5 manieren om de SEPA-uitdaging aan te pakken

Inleiding: “help, wat moet ik doen?”
In een PowerPoint presentatie van een grote Nederlandse bank over SEPA komt een sheet voor met een “stappenplan voor invoering SEPA-incasso”.
Die sheet bevat 15 regels, die allemaal met U beginnen:
– U bepaalt zelf wanneer u overstapt
– U verzamelt informatie over de SEPA-incaso
– U maakt iemand verantwoordelijk
– U maakt een plan van aanpak
– U verzamelt de ontbrekende gegevens van uw bestaande machtigingen
– U…….

De voornaamste gedachte die na zo’n bombardement bij het publiek opkomt is: “ja, en wat doen jullie dan voor ons als klant?”

Is het echt zo erg? Misschien niet, maar het wordt nu wel hoog tijd dat iedere deelnemer aan het betalingsverkeer aan de slag gaat. Eigenlijk, eigenlijk zou iedereen al lang aan de slag moeten zijn, om gedrang in het najaar te voorkomen.
Die aanpak kan op verschillende manieren, die ieder zo hun voordelen en nadelen hebben. In dit artikel worden er vijf op een rijtje gezet, ontdaan van de vaak enigszins wollige zinsneden uit de sales-PowerPoints.

Gewoon, nuchter: hoe pak ik het aan?

Methode 1: Doe het helemaal zelf, met alles erop en eraan
Dit is de Koninklijke weg, waarin de kennis volledig in de eigen organisatie wordt opgebouwd. In het klein; de financieel manager zoekt uit wat er allemaal moet gebeuren, of in het groot; er wordt een SEPA taskforce ingericht.

Alle betrokken systemen worden doorgelicht en zonodig aangepast, van IBAN tot mandaten tot remittance informatie verwerking. Het enorme voordeel van deze aanpak is dat alle kennis intern wordt opgebouwd, en dat alle systemen volledig SEPA zullen zijn (bij een succesvolle migratie). “We zijn er helemaal klaar voor!”

Het nadeel is dat deze aanpak alleen nog mogelijk is voor kleine en/of slagvaardige organisaties. Alle andere organisaties zijn nu al te laat. Voordat je een business case rond hebt, het projectteam opgetuigd, en de definities hebt opgesteld, ben je een aantal maanden verder, en eigenlijk zou je dan al aan het testen moeten zijn. Bedenk dat er vooral in die grote organisaties rond december/januari allerlei “production freeze” regels gelden, en dat je dus ruim voor die tijd klaar moet zijn…

Methode 2: Doe het zelf, maar haal hulp in huis
Iets minder koninklijk, maar toch een grondige aanpak. Met behulp van externe deskundigen wordt een volledig project uitgevoerd om alles gereed te maken voor de overgang naar SEPA. Er zijn vele aanbieders van SEPA migratie diensten, veelal gebaseerd op de klassieke consultancy/detachering insteek. Samen met de eigen mensen wordt door externe deskundige(n) een project opgezet en uitgevoerd.

Het grote voordeel van deze aanpak is dat er wordt geprofiteerd van de kennis van de deskundige. Hij/zij heeft het vaker gedaan, dus kan op basis van ervaring de meest effectieve aanpak adviseren. Valkuilen en oplossingen zijn al bekend, dus het wiel hoeft niet opnieuw te worden uitgevonden. Een wat minder belastende aanpak is een scan (quickscan), waarna er een advies of plan van aanpak wordt gemaakt, dat de organisatie verder zelf kan uitvoeren.
__________________________________________________________________________________
Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld je direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

Nadeel is uiteraard de kostenpost van zo’n externe bron. En hoewel er verschillende organisaties de migratieslag al hebben gemaakt (vooral grote bedrijven en enkele overheidsdiensten) is er nu ook weer niet zo heel veel ervaring voorhanden. De migratie naar SEPA is een eenmalige gebeurtenis, dus iemand die zegt dat ‘ie het al vaak heeft gedaan’ is waarschijnlijk aan het overdrijven! Verder geldt voor de grotere organisaties hetzelfde als bij methode 1: te laat!

Sinds kort is er een voordelig alternatief voor ingehuurde ondersteuning; er is een uitgebreide handleiding met vragenlijsten en checklist beschikbaar via internet.
Dat kan een uitkomst bieden voor organisaties die niet beschikken over het budget om advisering te huren. Meestal zijn dit de kleinere organisaties, die in relatief korte tijd de nodige aanpassingen kunnen doen. Toch nog op tijd klaar.

Methode 3: Laat een ander het voor je doen, met alles erop en eraan
Veel organisaties hebben hun zaken op het gebied van betalingsverkeer geheel of gedeeltelijk uitbesteed. Of anders worden de betalingsopdrachten automatisch gegenereerd vanuit de boekhouding of ERP systemen. De leveranciers van deze systemen zijn uiteraard bezig om hun software en processen SEPA-compliant te maken.

Het is te overwegen om daarop te vertrouwen, als de leverancier zijn zaakjes over het algemeen goed op orde heeft, en aangeeft (ruim) op tijd klaar te zijn. Wel is het zaak om daarbij goed door te vragen, en geen genoegen te nemen met “komt goed”.

En let erop, dat duidelijk wordt wat er dan toch nog zelf gedaan moet worden. Veelal zit er een bottleneck bij het beheren van direct-debit mandaten en vaak is het reconciliëren van de boekingsinformatie maatwerk.

Als een organisatie gewend is om deze zaken aan de leverancier over te laten is dit natuurlijk de geëigende optie. Wel is het zaak om toch met een aantal mensen de benodigde kennis op te doen, om vragen van klanten te kunnen beantwoorden, de bankrelaties te kunnen informeren, en verassingen te voorkomen.

####

Methode 4: Laat een ander het voor je doen, met beperkte opdracht
Het is prima om deze klus door anderen te laten doen, maar om nou helemaal alles uit handen te geven… Veel bedrijven hebben een mix van eigen systemen en gekochte software, en soms ook een mix van verwerking in eigen huis en uitbestede processen. Denk aan salarisverwerking en het aanmaken van acceptgiro’s.

Dan is het verstandig om ook de migratie naar SEPA op een slimme manier uit te besteden, waarbij de regie (en daarmee kennisopbouw) niet helemaal uit handen wordt gegeven. De pakketaanpassingen en moeilijke onderdelen van het proces worden uitbesteed, en de rechttoe, rechtaan wijzigingen worden door de organisatie zelf uitgevoerd. Er zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het destilleren van gegevens uit bestaande bestanden, waarmee de SEPA inrichting kan worden gevoed. Denk bijvoorbeeld aan het genereren van mandaten uit een bestaande reguliere clieop batch.

Deze methode biedt als voordeel dat er kennisopbouw plaatsvindt binnen de organisatie, en dat er geen schaarse resources worden belast met specialistische taken.
Nadeel is, dat er voor zo’n aanpak een goed inzicht in de opbouw en structuur van de processen en systemen moet zijn. Anders dreigt een lastige warboel van aanpassingen en voorzieningen die op zich allemaal in orde zijn, maar die niet op elkaar aansluiten…

Methode 5: Doe zo min mogelijk en schuif het voor je uit
Veel partijen (vaak gelieerd aan banken en andere financiële dienstverleners) leveren een keur aan “vertaalprogramma’s”. Die vangen de huidige betaalstromen op, en zetten deze om naar de nieuwe standaards, met toevoeging van benodigde extra informatie (“verrijken van de transacties”).

Het is niet in alle gevallen volledig mogelijk, maar voor de meeste betalingsstromen is het goed mogelijk om dit te doen. De toe te voegen informatie kan afgeleid worden of is op te vullen met standaard gegevens. Dit kan een valide optie zijn, als de capaciteit of het budget (of de tijd) ontbreekt om de migratie echt ter hand te nemen.
__________________________________________________________________________________
Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld je direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

Alles draait door op oude voet, ook na februari 2014, en de vertaalmodules zorgen voor de rest. Klinkt aantrekkelijk, maar er is een adder onder het gras. Hiermee wordt wel een fikse afhankelijkheid gecreëerd van die handige tools.

En hoewel hiermee kosten van een migratieproject worden bespaard, zal er voor die vertalingmodule betaald moeten worden, vaak met een vast abonnementstarief en een opslag per vertaalde transactie. En uiteindelijk zal zo’n vertaalmodule vervangen moeten worden door een bestendige aanpassing van de bronsystemen. Ook bij SEPA zijn er regelmatig veranderingen in de regelgeving, en op een dag werkt de tool niet meer.

Als bijvoorbeeld echter verwacht wordt dat er over een poosje een overgang naar een nieuw systeem zit aan te komen, dan is dit een goede manier om dubbele kosten te vermijden en twee vliegen in een klap te slaan.

Conclusie
Wat is de beste methode? Het antwoord is natuurlijk: dat hangt er van af…

Duidelijk is, dat een volwaardig migratieproject, intern of extern, nauwelijks kans heeft om tijdig klaar te zijn. Tenzij er een heel slagvaardige aanpak gekozen kan worden, die men binnen enkele maanden kan opleveren.

De oplossing om volledig te vertrouwen op de leverancier van ERP of financieel systeem is riskant, maar afhankelijk van de ervaringen en zijn betrouwbaarheid kan het een prima keuze zijn. Inzicht in de hoeveelheid maatwerk en specials is daarbij wel nodig om verassingen te voorkomen.

Voor veel organisaties die nu eigenlijk al te laat zijn is de “vertaal” aanpak de beste.
Denk echter niet dat daarmee de kous af is! Het is alleen een manier om de benodigde tijd te kopen om een afdoende migratietraject te doorlopen. Want afhankelijk zijn van iemand die jouw oude spullen tegen betaling telkens omzet naar moderne standaards is geen gezonde manier van betalingsverkeer regelen.

Een combinatie van 2. en 4. (en 5.) is voor de wat grotere organisaties een goede aanpak. Met wat deskundige hulp van buiten op een rijtje zetten wat er moet gebeuren, en welke prioriteit het heeft. Wat moet eerst, wat kost veel tijd, en wat kan nog wel even wachten? Kunnen we het goed zelf doen, of moeten we voor bepaalde onderdelen een specialist of software instrumenten aan het werk zetten?

Een goede start daarbij zijn de verschillende migratieplannen die voorhanden zijn.
Een aantal kernvragen geven al snel inzicht in de belangrijkste punten die moeten worden aangepakt. En voor kleine organisaties is er de “digitale consultant” via internet.

Om aan te sluiten bij mijn vorige artikel: geen struisvogel meer, goed rondkijken en in beweging komen!

Danny Kalkhoven
Senior consultant betalingsverkeer bij Devoteam Nederland te Diemen