5 onmisbare IT onderwerpen voor Financials

IT Governance
Het onderwerp ‘Enterprise Governance of IT’, dat ook wel bekend staat als ‘IT Governance’, gaat over het definiëren en implementeren van structuren en processen door een organisatie heen, die zowel de IT als de business in staat stellen om hun verantwoordelijkheden waar te maken, terwijl ze tegelijkertijd de waarde maximaliseren uit IT-gerelateerde investeringen.

Professor Wim van Grembergen: “IT-projecten worden tegenwoordig steeds vaker beschouwd als business projecten met een sterk IT-component. Deze projecten worden ook geacht wat op te brengen voor de organisatie. Het probleem is echter in veel organisaties dat de communicatie tussen IT-mensen en business-mensen stroef verloopt. Het is in de praktijk nog vaak zo dat business mensen IT-projecten helemaal overlaten aan de IT-mensen. Ze zeggen bijvoorbeeld: ‘We hebben een klachtensysteem nodig, bouw het maar.’ Vervolgens wordt het systeem gebouwd en geïmplementeerd zonder dat het aansluit bij de bedrijfsprocessen. De klachten worden nu niet verwerkt door de medewerkers met mogelijke imagoschade tot gevolg.”

De vraag is hoe de business en IT nader tot elkaar kunnen komen. “In eerste instantie is het noodzakelijk dat men de noodzaak tot Enterprise Governance of IT op executive management niveau inziet en er actief op participeert. Om structuur te creëren moeten bestuurders bepalen hoe zij prioriteiten gaan stellen binnen projecten met een IT-component en wat de criteria daarvoor zijn. De projecten die het dichtste tegen de bedrijfsdoelstellingen aanliggen moeten het eerste worden aangepakt.”

Het implementeren, onderhouden en upgraden van ERP-systemen
De snelle en ingrijpende technologische ontwikkelingen van de laatste jaren hebben er toe geleid dat het ERP-landschap van bedrijven in een continue veranderstroom terecht is gekomen. Hans Wortmann, hoogleraar Informatie Management bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG), schetst drie belangrijke ontwikkelingen. “Allereerst zijn ERP-systemen veel opener aan het worden. Oorspronkelijk zijn dergelijke systemen ontworpen om organisaties volledig aan te kleden met ICT. Ondertussen is er een situatie ontstaan waarin iedere onderneming zeer interactief samenwerkt met zijn omgeving. ERP-systemen moeten ondernemingen in toenemende mate in staat stellen te interacteren met deze omgeving.”

Een tweede ontwikkeling die Wortmann schetst is dat binnen enterprise informatie systemen een heleboel nieuwe technologieën en functionaliteiten op bedrijven afkomen. “Een ERP-systeem dekte voorheen alles netjes af, maar nu moeten ondernemingen voor bepaalde oplossingen weer andere technologieën in huis halen.” Een derde trend binnen ERP is de teneur dat enterprise systemen langzamerhand steeds meer in brokken worden opgedeeld. ERP wordt steeds meer gemodulariseerd, bijvoorbeeld op het gebied van finance.

Is het kopen van een ERP-systeem nou heel anders dan 20 jaar geleden? Wortmann vindt van wel. “Het Informatie Systeem bestaat niet langer uit projecten, maar beslaat een continue, graduele wijziging in het ICT- landschap van de onderneming. Ondernemingen moeten zich realiseren dat ze eigenlijk in een soort permanente verbouwing zitten. Daarmee worden zij ook geconfronteerd met nieuwe vragen over ‘opdrachtgeverschap’. Wat doet de ICT delivery company en wat is de verantwoordelijkheid van de afnemende bedrijven? De relatie tussen het business management en de IT delivery company moet verschuiven van project georiënteerd opdrachtgeverschap naar programma georiënteerd opdrachtgeverschap.”

Business & IT Alignment
Bij veel bedrijven zit IT zo in hun producten verweven dat we het onderscheid tussen business en IT al niet meer kunnen maken. Business & IT Alignment is daarom een onderwerp van belang geworden. Waarom lukt het bestuurders doorgaans niet om alignment te creëren tussen IT en de business? Het probleem is dat business mensen vaak heel anders naar IT kijken dan naar hun eigen business. Er ontstaat zo een ‘cultuurkloof’, waarin de mensen aan weerskanten van de kloof niet echt in staat zijn te participeren in de fundamentele discussies aan de andere kant.

Het vergroten van de kennis op elkaars gebieden is dus noodzakelijk. Wanneer je als IT-er weet hoe de business in elkaar steekt, kun je beter anticiperen op IT-beslissingen die vanuit de business genomen moeten worden. Je kunt dan betere voorstellen doen om tot verbeteringen te komen, waaronder voorstellen waar de business mensen zelf niet op zouden komen. Omgekeerd geldt precies hetzelfde. Business mensen moeten hun kennis van IT vergroten. Dat is een moeizaam proces. Je moet immers een heel nieuw vakgebied erbij leren, maar het loont wel!

Investeren in IT
‘Investeren in IT’ is een onderwerp dat al een aantal jaren behoorlijk leeft binnen bedrijven omdat beslissingsnemers aan de top zich voortdurend geconfronteerd zien met stijgende IT-kosten en wensen op IT-gebied. Professor Bert Kersten: “De uitdaging voor bestuurders is om tot goede besluiten te komen over informatietechnologie, die niet meer uit hun bedrijf is weg te denken.”

Hoe kun je bepalen welke investeringen in IT de moeite waard zijn? Volgens Kersten is het zeer belangrijk om te kunnen kwantificeren wat de meerwaarde van ICT is voor de business. “Tot hoeveel meer omzet of tevreden klanten leidt een ICT-investering?”, vraagt de hoogleraar. “Managers moeten die opbrengsten formuleren in businesstermen en niet in technische termen. Een organisatie als Vopak doet dit heel goed. Ze kijken heel specifiek naar welk ‘probleem’ een ICT-investering moet oplossen. Daarmee leggen ze ICT bij de business neer waar het ook moet liggen. Zo komen de business mensen er misschien wel achter dat ICT het probleem niet is, maar dat ze een bepaald proces anders moeten inrichten. Business Process Improvement gaat bij Vopak hand in hand met IT-investeringen. Bij veel bedrijven worden ICT-investeringsvraagstukken nog geïsoleerd gezien van de business.”

De financiële gevolgen van IT (Out)sourcen
Outsourcing van IT gebeurt nog vaak vanuit financiële motieven, zeker in de crisis. Volgens Dr. Guus Delen, topexpert in outsourcing, is het besparen van kosten onvoldoende argumentatie om tot outsourcing over te gaan. “Het gaat om de lange termijn. Hoe ontwikkelt de vraag rond IT-dienstverlening zich bij een organisatie en hoe kunnen de bestuurders die zo effectief mogelijk inrichten?”

Een heel belangrijk argument voor uitbesteding van IT is de vraag of de ITdienstverlening behoort tot de core competenties van een onderneming. “Als IT niet tot de kern behoort dien je als bedrijf te overwegen het te outsourcen. Je moet dan een businesscase voor een aantal jaar maken.” De grootste financiële risico’s van outsourcing zijn verborgen kosten. “Er zijn vele activiteiten die bedrijven niet meerekenen, maar als ze hun IT uitbesteden verwachten ze wel dat de uitbesteder deze activiteiten voor ze uitvoert. Volgens Gartner zijn gemiddeld gezien over alle branches heen 30 procent van de IT-kosten verborgen kosten.”

Het blijkt in de praktijk lastig om alle kosten en activiteiten in een contract te verwerken. “Het is daarom beter”, stelt Delen, “om het contract te beperken tot de spelregels, tot juridisch raamwerk, en daarbinnen nadere afspraken (SLA’s) te maken en die naar behoefte te kunnen aanpassen.” Waar volgens Delen nog wel veel discussies over zijn is de retransitie. Een leverancier neemt IT-dienstverlening over en richt het op zijn manier in. Vervolgens loopt het contract af en stapt het bedrijf over naar een andere dienstverlener. Waarom zou leverancier A dan meewerken aan kennisoverdracht aan leverancier B die uiteindelijk zijn concurrent is?

Delen: “Daarover moet je van te voren duidelijke afspraken maken. De leverancier moet bijvoorbeeld jaarlijks een plan aanleveren over hoe in geval van contractsbeëindiging de kennisoverdracht wordt uitgevoerd. Toch kun je niet alles van te voren bedenken en vastleggen. Daarom is de relatie veel belangrijker dan het contract. Er moet vertrouwen zijn richting de leverancier. Die moet dat natuurlijk ook verdienen. Als zich complicaties voordoen is het een kwestie van geven en nemen.”