te behouden, kan leiden tot aanhoudende fragmentatie, wat de naleving voor bedrijven die in meerdere EU-landen opereren, compliceert.

3. Impact op MKB: Kleinere bedrijven moeten mogelijk onvoorziene uitgaven doen om te voldoen aan technologische en financiële eisen van het nieuwe systeem. Dit dient te worden begroot.

4. Gegevensbeveiliging en privacy: De toegenomen stroom van transactiegegevens naar belastingautoriteiten vergt governance en compliancy op gegevensbescherming en vertrouwelijkheid. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]