4 manieren om je budgetproces world class te maken

Jean-Paul Remmelzwaan, Productmanager van Solmate Group, over de vier belangrijke stappen die bedrijven de komende jaren moeten zetten om hun budgetprocessen te optimaliseren.

1. Verklein de afhankelijkheid van spreadsheets
Excel is de meest flexibele tool ter wereld. Dat klinkt prachtig, en voor ad hoc-zaken is het dat ook. Maar de kracht is ook meteen een belangrijk nadeel: spreadsheets zijn zeer bewerkelijk. CFO’s zien vaak niet hoeveel tijd het kost om ze samen te stellen. Wat ik telkens zie bij bedrijven waar wij software implementeren is dat financials meer tijd bezig zijn met het beheren dan met het analyseren. Bovendien zijn spreadsheets foutgevoelig: er bestaan verschillende versies van, met andere namen, waardoor er niet meer zoiets als één waarheid bestaat. Formules zijn vaak zo ingewikkeld dat maar één iemand het nog snapt, waardoor de afhankelijkheid van zo iemand enorm wordt.

Oplossing: Automatiseer je budgetproces en maak het toegankelijk voor alle business partners op ieder moment en op elke locatie. Cloud-based planning- en forecastingstools zijn hiervoor een uitkomst. Als die eenmaal zijn ingericht levert dat enorm veel tijdswinst op. Bovendien is er altijd één waarheid. Werknemers gaan niet meer zelf allerlei modellen in elkaar sleutelen die weer up to date moeten worden gehouden, maar worden gedwongen om in een bepaald format te werken. Er is flexibiliteit, maar tot een bepaalde grens.

2. Schakel over op een rolling forecast
Veel bedrijven maken een jaarbudget. Voordat die definitief wordt vastgesteld zijn er vele rondes met interne onderhandelingen, worden er aanpassingen gedaan en nieuwe versies gemaakt. Het is al gauw een oefening in onderhandelingskunst in plaats van wat het moet zijn: de grote lijnen voor de eerstkomende periode. Een jaarplanning betekent dat je een jaar vooruit voorspelt. Dat is – als het ooit te doen was – in de snel veranderende wereld waarin we leven simpelweg niet haalbaar. Op het moment dat de jaarplanning definitief is blijken voorspellingen vaak al outdated. Marktomstandigheden veranderen, verkopen vallen mee of tegen, maar het bijwerken van de Excel-bestanden neemt zoveel tijd in beslag dat veel bedrijven er niet aan beginnen.

Oplossing: Wat iedereen wil is toe naar een continue budgetplanning om zo goed en snel mogelijk te kunnen inspelen op veranderingen. Budgettools kunnen dit snel en effectief in kaart brengen en met zo’n model kost het maken ervan in plaats van weken of dagen ineens uren of zelf minuten werk. Nieuwe planningen worden met één druk op de knop gemaakt op basis van het eerdere plan en als gebruiker hoef je alleen je key drivers aan te passen, zoals je verkoopvolume, omvang van het personeelsbestand en marges.

3. Focus op KPI’s, niet op details
Het mooie aan de mogelijkheden die technologie biedt is dat je er alles uit kunt halen. Bedrijven zijn snel geneigd om die maximaal te willen benutten: op detailniveau analyses uitvoeren met het idee dat ze op deze manier ze veel mogelijk grip hebben. Het is alleen de vraag of dit verstandig is. Je haalt je enorm veel werk op de hals en de kans dat je fouten maakt neemt enorm toe. Software is bedoeld om werk uit handen te nemen en processen sneller te laten verlopen, maar je ziet vaak dat bedrijven 80 procent van hun tijd bezig zijn met het beheren van systemen en uiteindelijk maar 20 procent gebruiken voor de analyse ervan.

Oplossing: Probeer de 80/20 regel om te keren. Analyseer en stuur bijvoorbeeld maandelijks op een beperkt aantal key drivers. Wat zijn nu écht de belangrijkste KPI’s? Waarom veel tijd besteden aan het bijhouden van reiskosten als dit een kleine post is en je er weinig invloed op hebt? En analyses op detailniveau maken een voorspelling ook niet per se beter. Een CEO vertelde me onlangs dat hij zowel een light en heavy forecast laat maken en dat de heavy-versie vaak niet eens accurater is dan de light-versie. Wat ik merk bij de bedrijven waar ik kom is dat het heel nuttig is als er iemand met de blik van een buitenstaander meekijkt bij het inrichten van een nieuwe software. Want uiteindelijk moet die in het belang van het bedrijf werken in plaats van andersom.

4. Gebruik budgetten niet om kosten te controleren
Het is logisch en begrijpelijk dat je binnen een bedrijf de vrijheid van afdelingen moet afbakenen als het op de financiën aankomt. Anders kunnen kosten ongemerkt en zonder motivering oplopen. Financiële kaders zijn dus belangrijk, maar budgetten inzetten om kosten te controleren is meestal onverstandig. Je ziet dat managers er naar gaan handelen, het gaan verdedigen en afschermen. Soms worden budgetten opgemaakt uit angst dat de afdeling het anders het jaar erop met minder moet doen. Zo worden middelen niet effectief ingezet en vallen de kosten feitelijk hoger uit dan ze zouden moeten zijn. Bovendien is de flexibiliteit helemaal weg, omdat eenmaal toegekende budgetten vast staan.

Oplossing: Wanneer je middelen wilt inzetten waar je ze het meest nodig hebt en waar de grootste kansen liggen, moet je snel inzichtelijk kunnen maken welke veranderingen er zijn in de economie en jouw industrie. Dit hangt samen met het eerdere punt over continue forecasting. Met een tool die snel inzicht geeft in de belangrijkste KPI’s kun je veel scherper discussiëren en sneller inspringen op veranderingen. Bovendien zorgt continue forecasting ervoor dat er meer flexibiliteit ontstaat binnen het budget waardoor er veel minder onderhandelingen met allerlei budgetverantwoordelijken voor nodig zijn.