5 manieren om personeelskosten te beperken

Hoe pak je dat aan? Ten eerste moet je ervoor zorgen dat je het juiste personeel aanneemt en dat zij lang bij je willen blijven. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat je het optimale uit je werknemers haalt, en ze (ook na langer dienstverband) weet te motiveren. Alec Serlie, arbeids- en organisatiepsycholoog bij HRD-adviesbureau GITP, beschrijft vijf manieren om het optimale uit je personeelselectie en huidige personeel te halen, en hiermee personeelskosten te beperken.

1. Zorg voor de juiste medewerkers
Bij het aannemen van nieuw personeel kijkt de werkgever logischerwijs of de nieuwe werknemer capabel is voor de functie. Beschikt de kandidaat over de juiste opleiding, de juiste werkervaring en de juiste motivatie om de functie aan te kunnen en een meerwaarde te vormen voor het bedrijf? Vele (wetenschappelijke) studies laten zien dat een ‘objectieve’ selectie aan de poort resulteert in de aanname van betere werknemers. Werknemers die goed passen bij hun functie of rol binnen een organisatie hebben gemiddeld een 10% hogere productiviteit. Dat betekent 10% meer omzet of  output door de juiste mensen te selecteren.  

2. Zorg voor een fit tussen werkgever en werknemer
Binnen kleinere organisaties wordt daarnaast vaak gekeken of de nieuwe werknemer binnen het team past. Binnen grotere organisaties beperkt dit zich vaak tot een gevoelsmatige ‘klik’ tussen de recruiter en de kandidaat. En juist op dit punt valt veel te winnen én veel te verliezen.

Uit onderzoek blijkt dat bij een slechte ‘fit’ tussen de  werknemer en de organisatie, werknemers minder tevreden zijn over hun baan en eerder op zoek gaan naar een andere werkgever. Dit heeft directe gevolgen voor de motivatie van de werknemer. Daarnaast is er een directe relatie met de omzet van het bedrijf. Kijk dus verder dan alleen de functie-eisen, en neem ook de context mee waarin de nieuwe werknemer komt te werken. Zo is het aannemelijk dat een introverte werknemer die de inhoud van de functie goed aan kan, maar het het prettigst vindt om binnen vaste patronen te werken, niet op zijn plek is binnen een organisatie waar veel waarde wordt gehecht aan extraversie, innovatie en een uitgesproken mening.

Met werknemers die niet ‘op hun plek zijn’ gaan kosten gemoeid: de ontevreden werknemer is minder productief of gaat zelfs op zoek naar een andere baan. De investering in de nieuwe werknemer gaat verloren, en er moet opnieuw een wervingstraject worden ingezet om deze te vervangen. Kosten die voorkomen kunnen worden, door eerder aandacht te besteden aan de ‘fit’ van de karaktereigenschappen van de werknemer en die van de organisatie. Dit kan door geformaliseerd te testen op overeenkomsten tussen de werknemer en de organisatie.

3. Wees duidelijk in functieomschrijvingen en vacatures
Assessments worden ingezet om op zoek te gaan naar kandidaten met bepaalde karaktereigenschappen, waarbij het liefst rekening wordt gehouden met de karaktereigenschappen van de organisatie zelf voor een goede fit. Echter, het loont om al eerder duidelijk te zijn over de persoonlijkheid van het bedrijf. Wees bijvoorbeeld al in de vacaturetekst en op de website helder over de bedrijfscultuur en de karaktereigenschappen van het bedrijf.

De clichés zijn in vacatureteksten bijvoorbeeld niet van de lucht: ambitieus’, ‘hands-on’, ‘dynamisch’, ‘pro-actief’, ‘gedreven’, ‘teamplayer’. Maar wat heb je écht nodig voor de functie en wat past bij de organisatie? Bij het duidelijk uitspreken van de gewenste karaktereigenschappen, ontstaat als vanzelf een natuurlijke filter onder de mogelijke kandidaten.

Duidelijk zijn over wat je zoekt, scheelt ontzettend veel tijd én geld. Bij kandidaten die op papier heel geschikt zullen zijn, maar die over andere karaktereigenschappen beschikken dan de organisatie, bestaat het risico dat zij al snel niet tevreden zullen zijn over hun baan. Helder communiceren over de persoonlijkheid van de organisatie, voorkomt dat er geïnvesteerd wordt in werknemers die achteraf toch minder geschikt blijken te zijn.

4. Houd je werknemers tevreden
Stelt u zich voor: een organisatie heeft er net een forse reorganisatie op zitten en de rust is net wedergekeerd. Er wordt besloten om wat budget uit te trekken voor een riant kerstpakket. Immers, het vertrouwen moet weer teruggewonnen worden. De pakketten worden met gejuich ontvangen, en iedereen lijkt weer tevreden. Juist: lijkt. Al snel blijkt het effect van de gulle gift van korte duur en vervallen werknemers weer snel in hun ontevredenheid. Werktevredenheid is, naast de eerste en secundaire arbeidsvoorwaarden, prioriteit voor de werknemer. Cadeautjes van de baas kunnen voor een tijdelijke piek van tevredenheid zorgen, maar uiteindelijk draait het om het onderliggende systeem: voelt de werknemer zich op zijn plek?

Bij ontevreden personeel is er sprake van minder motivatie en daarmee minder productiviteit. De kans dat zij op zoek gaan naar een andere baan is groter. Een concrete manier om dit voor te zijn is om de tevredenheid onder het personeel te meten. Dit kan met een grootschalige enquête, of aan de hand van individuele gesprekken. Door dit bijvoorbeeld periodiek op te nemen in de beoordelingsgesprekken is de investering minimaal. Probeer hier vooral naar boven te krijgen of de werknemer tevreden is met de functie, de werkdruk en zijn of haar toekomst binnen het bedrijf. Waar extra vrije dagen of een bonus voor een tijdelijke boost zorgen, bepalen de functie-inhoud en de ontwikkelmogelijkheden of de werknemer daadwerkelijk tevreden is. Hierdoor blijft de productiviteit op peil, loopt de werknemer zelfs misschien een stapje harder en is er minder ziekteverzuim.

5. Kijk naar je totale personeelsbeleid
Wanneer duidelijk is waar de organisatie naar op zoek is, de individuele karaktereigenschappen van de sollicitant onder de loep genomen worden, en huidige werknemers tevreden zijn, is het tijd naar de algehele personeelsbeleid te kijken. Het in kaart brengen van de persoonlijkheid van de organisatie helpt bijvoorbeeld bij individuele sollicitaties, maar straalt ook af op het algemene personeelsbeleid en de strategie van de organisatie. Het antwoord op de vragen wie je bent als organisatie, en welke kant je op wilt, zijn bepalend voor de koers die je vaart met de werknemers: de net aangenomen werknemers, maar ook het huidige personeel.

Het is goed om stil te staan bij manieren waarop je het optimale uit je werknemers kunt halen, ook als hun behoeften of kwaliteiten in de loop van de tijd blijken te zijn veranderd. Naast aandacht voor de koers van het bedrijf, is er dus aandacht voor de koers van de werknemer nodig: welke ruimte is er binnen de organisatie om de werknemer zich te laten ontwikkelen en taken uit te laten voeren die hij of zij goed kan én leuk vindt?

Een voorbeeld: een bepaalde  organisatie wil uitstralen dat zij creatief, ‘snel’ en gedurfd is. Maar, na analyse blijkt dat zij eigenlijk vooral mensen in dienst heeft die aan veiligheid en zekerheid hechten, en die eigenlijk vooral willen doen wat ze al jaren doen. Dan is er een probleem. Immers, de karaktereigenschappen van je personeel kun je niet veranderen. In dat geval zou je afscheid kunnen nemen van een aantal werknemers. Of, als de bedrijfsstrategie het toelaat, wellicht de persoonlijkheid van de organisatie wat veranderen. Een tussenweg is om meer te differentiëren binnen het bedrijf: waar de salesmensen wat extraverter en ondernemender moeten zijn, kunnen andere afdelingen wellicht prima functioneren met de mensen die je al in huis hebt.

Om de personeelskosten te drukken zijn twee vragen dus cruciaal: wie heb je nodig en hoe hou je hen tevreden en productief zo lang mogelijk binnen? Besteed in je aannamebeleid aandacht aan het selecteren van het juiste personeel en zorg voor een hoge werktevredenheid. Dit levert het bedrijf direct hogere productiviteit op en personeelskosten worden beperkt: personeel en investeringen blijven behouden, er zijn minder wervingskosten en het ziekteverzuim daalt. Werknemer tevreden, werkgever tevreden.

Alec Serlie is manager Research bij GITP en als arbeids- en organisatiepsycholoog verbonden aan de Erasmus Universiteit. Serlie deed onderzoek naar onder andere de schaduwzijde van talent en de relatie tussen jonge managers en oudere werknemers. Daarnaast ontwikkelde hij de Corporate Personality Inventory, waarbij de persoonlijkheid van een werknemer wordt vergeleken met de persoonlijkheid van de organisatie. Hiermee wordt de relatie gelegd tussen kwaliteiten van het individu en de context waarin het individu moet functioneren.