4 maal efficiënter en effectiever gebruik maken van SAP Financials

Hoofddocent van de training SAP for Financials Carlo van Schijndel legt uit hoe u met een paar eenvoudige uitbreidingen, in uw organisatie efficiënter gebruik kunt maken van SAP.

1. Consolidatie
Een financiële administratie wordt in SAP afgebeeld als een Bedrijfsnummer. In geval van meerdere administraties, meestal als gevolg van uw juridische organisatiestructuur, heeft u dus te maken met verschillende Bedrijfsnummers. Met een standaardrapportage kan van ieder Bedrijfsnummer, en dus van iedere administratie, de Balans- en V&W-rekening gerapporteerd worden. Diezelfde rapportage kunt u uitvoeren over meerdere administraties tegelijk, waarmee u de geconsolideerde Balans- en V&W-rekening krijgt.
Het enige wat dan nog ontbreekt, zijn alle intercompany eliminaties. Door een extra Bedrijfsnummer in te richten, creëert u een extra grootboek, speciaal bestemd voor alle eliminatieboekingen. Wanneer u deze ‘Eliminatie BV’ samen met uw reguliere Bedrijfsnummers selecteert in de Balans- en V&W-rapportage, is consolidatie een feit. Geen moeilijke interfaces, geen extra software en alle benodigde informatie overzichtelijk bij elkaar.

2. Interne Order als extra kostendrager
Kostenplaatsen zijn de manier om kosten te verbijzonderen in SAP. Kosten kunnen zo worden toe-gewezen aan de juiste kostendrager. Gecombineerd met het budget is de Kostenplaats de juiste bron voor managementinformatie.
Maar, wat te doen als u naast een Kostenplaats een extra kostendrager wilt toewijzen bij het boe-ken van uw factuur? Interne Orders bieden hier een oplossing en kunnen als extra kenmerk worden meegegeven bij het boeken van de kosten.
Een voorbeeld. U boekt de kosten van uw wagenpark op verschillende afdelingen. Naast deze afde-lingen zou u ook de auto zelf als kenmerk willen toekennen tijdens het boeken. Dat kan door Interne Orders te gebruiken als extra kostendrager. Zo slaat u twee vliegen in één klap. U rapporteert de kosten per afdeling en per auto. En bovendien kunt u op beide kostendragers budgetteren.

3. Interne Order als projectadministratie
Interne Orders kunnen ook worden ingezet voor het voeren van een eenvoudige projectadministra-tie. Met de term ‘eenvoudig’ wordt hier bedoeld dat u kosten wilt budgetteren, boeken en rapporte-ren, maar de planning van uw project met bijvoorbeeld MS Project doet.
Ook hiervan een voorbeeld. U moet vanaf volgend jaar voldoen aan IFRS-regelgeving en hebt binnen uw organisatie daarvoor een project gedefinieerd. De doorlooptijd wordt geschat op enkele maanden. Een Interne Order biedt de mogelijkheid de projectkosten op een aparte kostendrager te boeken, die net als uw project los staat van de lijnorganisatie. Maandelijks, of aan het einde van uw project, rekent u volgens uw eigen procentuele verdeling de kosten af van de Interne Order naar de Kostenplaatsen, bijvoorbeeld de afdelingen. U rapporteert de kosten nu niet alleen per af-deling, maar ook op uw project. En bovendien kunt u budgetteren op beide kostendragers. 

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

4. Inkooptussenrekening
Centraal in het inkoopproces staat de Inkooptussenrekening, in SAP beter bekend als de ‘GoFo-rekening’. Vanuit de goederenontvangst wordt deze rekening gecrediteerd en bij het inboeken van de factuur vindt debitering plaats. Onderhoud van deze tussenrekening is absoluut noodzakelijk.
Als eerste kunt u denken aan regelmatig afletteren van alle openstaande posten. De bestellingen die volledig afgerond zijn, d.w.z. goederen en factuur zijn geboekt, horen niet thuis als openstaande post op de tussenrekening. Natuurlijk kunt u dit afletteren handmatig doen, maar hebt u als eens overwogen dit automatisch te doen en als batchjob in te plannen? Zo beschikt u iedere dag over de meest actuele stand van zaken.

Ook de posten die niet kunnen worden afgeletterd en dus overblijven op de tussenrekening dienen opgevolgd te worden. Een voorbeeld maakt dit snel duidelijk. Van een bepaalde grondstof hebt u 100 kilo besteld, maar slechts 95 kilo ontvangen. De factuur die u gekregen hebt is echter geba-seerd op 100 kilo. De creditnota die u gevraagd hebt is na 6 maanden nog steeds niet binnen en u geeft het op. Wat doet u met uw tussenrekening? U wilt de openstaande post afboeken en de reke-ning opschonen. SAP transactiecode MR11 maakt het mogelijk deze afboeking te doen en zorgt er bovendien voor dat dit in uw bestelling in SAP wordt vastgelegd. Mocht dan onverhoopt alsnog de credit nota ontvangen, dan kunt u zelfs de afboeking weer storneren en de Inkooptussenrekening automatisch afletteren.

*Carlo van Schijndel is hoofddocent van de training SAP for financials van Alex van Groningen BV en is werkzaam als SAP Financials Trainer en Consultant bij Ctac, specialist in ERP oplossingen op gebied van IT- en Businessconsultancy in Nederland, Duitsland en België.